Job Description

The Canadian Association of Occupational Therapists is currently recruiting for the position of

Professional Practice Administrator

. The position is a full-time contract (37.5 hours per week) remote position from January 2026 to March 2027.

Position Description

Reporting to the Director of Professional Practice, the

Professional Practice Administrator

administers professional practice programming, projects, and advocacy initiatives which involve interacting with members, supporting practice networks and communities of practice, updating practice webpages, maintaining the practice resource hub, supporting mentorship and volunteer programs, and supporting the Director of Professional Practice. This is a contract position from January 2026 to March 2027.

CAOT, which will celebrate its 100th anniversary in 2026, is a national member organization supporting over 11,000 occupational therapists (OTs), occupational therapist assistants (OTAs), and students across Canada. We advance excellence in occupational therapy through professional development, advocacy, events, and resources that assist OTs and OTAs as health care professionals who create solutions that help their clients overcome unique challenges in everyday life.

Required Qualifications:

Three or more years of progressive administration experience; healthcare or non-profit experience an asset Diploma in Administration or equivalent; other forms of education will be considered if there is evidence of administration skillset Strong organizational and time management skills; ability to multi-task and shift priorities quickly; bias for action and attention to detail Strong customer service orientation; proactive and outgoing communicator with excellent oral and written skills; aptitude for listening, responding and problem-solving Good technical skills: ability to manage data and reporting in a CRM environment, operate Zoom/Teams and equivalent platforms, update webpages, develop spreadsheets and presentations Equally effective contributor in team and autonomous work situations Proficient in Microsoft Office Suite , English and French, an asset.

Responsibilities:

Some key responsiblities/areas include:

Resource Hub:

Update and maintain the Hub
Practice Network Support & Maintenance:

PN support (meeting scheduling, member inquiries, onboarding new members, etc.) - PN Quarterly meeting prep; End of Year review; Webpage review; Recruit Network Chair replacements
Directory Services:

Find an OT, Find an OT Leader, and Find an OT Mentor program support Respond to member inquiries by supporting in using appropriate directories
Volunteer Program Support

Maintain Volunteer Incentive Program; Ensure volunteer webpage is updated Identify volunteers for Letter of Recognition and Certificate of Appreciation Social media promotion with Communications team Involvement with CAOT conference planning
Professional Practice administration:

Work with colleagues based remotely to ensure practice and advocacy initiatives have administrative support Support project work with document coordination and management, minutes, meeting communications and website updates Coordination of communications with various CAOT teams Support the administrative needs of the Director of Professional Practice and Advocacy team (e.g., resource collation, proof-reading manuals and protocols)
Occupational Therapy Practice Network administration:

In collaboration with chapter and national office staff, provide general administrative support for practice networks who meet throughout the year, mostly virtually, and require meeting set-up and communications Assist with the renewal and recruitment of network participants and maintain network rosters and related documentation
Other Administration duties:

Contribute to the development and implementation of a mentorship program Assist with recruitment of volunteers to participate in the many committees, task forces and working groups that support the objectives of the Association Participate in the Membership Working Group, Advocacy Meetings, Staff meetings

Other duties as assigned

CAOT is committed to ensuring equity, diversity and inclusion and to equal opportunity. Accordingly, we strongly encourage applications from Indigenous Peoples in Canada, visible minorities members (racialized persons) and persons with disabilities, as well as from all qualified candidates with the skills and knowledge to productively engage with equitable, diverse, and inclusive communities. Candidates who wish to be considered as a member of one or more designated groups are asked to self-Identify.

Accommodation is available to all applicants upon request throughout our process. Please contact me at the email address below if you require accommodation. We will work with all applicants to accommodate their accessibility needs.

We thank all applicants for their interest, however only those under consideration for the position will be contacted.

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L'Association canadienne des ergotherapeutes (ACE) recrute actuellement pour le poste de

responsable de la pratique professionnelle

. Il s'agit d'un poste contractuel a temps plein (37,5 heures par semaine) et a distance, pour la periode allant de janvier 2026 a mars 2027.

Description du poste

Relevant de la directrice de la pratique professionnelle, la ou le

responsable de la pratique professionnelle

gere les programmes, les projets et les initiatives de defense des droits et interets en matiere de pratique professionnelle. Ce travail implique d'interagir avec les membres, de soutenir les reseaux et communautes de pratique, de mettre a jour les pages Web relatives a la pratique professionnelle, de gerer le Centre de ressources pour la pratique, de soutenir les programmes de mentorat et de benevolat et d'assister la directrice de la pratique professionnelle. Il s'agit d'un poste contractuel pour la periode allant de janvier 2026 a mars 2027.

L'ACE, qui celebrera son 100e anniversaire en 2026, est une organisation nationale qui regroupe plus de 11 000 ergotherapeutes, assistantes et assistants de l'ergotherapeute et membres de la communaute etudiante partout au Canada. Nous promouvons l'excellence en ergotherapie par l'entremise d'activites de perfectionnement professionnel et de defense des droits et interets, d'evenements et de ressources qui aident les ergotherapeutes et les assistants et assistantes de l'ergotherapeute, en tant que prestataires de soins de sante, a creer des solutions pour aider leur clientele a surmonter des defis uniques au quotidien.

