Job Description

Le Musee canadien de l'immigration du Quai 21 poursuit sa tradition d'accueil des nouveaux arrivants au Canada

Le programme Bienvenue chez vous au Canada (BCVC) est un programme de preparation a l'emploi de six mois destine aux nouveaux immigrants au Canada. Si vous etes un immigrant sans emploi ou en situation de sous-emploi et que vous rencontrez des obstacles a occuper un emploi significatif, ce programme pourrait vous interesser.

Duree

: Six mois, commencant en mai 2025 et terminant en octobre 2025

Salaires :

17,75 $ l'heure

Superieur immediat :

Secretaire de la societe et adjointe principale de la CDD et

Vice-presidente, Operations

Horaire

: 37,5 heures par semaine avec deux (2) pauses remunerees de 15 minutes et une pause du midi non remuneree de 30 minutes par jour, du lundi au vendredi de 8h30 a 16h30

Criteres d'admissibilite du programme

Vous devez etre un resident permanent au Canada, Citoyen canadien ne a l'exterieur du Canada (cela signifie que vous avez immigre au Canada et que vous etes devenu un citoyen canadien) ou une personne protegee tel que stipule par la Section 95 de la Loi sur l'immigration et la protection des refugies et autorise a travailler au Canada et en Nouvelle-Ecosse et

Vous etes sans emploi ou sous-employe et vous faites face a des obstacles a l'emploi comme etre des acquis non reconnus, un manque d'experience de travail au Canada, manque de reseaux et les barrieres linguistiques.

Description du poste

Le coordonnateur(trice) administratif(ve) est responsable d'offrir un soutien administratif professionnel et complet aux visiteurs et aux membres du personnel interne. Le coordonnateur(trice) administratif(ve) soutient une equipe de professionnels et fait preuve d'initiative conformement aux routines et procedures administratives de l'organisation. Le coordonnateur(trice) administratif(ve) peut exercer des fonctions qui requierent une grande confidentialite, de la sensibilite, du tact et de la maturite. Le ou la titulaire du poste fera preuve de discretion dans la preparation, la divulgation et le traitement de renseignements de nature confidentielle, controversee et sensible; il ou elle etablira des priorites de travail et possedera de solides competences interpersonnelles et organisationnelles.

Responsabilites

Administration

- Recevoir et compiler divers documents internes provenant du personnel et de l'equipe de direction. Exemples : mises a jour des reunions du personnel, invitations a des evenements/RSVP.
- Fournir du soutien a la planification et a la mise en oeuvre d'evenements internes.
- Fournir une assistance pour les formulaires internes et les demandes de remboursement.
- Soutenir l'organisation des systemes d'approvisionnement et de gestion des contrats.
- Maintenir les systemes de classement et veiller a ce que ces systemes restent a jour (en format papier et numerique).
- S'assurer que l'approvisionnement en articles de papeterie soit adequat dans les bureaux.

Reception

- Repondre au telephone en utilisant l'offre active et utiliser le standard telephonique pour transferer les appels aux services appropries.
- Accueillir et saluer les clients et les visiteurs a la reception, repondre aux questions et diriger les visiteurs vers le bon membre du personnel.
- Ouvrir et distribuer le courrier ordinaire et electronique entrant.
- Recolter, trier et preparer le courrier et les livraisons de courrier sortants.
- Fournir du soutien aux services du Musee pour les envois postaux et les autres projets.
- Effectuer les preparatifs necessaires aux reunions internes (c.-a-d. disponibilite des pieces, cafe, etc.) et offrir du soutien pour la preparation des proces-verbaux, au besoin.
- Entretenir la reception et veiller a ce que les brochures, magazines et bulletins de nouvelles soient consultables.
- S'assurer que l'equipement de bureau soit en etat de marche.
- Au besoin, effectuer d'autres taches de soutien afin d'assurer le bon fonctionnement de l'organisation.

Gestion du risque

- Signaler les problemes lies au risque aux gestionnaires.

Competences requises

- Grand souci du detail.
- Fortes competences en communication verbale et ecrite en anglais.
- Solides competences en matiere de saisie de donnees.
- Capacite a travailler sous supervision minimale.
- Aise avec les applications Microsoft Office, notamment Outlook, MS Word et MS Excel.

Aptitudes

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Accent sur le client

- Connaissances et capacite d'offrir un haut niveau de service, a la fois aux clients internes et externes, menant ainsi a une haute satisfaction des clients et a la creation de relations etablies.
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Communication

- Capacite a presenter et a recevoir de l'information de la facon la plus appropriee.
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Resolution de problemes

- Capacite a generer des solutions a des problemes et a recommander une marche a suivre.
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Souplesse

- Connaissance et capacite a gerer efficacement son propre comportement et a affecter positivement les actions des autres en situation de changement, de stress ou d'incertitude.
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Integrite et fiabilite

- Capacite a fonctionner avec un grand niveau d'honnetete et d'ouverture, de facon a gagner le respect et la confiance des collegues et clients.

Conditions de travail et exigences physiques

L'environnement de travail se situe dans un bureau, principalement avec les equipes des operations et du bureau executif. Ces equipes utilisent une combinaison de teletravail et d'espaces de travail sur site pour la collaboration. Le poste d'assistant(e) administratif(ve) est un poste sur site avec un horaire fixe au bureau, du lundi au vendredi de 8h30 a 16h30. Le poste necessite de soulever et de deplacer des objets de 0 a 20 kg.

Pour de plus amples renseignements sur le programme Bienvenue chez vous au Canada , veuillez consulter le site suivant https://quai21.ca/a-propos/bienvenue-chez-vous-au-canada.

Job Type: Contract