Job Description

Coordonnateur.trice Administratif.ve - Op\xc3\xa9rations CommercialesPoste r\xc3\xa9gulierNous avons une place pour celles et ceux qui ont un go\xc3\xbbt distinct pour assurer le bon d\xc3\xa9roulement des op\xc3\xa9rations au profit de nos spectacles et \xc3\xa9v\xc3\xa9nements, pour penser des produits remarquables, pour mettre leur ing\xc3\xa9niosit\xc3\xa9 au service de leur \xc3\xa9quipe, en plus de contribuer \xc3\xa0 valoriser leur expertise et d\xc3\xa9velopper des pratiques exceptionnelles. Le Groupe Cirque du Soleil mise sur une approche de travail toujours plus cr\xc3\xa9ative et collaborative afin de sans cesse repousser les limites de l\'imaginaire!Mettez votre talent en lumi\xc3\xa8reRelevant du Directeur des Op\xc3\xa9rations Commerciales, vous occuperez le poste de Coordonnateur.trice Administratif(ve) des Op\xc3\xa9rations Commerciales, supervisant la marchandise, la restauration, le service de conciergerie et l\'exp\xc3\xa9rience VIP. Vos responsabilit\xc3\xa9s incluent la saisie de toutes les donn\xc3\xa9es pour les spectacles en tourn\xc3\xa9e et la fourniture d\'un soutien essentiel pour tous les projets et activit\xc3\xa9s men\xc3\xa9s par le d\xc3\xa9partement des Op\xc3\xa9rations Commerciales. Ce r\xc3\xb4le vous permettra d\'acqu\xc3\xa9rir une compr\xc3\xa9hension globale du processus complet de gestion des inventaires du syst\xc3\xa8me.Responsabilit\xc3\xa9s principales :

• Ajuster les ventes quotidiennes de la veille selon les besoins pour garantir un traitement fluide et r\xc3\xa9soudre tout probl\xc3\xa8me li\xc3\xa9 au traitement des ventes.

• Coordonner et ex\xc3\xa9cuter tous les mouvements d\'inventaire hebdomadaires dans SAP, y compris les articles endommag\xc3\xa9s, les pertes, les retours aux fournisseurs, et autres d\xc3\xa9ductions telles que les cadeaux et les articles de relations publiques.

• \xc3\x89tablir des proc\xc3\xa9dures d\'inventaire et coordonner le calendrier des d\xc3\xa9comptes d\'inventaire.

• Fournir un soutien \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9quipe tout au long du processus et effectuer les ajustements n\xc3\xa9cessaires dans SAP.

• Pr\xc3\xa9parer, coordonner et garantir un mouvement de donn\xc3\xa9es pr\xc3\xa9cis et en temps opportun dans les syst\xc3\xa8mes SAP d\'un march\xc3\xa9 \xc3\xa0 un autre, assurant un processus rationalis\xc3\xa9 \xc3\xa0 la fois au sein des entit\xc3\xa9s l\xc3\xa9gales et entre elles.

• Recevoir les factures dans notre syst\xc3\xa8me et appliquer la codification appropri\xc3\xa9e.

• Agir sur toutes les commandes d\'achat en cours, s\'assurant qu\'elles soient cl\xc3\xb4tur\xc3\xa9es \xc3\xa0 temps.

• Suivre avec la tourn\xc3\xa9e, les fournisseurs, les comptes payables et les finances pour traiter rapidement les questions de facturation en attente.

• Coordonner le flux d\'informations sans heurts entre la tourn\xc3\xa9e et le si\xc3\xa8ge international (IHQ). Engager une communication proactive avec toutes les parties concern\xc3\xa9es pour faciliter le bon fonctionnement des op\xc3\xa9rations.

• Collaborer avec les \xc3\xa9quipes concern\xc3\xa9es pour ex\xc3\xa9cuter les activit\xc3\xa9s et processus li\xc3\xa9s \xc3\xa0 SAP, participant activement \xc3\xa0 leur am\xc3\xa9lioration et optimisation.

• T\xc3\xa9l\xc3\xa9charger tous les prix pour la restauration et la marchandise dans SAP.

