Job Description

Operations and Compliance Coordinator
Job Title: Operations Specialist (60% Montreal / 40% Rest of Canada)
Location: Based in Montreal with national coordination responsibilities
Job Type: Full-Time
About us:
Strathmore is a leading provider of snow removal and commercial landscaping services in Canada. We have been delivering exceptional services for over 60 years to various clients, including businesses, universities, government agencies, and shopping centers. We pride ourselves on fostering a stimulating work environment that prioritizes employee we-being.
Strathmore has won dozens of prestigious landscaping awards over the years, setting the standard for excellence in the Canadian landscaping and snow removal industry.
We are also proud to be one of the most climate friendly, culturally diverse and employee-centric companies in Canada.
About the Role
We are looking for a detail-oriented Operations and Compliance Coordinator to play a critical behind-the-scenes role in our operational success across Canada. This role is focused on internal coordination and ensures that seasonal services run smoothly, safely, and in compliance with internal protocols. The ideal candidate is a strong communicator, highly organized, and confident navigating across departments like HR, sales, finance, and operations.
Key Responsibilities
Process Compliance & Execution (60%)

• Ensure distribution and adherence to operational processes and safety protocols nationwide
• Conduct audits to verify compliance and flag issues to leadership
• Manage seasonal readiness checklists and transitions (start/end of season)
• Document and communicate procedural changes, training staff as needed
• Act as liaison across departments to ensure proper hand-offs and rollouts
• Assist in generating job performance and customer feedback reports
• Monitor administrative compliance: permits, certifications, timesheets, equipment records
• Maintain organized digital and physical records

Reporting & Documentation (15%)

• Maintain accurate logs and records related to compliance, readiness, and performance
• Assist with internal reporting for senior leadership
• Support consistent documentation and standardization of operational processes

Proposal Prep Support for Account Managers (15%)

• Prepare and organize service contracts, estimates, site maps, and scope documents
• Finalize client-ready documents and maintain updated records in CRM (Dynamics/Aspire)
• Ensure assigned crews meet licensing and training requirements for assigned sites

Training, Licensing & Security Clearance Tracking (10%)

• Maintain a master log of employee certifications and licenses
• Track expirations and coordinate timely renewals with supervisors
• Ensure compliance with mandatory safety training (with proper documentation)
• Coordinate background checks and security clearances with HR for sensitive contracts
• Identify training gaps and support workforce readiness

Qualifications

• 3+ years of experience in operations coordination or compliance roles
• Experience with CRM systems (Microsoft Dynamics, Aspire) preferred
• Strong organizational and multitasking skills
• Excellent communication and cross-functional collaboration skills
• Bilingual English/French
• Proficient with Microsoft Office Suite and document management systems
• Background in facilities, construction, snow/landscape, or similar industries is an asset
• Availability to travel within Canada (occasionally)

What we offer:

• A dynamic and inclusive work environment with growth opportunities.
• Competitive benefits, including group insurance and wellness initiatives.
• A chance to play a key role in our companys success and expansion.
• A commitment to diversity, collaboration and employee-focused initiatives.

If you enjoy working with different stakeholders and dont mind administrative work, we would love to hear from you! Apply today to join our growing team.
Coordonnateur(trice) -Opxc3xa9rations et conformitxc3xa9
Titre du poste : Coordonnateur(trice) - Opxc3xa9rations et conformitxc3xa9 (60% Montrxc3xa9al / 40% Reste du Canada)
Lieu : Basxc3xa9 xc3xa0 Montrxc3xa9al avec des responsabilitxc3xa9s de coordination nationale
Type de poste : Temps plein
xc3x80 propos de nous:
Strathmore est l'un des principaux fournisseurs de services de dxc3xa9neigement et d'amxc3xa9nagement paysager commercial au Canada. Nous fournissons des services exceptionnels depuis plus de 60 ans xc3xa0 divers clients, notamment des entreprises, des universitxc3xa9s, des agences gouvernementales et des centres commerciaux. Nous sommes fiers de favoriser un environnement de travail stimulant qui donne la prioritxc3xa9 au bien-xc3xaatre des employxc3xa9s.
Strathmore a remportxc3xa9 des dizaines de prix prestigieux en matixc3xa8re d'amxc3xa9nagement paysager au fil des ans, xc3xa9tablissant la norme d'excellence dans l'industrie canadienne de l'amxc3xa9nagement paysager et du dxc3xa9neigement.
Nous sommes xc3xa9galement fiers d'xc3xaatre l'une des entreprises les plus respectueuses du climat, les plus diversifixc3xa9es sur le plan culturel et les plus axxc3xa9es sur les employxc3xa9s au Canada.
xc3x80 propos du rxc3xb4le
Nous sommes xc3xa0 la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) - Opxc3xa9rations et conformitxc3xa9 axxc3xa9 sur les dxc3xa9tails pour jouer un rxc3xb4le essentiel dans les coulisses de notre succxc3xa8s opxc3xa9rationnel partout au Canada. Ce rxc3xb4le est axxc3xa9 sur la coordination interne et veille xc3xa0 ce que les services saisonniers fonctionnent sans heurts, en toute sxc3xa9curitxc3xa9 et conformxc3xa9ment aux protocoles internes. Le candidat idxc3xa9al est un bon communicateur, trxc3xa8s organisxc3xa9 et confiant qui navigue dans des dxc3xa9partements tels que les RH, les ventes, les finances et les opxc3xa9rations.
Principales responsabilitxc3xa9s:
Conformitxc3xa9 et exxc3xa9cution des processus (60%)

