Job Description

At

Axxonlab

, an innovative environmental lab testing company, we're seeking a bilingual Operations Coordinator to serve as the maestro of our daily workflows.

You'll orchestrate seamless coordination across office, lab, and field teams, driving efficiency and supporting our rapid growth. If you're a hands-on, dynamic problem-solver with an analytical mindset--who thrives on optimizing processes, leading through action, and making a tangible impact--

this is your opportunity

to shine in a fast-paced environment.

Join us and help propel our mission-driven team toward excellence, with ample room for leadership advancement.

Key Responsibilities

Operational Optimization & Logistics:

Design and refine daily technician routes across multiple cities (Montreal, Ottawa, Edmonton, and beyond) to boost efficiency, cut costs, and adapt in real-time to changing demands. Manage sample shipments from remote sites, including labeling and instructions, ensuring everything runs like clockwork.

Team Leadership & Workflow Management:

Guide analysts, admins, and technicians by overseeing schedules, tracking attendance (including remote systems), and handling time-off requests without missing a beat. Prepare accurate payroll data and foster a collaborative environment that keeps operations humming.

Executive Support & Strategic Reporting:

Partner with the President on high-level operations, crafting insightful reports, summaries, and invoices to free them up for growth initiatives. Act as a key advisor, turning data into actionable insights.

Data Management & Quality Control:

Input lab results into Microsoft Access, generate bilingual certificates, and verify accuracy while collaborating with analysts to meet tight deadlines--serving as the final checkpoint for precision.

Client Engagement & Communication:

Deliver top-tier bilingual customer service via phone, scheduling appointments, converting inquiries to bookings, and following up post-service for satisfaction and reviews. Manage the front desk for walk-ins, creating a welcoming, professional experience.

Supply & Inventory Control:

Monitor and order office, lab, and field supplies with a frugal, analytical eye to prevent shortages or waste, maintaining optimal inventory levels.

Event & Meeting Orchestration:

Coordinate weekly meetings (setup, agendas, tech, refreshments) and team-building events like lunches, BBQs, and parties--handling budgets and logistics to enhance morale and productivity.

Facility & Tech Maintenance:

Keep our facilities clean, safe, and efficient by scheduling waste removal, enforcing standards, and suggesting budget-friendly improvements. Troubleshoot basic IT issues (printers, VoIP, video calls) or coordinate fixes to minimize downtime.

Qualifications & Skills

Education:

Bachelor's degree in science, business, computer science, literature, or a related field to support technical and reporting needs (or equivalent experience).

Language:

Fully bilingual in French and English, with excellent written and verbal skills for client interactions, reports, and team communication.

Experience:

3+ years in operations, coordination, administration, or executive support; background in labs, tech, or dynamic environments is a strong plus.

Core Skills:

Exceptional organizational and multitasking abilities with a sharp analytical edge for process optimization. Proficient in Microsoft Office, databases (e.g., Access), VoIP, and conferencing tools. Strong interpersonal skills, proactive problem-solving, attention to detail, and an ownership mindset--ideal for someone who leads by example and adapts quickly.

Compensation & Benefits

Employment:

Full-time, permanent position at our Montreal HQ (core hours 8:30 AM-5:00 PM, Monday-Friday).

Salary:

$25-$30/hour during a 3-month probation period, transitioning to a competitive annual salary based on performance and qualifications.

Growth Opportunities:

Rapid advancement in responsibilities and leadership roles as we expand, including ongoing training and mentorship.

Benefits:

Comprehensive package including paid time off, extended health and dental care, life insurance, and on-site parking. Be part of a collaborative, innovative team in a growing industry focused on integrity and environmental impact.

How to Apply?

Submit your resume and a bilingual cover letter (explaining why you're the dynamic maestro we're seeking and how your skills align) via Indeed.

We can't wait to hear from you!

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Chez

Axxonlab

, une entreprise innovante de tests de laboratoire environnementaux, nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) des operations bilingue pour orchestrer nos flux de travail quotidiens.

Vous assurerez une coordination fluide entre les equipes de bureau, de laboratoire et de terrain, tout en soutenant notre croissance rapide. Si vous etes une personne dynamique, pratique et analytique - qui excelle dans l'optimisation des processus, le leadership par l'action et l'impact concret - c'est l'occasion ideale de briller dans un environnement rapide.

Rejoignez-nous et contribuez a propulser notre equipe axee sur la mission vers l'excellence, avec de vastes perspectives d'avancement en leadership.