• Cr\xc3\xa9er toutes les promotions dans le syst\xc3\xa8me de point de vente (POS).

• Cr\xc3\xa9er des mod\xc3\xa8les dans Excel pour faciliter la transmission des informations.

• Surveiller de pr\xc3\xa8s l\'avancement de tous les dossiers en cours.

• Maintenir une documentation organis\xc3\xa9e et \xc3\xa0 jour.

• Fournir un soutien administratif cl\xc3\xa9 aux tourn\xc3\xa9es.

• D\xc3\xa9montrer une compr\xc3\xa9hension globale du processus complet de gestion des inventaires du syst\xc3\xa8me pour r\xc3\xa9soudre et traiter imm\xc3\xa9diatement toutes les actions n\xc3\xa9cessaires.

• Assister les autres d\xc3\xa9partements en prenant en charge des t\xc3\xa2ches administratives dans divers projets, favorisant un environnement de travail collaboratif et transversal.

Qualifications :

• Dipl\xc3\xb4me d\'\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9giales (DEC)

• 2 ans d\'exp\xc3\xa9rience en gestion des inventaires

• Solide connaissance de SAP ou d\'un programme similaire.

• Comp\xc3\xa9tences organisationnelles solides, curiosit\xc3\xa9 et flexibilit\xc3\xa9.

• Comp\xc3\xa9tences interpersonnelles et capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler efficacement avec les autres.

• Connaissance de l\'environnement MS Office, ma\xc3\xaetrise d\'Excel et PowerPoint, ainsi que des logiciels de conception.

• Ma\xc3\xaetrise de l\'anglais et du fran\xc3\xa7ais, \xc3\xa0 l\'oral et \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9crit.

• La nature de ce r\xc3\xb4le peut n\xc3\xa9cessiter une disponibilit\xc3\xa9 occasionnelle le week-end pour r\xc3\xa9pondre aux besoins de la tourn\xc3\xa9e. Les candidats doivent \xc3\xaatre pr\xc3\xaats \xc3\xa0 faire preuve de flexibilit\xc3\xa9 dans leur emploi du temps pour assurer la r\xc3\xa9ussite des t\xc3\xa2ches et des projets. Par exemple, lors de transferts internationaux ou de premi\xc3\xa8res de spectacles ayant lieu le week-end, votre disponibilit\xc3\xa9 peut \xc3\xaatre n\xc3\xa9cessaire pour contribuer au bon d\xc3\xa9roulement de nos \xc3\xa9v\xc3\xa9nements.

Cr\xc3\xa9er avec nousNotre proposition d\'employeur est hors du commun. En voici un aper\xc3\xa7u :

• Un mode de travail inclusif bas\xc3\xa9 sur l\'exp\xc3\xa9rience d\'\xc3\xa9quipe ;

• L\'acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 un bureau individuel les jours o\xc3\xb9 tu te pr\xc3\xa9sentes au Studio de Montr\xc3\xa9al, un environnement stimulant qui te permettra de mettre \xc3\xa0 profit toute ta cr\xc3\xa9ativit\xc3\xa9 ; Une croissance professionnelle ax\xc3\xa9e sur les projets de tr\xc3\xa8s grande qualit\xc3\xa9 pour propulser ta carri\xc3\xa8re ainsi qu\'n accompagnement personnalis\xc3\xa9 et adapt\xc3\xa9 \xc3\xa0 tes ambitions professionnelles ;

• Un programme d\'assurances collectives, d\'\xc3\xa9pargne retraite et autres avantages qu\'il nous fera plaisir de te pr\xc3\xa9senter ;

• Une culture ax\xc3\xa9e sur le d\xc3\xa9veloppement de pratiques \xc3\xa9quitables et d\'\xc3\xa9v\xc3\xa9nements rassembleurs.