Exigences :

Au moins trois ans d'experience progressive en administration; l'experience dans le domaine de la sante ou dans un organisme a but non lucratif est un atout; Diplome en administration ou l'equivalent; d'autres types de formation peuvent etre pris en consideration si les competences en administration peuvent etre demontrees; Solides competences organisationnelles et de gestion du temps; capacite a mener plusieurs taches de front et a reorganiser rapidement ses priorites; approche active et souci du detail; Fort sens du service a la clientele; attitude proactive et engageante dans les communications et excellentes competences a l'oral et a l'ecrit; aptitude a ecouter, a repondre et a resoudre des problemes; Bonnes competences techniques : capacite a gerer les donnees et les rapports dans un logiciel de gestion des relations avec la clientele, a utiliser Zoom/Teams et des plateformes equivalentes, a mettre a jour des pages Web, ainsi qu'a creer des feuilles de calcul et des presentations; Aptitude a contribuer tout aussi efficacement dans les situations de travail en equipe et de travail autonome; Maitrise de la suite Microsoft Office; anglais-francais, un atout.

Responsabilites :

Voici quelques responsabilites et domaines cles :

Centre de ressources :

Mettre a jour et gerer le Centre de ressources.
Soutien et gestion des reseaux de pratique :

Soutenir les reseaux de pratique (planification des reunions, demandes des membres, integration des nouveaux membres, etc.); Preparer les reunions trimestrielles, le bilan de fin d'annee, la revue de la page Web; Recruter des remplacantes et remplacants a la presidence des reseaux.
Services lies aux repertoires :

Offrir du soutien en lien avec les programmes Trouvez un ergo, Trouvez un(e) leader en ergotherapie et Trouvez un(e) mentor(e) en ergotherapie; Repondre aux demandes des membres en les aidant a utiliser les repertoires appropries.
Soutien au programme de benevolat :

Gerer le programme d'incitation au benevolat; s'assurer que la page Web sur le benevolat est a jour; Identifier des benevoles pour la Lettre de reconnaissance et le Certificat d'appreciation; Faire de la promotion sur les medias sociaux avec l'equipe des communications; Participer a la planification du Congres de l'ACE.
Administration de la pratique professionnelle :

Travailler avec des collegues a distance pour s'assurer que les initiatives liees a la pratique et a la defense des droits et interets beneficient d'un soutien administratif; Soutenir le travail sur les projets en coordonnant et en gerant des documents, en preparant des proces-verbaux, en gerant les communications sur les reunions et en mettant a jour le site Web; Coordonner les communications avec differentes equipes de l'ACE; Repondre aux besoins administratifs de la directrice de la pratique professionnelle et de l'equipe de defense des droits et interets (p. ex., collecte de ressources, correction d'epreuves des manuels et protocoles).
Administration des reseaux d'ergotherapie :

En collaboration avec le personnel des chapitres et du bureau national, fournir un soutien administratif general aux reseaux de pratique qui se reunissent tout au long de l'annee, la plupart du temps en virtuel, et qui ont besoin d'organiser des reunions et de gerer leurs communications; Aider au recrutement et au renouvellement des membres pour les reseaux et tenir a jour les listes de membres et la documentation connexe.
Autres taches administratives :

Contribuer a l'elaboration et a la mise en oeuvre d'un programme de mentorat; Aider au recrutement de benevoles pour participer aux nombreux comites et groupes de travail qui contribuent a la mission de l'ACE; Participer au groupe de travail sur l'adhesion, aux reunions sur la defense des droits et interets et aux reunions du personnel.

Autres taches selon les besoins

L'ACE s'engage a assurer l'equite, la diversite et l'inclusion ainsi que l'egalite des chances. Par consequent, nous encourageons vivement les candidatures des personnes autochtones du Canada, des membres des minorites visibles (personnes racisees) et des personnes en situation de handicap, ainsi que de toutes les personnes qualifiees possedant les competences et les connaissances necessaires pour s'engager de maniere productive aupres de communautes equitables, diversifiees et inclusives. Les personnes candidates qui souhaitent etre considerees comme membres d'un ou de plusieurs groupes designes sont invitees a s'identifier comme telles.

Des accommodements sont possibles sur demande pour toutes les personnes candidates, et ce, tout au long du processus. Veuillez m'ecrire a l'adresse courriel ci-dessous si vous avez besoin d'accommodements. Nous travaillerons avec toutes les personnes candidates pour repondre a leurs besoins en matiere d'accessibilite.

Nous remercions toutes les personnes candidates de leur interet. Cependant, seules les personnes retenues pour la suite du processus seront contactees.

Job Type: Full-time

Pay: $50,000.00-$55,000.00 per year

Experience:

administration: 3 years (Preferred) health care or not-for-profit: 1 year (Preferred)
Language:

English and French (Preferred)
Work Location: Remote