• Assurer la distribution et le respect des processus opxc3xa9rationnels et des protocoles de sxc3xa9curitxc3xa9 xc3xa0 l'xc3xa9chelle nationale
• Effectuer des vxc3xa9rifications pour vxc3xa9rifier la conformitxc3xa9 et signaler les problxc3xa8mes xc3xa0 la direction.
• Gxc3xa9rer les listes de vxc3xa9rification et les transitions de prxc3xa9paration saisonnixc3xa8re (dxc3xa9but et fin de saison)
• Documenter et communiquer les changements de procxc3xa9dure, en formant le personnel au besoin
• Assurer la liaison entre les ministxc3xa8res pour assurer les transferts et les dxc3xa9ploiements approprixc3xa9s
• Aider xc3xa0 gxc3xa9nxc3xa9rer des rapports sur le rendement au travail et les commentaires des clients
• Surveiller la conformitxc3xa9 administrative : permis, certifications, feuilles de temps, dossiers d'xc3xa9quipement
• Tenir xc3xa0 jour des dossiers numxc3xa9riques et physiques organisxc3xa9s

Rapports et documentation (15%)

• Assurer l'exactitude des registres lixc3xa9s xc3xa0 la conformitxc3xa9, xc3xa0 l'xc3xa9tat de prxc3xa9paration et au rendement
• Aider xc3xa0 la production de rapports internes pour la haute direction
• Soutenir la documentation uniforme et la normalisation des processus opxc3xa9rationnels

Soutien xc3xa0 la prxc3xa9paration des propositions pour les gestionnaires de comptes (15%)

• Prxc3xa9parer et organiser les contrats de service, les devis, les plans du site et les documents de portxc3xa9e
• Finaliser les documents prxc3xaats pour le client et tenir xc3xa0 jour les dossiers dans CRM (Dynamics/Aspire)
• S'assurer que les xc3xa9quipes assignxc3xa9es respectent les exigences en matixc3xa8re de permis et de formation pour les sites assignxc3xa9s

Formation, dxc3xa9livrance de permis et suivi des cotes de sxc3xa9curitxc3xa9 (10%)

• Tenir un registre principal des certifications et des licences des employxc3xa9s
• Suivre les expirations et coordonner les renouvellements en temps opportun avec les superviseurs
• Assurer la conformitxc3xa9 xc3xa0 la formation obligatoire en matixc3xa8re de sxc3xa9curitxc3xa9 (avec la documentation approprixc3xa9e)
• Coordonner les vxc3xa9rifications des antxc3xa9cxc3xa9dents et les autorisations de sxc3xa9curitxc3xa9 avec les RH pour les contrats sensibles
• Cerner les lacunes en matixc3xa8re de formation et soutenir la de prxc3xa9paration de la main-d'xc5x93uvre

Qualifications requises

• 3 ans d'expxc3xa9rience dans un rxc3xb4le de coordination, d'opxc3xa9ration ou de conformitxc3xa9
• Expxc3xa9rience avec les systxc3xa8mes CRM (Microsoft Dynamics, Aspire) un atout
• Solides compxc3xa9tences organisationnelles et multitxc3xa2ches
• Excellentes compxc3xa9tences en communication et en collaboration interfonctionnelle
• Bilingue franxc3xa7ais / anglais
• Maxc3xaetrise de la suite Microsoft Office et des systxc3xa8mes de gestion de documents
• Expxc3xa9rience dans le domaine des installations, la construction, dxc3xa9neigement et amxc3xa9nagement paysager ou des industries similaires est un atout
• Disponibilitxc3xa9 pour voyager au Canada (occasionnellement)

Ce que nous offrons:

• Un environnement de travail dynamique et inclusif avec des possibilitxc3xa9s de croissance.
• Avantages concurrentiels, y compris l'assurance collective et les initiatives de mieux-xc3xaatre.
• Une chance de jouer un rxc3xb4le clxc3xa9 dans le succxc3xa8s et l'expansion de notre entreprise.
• Un engagement envers la diversitxc3xa9, la collaboration et les initiatives axxc3xa9es sur les employxc3xa9s.

Si vous aimez travailler avec diffxc3xa9rentes parties prenantes et faire du travail administratif, nous aimerions avoir de vos nouvelles ! Postulez dxc3xa8s aujourdhui pour rejoindre notre xc3xa9quipe en pleine croissance.
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