Le Groupe Cirque du Soleil s\'engage \xc3\xa0 cr\xc3\xa9er et maintenir un milieu de travail accessible et inclusif. Fi\xc3\xa8rement ambassadeur de l\'\xc3\xa9galit\xc3\xa9 en emploi, Le Groupe Cirque du Soleil s\'est engag\xc3\xa9 \xc3\xa0 enrayer la discrimination fond\xc3\xa9e sur l\'\xc3\xa2ge, la couleur de la peau, les origines, la religion, le sexe, l\'orientation sexuelle et toute autre caract\xc3\xa9ristique. La r\xc3\xa9daction neutre et inclusive est dor\xc3\xa9navant privil\xc3\xa9gi\xc3\xa9e pour tous les nouveaux affichages de postes.Administrative Coordinator - Business OperationsRegular positionWe have a place for individuals with a distinct penchant for ensuring the smooth operation of our shows and events, for conceiving remarkable products, for putting their ingenuity at the service of their team, and for contributing to the enhancement of their expertise and the development of exceptional practices. Cirque du Soleil Entertainment Group relies on an ever more creative and collaborative approach to work in order to constantly push back the limits of the imagination!Put your expertise in the spotlightReporting to the Director of Business Operations, you will serve as the Administrative Coordinator of Business Operations, overseeing merchandising, food & beverage, concierge, and VIP Experience. Your responsibilities include performing all data entry for touring shows and providing essential support for all projects and activities conducted by the Business Operations department. This role will enable you to gain a global understanding of the complete process of system inventory management.Main Responsibilities:

• Adjust daily sales of the previous day as needed to ensure smooth processing and resolve any issues in processing the sales.

• Coordinate and execute all weekly inventory movements in SAP, including damaged items, losses, returns to suppliers, and other deductions such as gifts and PR items

• Establish inventory procedures and coordinate the schedule for inventory counts.

• Provide support to the team throughout the process and execute necessary adjustments in SAP.

• Prepare, coordinate, and ensure accurate and timely data movement into SAP systems from one market to another, ensuring a streamlined process both within and across legal entities and countries

• Receive invoices in our system and apply the appropriate codification.

• Take action on all outstanding purchase orders, ensuring they are closed on time.

• Follow up with the tour, suppliers, payables, and finance to promptly address pending invoicing matters.

• Coordinate the seamless flow of information between the tour and IHQ. Engage in proactive communication with all concerned parties to facilitate smooth operations.

• Collaborate with relevant teams to execute SAP-related activities and processes, actively participating in their enhancement and optimization.

• Download all pricing for F&B and Merchandise in SAP.

• Create all promotions in the POS system.

• Create templates in Excel to facilitate information transmission.

• Monitor closely the progress of all outstanding files.

• Maintain organized and up-to-date related documentation.

• Provide key administrative support to the tours.

• Demonstrate a global understanding of the complete process of system inventory management to troubleshoot and address any actions that need to be taken immediately.

• Assist other departments by handling administrative tasks across various projects, fostering a collaborative and cross-functional work environment.

Qualifications:

• College-level diploma (DEC)

• 2 years of experience in inventory management

• Strong knowledge of SAP or a similar program.

• Strong organizational skills, curiosity, and flexibility.

• Interpersonal skills and ability to work effectively with others.

• Knowledge of the MS Office environment, proficiency with Excel and PowerPoint, as well as with design software.

• Fluent in English and French, both spoken and written.

• The nature of this role may require occasional weekend availability to accommodate tour needs. Candidates should be prepared to demonstrate flexibility in their work schedule to ensure the successful execution of tasks and projects. For instance, during international transfers or premieres of shows that fall on weekends, your availability may be necessary to contribute to the seamless operation of our events.

Create with usOur employer proposition stands out. Here\'s an overview:

• An inclusive work environment based on team experience;

• Access to an individual office on the days you come to the Montreal Studio, a stimulating environment that will allow you to put all your creativity to good use;

• Professional growth focused on high-quality projects to propel your career, as well as personalized support tailored to your professional ambitions;

• Group insurance, retirement savings and other benefits that we\'ll be happy to introduce to you;

• A culture focused on the development of equitable practices and rallying events.

Cirque du Soleil Entertainment Group is committed to creating and maintaining an accessible and inclusive workplace. Proud ambassador of equality in employment, Cirque du Soleil Entertainment Group is committed to eliminating discrimination based on age, skin color, origins, religion, sex, gender, sexual orientation and any other characteristic. Neutral and inclusive writing is now preferred for all new job postings.

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