Job Description

A propos de TandemLaunch

TandemLaunch est un studio de creation d'entreprises base a Montreal, specialise dans le developpement et la croissance de startups deep-tech de calibre mondial. Nous travaillons main dans la main avec des fondateurs et des equipes techniques pour transformer des percees scientifiques en entreprises concretes.

Le role

Nous recherchons un(e) Gestionnaire de bureau qui sera responsable des operations quotidiennes du bureau et de l'amelioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement de l'environnement de travail -- soutien aux employes, coordination des fournisseurs et services, maintien de controles administratifs, et creation d'une experience bureau efficace, accueillante et bien organisee.

Responsabilites principales

Mettre en place, revoir et ameliorer en continu les procedures administratives et de gestion de bureau Etablir les priorites de travail, s'assurer que les procedures sont respectees et que les echeanciers sont rencontres Superviser et coordonner les activites administratives et les operations quotidiennes du bureau Planifier et coordonner les services de bureau, notamment :

+ besoins d'espace / hebergement et relocalisations
+ equipements, fournitures, formulaires et inventaire
+ disposition des actifs, stationnement et acces au batiment
+ coordination de l'entretien et de la securite
Appuyer la preparation du budget d'exploitation et maintenir les controles lies a l'inventaire et au budget Suivre les budgets et les depenses, en assurant une documentation claire et une gestion structuree Compiler des donnees et preparer des rapports periodiques ou ponctuels, des manuels et de la correspondance Effectuer la saisie de donnees avec rigueur et maintenir des dossiers administratifs a jour Planifier et organiser des evenements internes, programmes d'accueil et initiatives pour l'equipe Gerer la logistique des evenements (planification, coordination, fournisseurs, horaires et support sur place)

Profil recherche

Bilingue (francais/anglais)

5+ annees d'experience pertinente en gestion de bureau, administration ou operations Etudes postsecondaires dans un domaine connexe (ex. : administration, gestion, bureautique, operations) Excellentes competences en organisation et capacite a gerer plusieurs priorites dans un environnement dynamique Tres bonnes aptitudes de communication (ecrite et verbale) et approche orientee service Capacite a structurer : documenter les processus, ameliorer les facons de faire et assurer le suivi Experience en suivi budgetaire et coordination de fournisseurs (ou forte volonte d'apprendre) Grande attention aux details, discretion et fiabilite Experience en startup, en tech ou dans un environnement en forte croissance
___________________

About TandemLaunch

TandemLaunch is a Montreal-based venture studio that builds and scales world-class deep-tech startups. We work hands-on with founders and technical teams to turn breakthrough science into real companies.

The Role

We're looking for an

Office Manager

who will own the day-to-day office operations and continuously improve our administrative processes. You'll be the go-to person for keeping the workplace running smoothly--supporting employees, coordinating vendors and services, maintaining controls, and ensuring the office experience is efficient, welcoming, and well organized.

Key Responsibilities

Implement, review, and continuously improve administrative and office procedures Establish work priorities, ensure processes are followed, and deadlines are met Oversee and coordinate office administrative activities and day-to-day operations Plan and coordinate office services, including:

+ Space/accommodation needs and relocations
+ Equipment, supplies, forms, and inventory
+ Asset disposal, parking, and building access
+ Maintenance and security coordination
Support operating budget preparation and maintain inventory and budgetary controls Track budgets and expenditures, ensuring spending is organized and properly documented Assemble data and prepare periodic/special reports, manuals, and correspondence Perform accurate data entry and maintain clean administrative records Plan and execute social events, guest programs, and internal initiatives Manage event logistics (planning, coordination, vendors, schedules, and on-site support)

What You Bring

Bilingual (English/French)

5+ years

of proven experience in office management, administration, or operations Postsecondary studies in a related field (e.g., administration, office management, operations) Strong organizational skills and comfort managing multiple priorities in a fast-paced environment Excellent communication skills (written and verbal) with a service-oriented mindset Ability to build structure: documenting processes, improving workflows, and following through Experience with budget tracking and vendor coordination (or strong willingness to learn) High attention to detail, discretion, and reliability * Experience in a startup, tech, or similarly fast-moving environment