Responsabilites principales

Optimisation operationnelle et logistique :

Concevoir et affiner les itineraires quotidiens des techniciens dans plusieurs villes (Montreal, Ottawa, Edmonton, etc.) pour maximiser l'efficacite, reduire les couts et s'adapter en temps reel aux demandes changeantes. Gerer l'expedition d'echantillons depuis des sites eloignes, y compris les etiquettes et instructions, pour que tout fonctionne sans accroc.

Leadership d'equipe et gestion des flux :

Guider les analystes, administratifs et techniciens en supervisant les horaires, en suivant les presences (y compris les systemes a distance) et en traitant les demandes de conges sans interruption. Preparer des donnees de paie precises et favoriser un environnement collaboratif pour maintenir les operations fluides.

Soutien executif et rapports strategiques :

Collaborer avec le president sur les operations de haut niveau, en redigeant des rapports perspicaces, des resumes et des factures pour lui permettre de se concentrer sur la croissance. Agir comme conseiller cle, transformant les donnees en insights actionnables.

Gestion des donnees et controle qualite :

Saisir les resultats de laboratoire dans Microsoft Access, generer des certificats bilingues et verifier l'exactitude tout en collaborant avec les analystes pour respecter les delais serres - servant de point de controle final pour la precision.

Engagement client et communication :

Fournir un service client bilingue de premier ordre par telephone, en fixant des rendez-vous, en convertissant les demandes en reservations et en effectuant des suivis post-service pour la satisfaction et les avis. Gerer le comptoir d'accueil pour les visiteurs, creant une experience professionnelle et accueillante.

Controle des approvisionnements et inventaires :

Suivre et commander les fournitures de bureau, de laboratoire et de terrain avec un oeil analytique et econome pour eviter les ruptures ou les excedents, en maintenant des niveaux optimaux.

Orchestration d'evenements et de reunions :

Coordonner les reunions hebdomadaires (installation, ordres du jour, technologie, rafraichissements) et les evenements d'equipe comme des diners, BBQ et fetes - en gerant les budgets et la logistique pour renforcer le moral et la productivite.

Entretien des installations et soutien technique :

Maintenir nos installations propres, securitaires et efficaces en planifiant l'enlevement des dechets, en appliquant les normes et en suggerant des ameliorations respectueuses du budget. Resoudre les problemes IT basiques (imprimantes, VoIP, appels video) ou coordonner les reparations pour minimiser les arrets.

Qualifications et competences

Formation :

Baccalaureat en sciences, administration, informatique, litterature ou domaine connexe pour appuyer les besoins techniques et de reporting (ou experience equivalente).

Langues :

Entierement bilingue en francais et en anglais, avec d'excellentes competences orales et ecrites pour les interactions clients, les rapports et la communication d'equipe.

Experience :

Plus de 3 ans en operations, coordination, administration ou soutien executif ; un bagage en laboratoires, technologie ou environnements dynamiques est un atout majeur.

Competences cles :

Capacites exceptionnelles d'organisation et de multitache avec un tranchant analytique pour l'optimisation des processus. Maitrise de Microsoft Office, des bases de donnees (ex. Access), VoIP et outils de conference. Fortes competences interpersonnelles, resolution proactive de problemes, attention aux details et un etat d'esprit de proprietaire - ideal pour quelqu'un qui mene par l'exemple et s'adapte rapidement.

Remuneration et avantages

Statut d'emploi :

Poste permanent a temps plein au siege social de Montreal (heures principales de 8 h 30 a 17 h, du lundi au vendredi).

Salaire :

25 $ a 30 $/h pendant une periode de probation de 3 mois, passant a un salaire annuel competitif base sur la performance et les qualifications.

Opportunites de developpement :

Avancement rapide en responsabilites et roles de leadership au fur et a mesure de notre expansion, incluant formation continue et mentorat.

Avantages :

Forfait complet incluant conges payes, soins de sante et dentaires etendus, assurance-vie et stationnement sur place. Integrez une equipe collaborative et innovante dans un secteur en croissance axe sur l'integrite et l'impact environnemental.

Comment postuler ?

Soumettez votre CV et une lettre de motivation bilingue (expliquant pourquoi vous etes le maestro dynamique que nous recherchons et comment vos competences s'alignent) via Indeed.

Nous avons hate de vous entendre !

Job Type: Full-time

Pay: $25.00-$30.00 per hour

Benefits:

Dental care Extended health care Life insurance On-site parking
Experience:

coordination, or operations: 5 years (preferred)
Language:

French (required) English (required)
Work Location: In person