Job Description

Apercu du poste :

L'assistant(e) de direction du bureau de l'Avocat general apporte son soutien a tous les aspects du ministere dans le cadre d'activites administratives et parajuridiques. Le bureau de l'Avocat general comprend les services juridiques de la ville de Saint John ainsi que les contrats et la conformite, et les questions immobilieres. Travaillant en etroite collaboration avec les membres du personnel d'encadrement, ce poste requiert un haut niveau d'organisation, des competences en matiere de communication ecrite et orale et une experience de la gestion des dossiers, tout en maintenant un haut niveau de confidentialite.




La candidate ou le candidat retenu travaillera directement et en collaboration avec le personnel des differents services de la ville. Il y aura egalement des contacts directs avec des membres du public, d'autres paliers de gouvernement, des cabinets d'avocats et diverses institutions. Le ou la titulaire travaille dans un environnement ou il ou elle doit faire face a des situations imprevues et a des problemes qu'il ou elle ne connait pas. Ses journees de travail seront variees, et la personne devra etre ouverte aux occasions d'amelioration continue et manifester un desir d'apprendre.



PARAJURIDIQUE : La personne retenue participera a la redaction de documents lies aux biens immobiliers, a la planification, a l'application des reglements, aux questions de travail et aux litiges, et effectuera des recherches sous la direction d'avocats. Examiner les documents recus au ministere pour en verifier l'exactitude et l'exhaustivite, et s'assurer que toute lacune a cet egard est corrigee par la source appropriee. L'etendue de la supervision et de la direction a fournir par les juristes du service variera en fonction de la complexite et de la specificite de la tache a accomplir.




IMMOBILIER ET RESPECT DES CONTRATS : Le bureau de l'Avocat general est responsable de la conformite des contrats et de l'immobilier. L'assistant administratif participera a la gestion des aspects administratifs d'une transaction immobiliere jusqu'au moment de sa cloture, y compris la preparation de la documentation, et soutiendra les efforts d'application des reglements, de contentieux et de gestion des contrats.



Les autres taches peuvent comprendre : la redaction d'ententes de lotissement et de developpement sur la base des resolutions du Conseil, des rapports du personnel et d'autres renseignements generaux; le traitement des accords et la verification de l'adequation des documents d'assurance, des instruments de securite et de tout autre document connexe.



TRAVAIL ADMINISTRATIF : Cette fonction consiste a fournir du soutien administratif a tous les membres du bureau de l'Avocat general, qui comprend la division de la gestion des contrats et de l'immobilier ainsi que les avocats. Les responsabilites quotidiennes comprennent, par exemple, des taches administratives telles que la saisie des heures de paie des employes du ministere, la gestion du systeme d'archivage, la gestion des dossiers, des contrats et des documents, le paiement des factures, l'achat de fournitures de bureau et la gestion generale de l'aspect administratif du bureau. L'assistant de direction participera au processus budgetaire, a la tenue du calendrier et a la programmation des reunions, tout en contribuant a la fonction de service a la clientele du bureau.

Qualifications Essentielles :

Une capacite a lire de maniere critique, a penser de maniere analytique et a communiquer efficacement, tant a l'oral qu'a l'ecrit.



Avoir fait preuve d'initiative dans le travail, d'independance dans l'accomplissement des taches du poste et de maturite dans la prise de decisions et en assumer la responsabilite.




Capacite averee a travailler en collaboration avec d'autres personnes.



Capacite a faire preuve d'une discretion absolue a l'egard des renseignements confidentiels.



Une maitrise demontree de l'utilisation de logiciels bureautiques (y compris les applications avancees Word, Power Point, Excel, HTE) et de l'equipement general de bureau.



EDUCATION : Le candidat ideal doit etre titulaire d'un diplome de deux ans en gestion d'entreprise, en droit juridique ou dans un domaine connexe.




CERTIFICATION : Un niveau intermediaire en francais, tel que determine par l'examen de competence orale de la province du Nouveau-Brunswick, est un atout.



EXPERIENCE : Un minimum de cinq ans d'experience dans ce domaine est souhaite. Une combinaison de formation et d'experience peut etre envisagee.




Le(la) candidat(e) retenu(e) peut etre admis(e) a participer a un programme d'horaires flexibles qui prevoit la possibilite de travailler quatre (4) ou cinq (5) jours par semaine, en fonction des exigences operationnelles.




Employeur souscrivant au principe de l'egalite d'acces a l'emploi :



La Ville de Saint John est un employeur souscrivant au principe de l'egalite d'acces a l'emploi. Nous nous engageons a recruter du personnel representatif de la diversite des collectivites dans lesquelles nous vivons et des populations que nous servons. Nous encourageons et soutenons les candidatures des autochtones, des personnes en situation de handicap et des membres des minorites visibles. Les candidats qui appartiennent a ces groupes et qui repondent aux exigences requises se verront accorder une preference au moment de la selection.



Seulement les candidatures recues en ligne seront prises en compte dans ce processus. Les candidats qualifies doivent envoyer leur lettre de motivation et leur curriculum vitae a l'adresse suivante :



Ville de Saint John

A l'attention de : Comite de recrutement

www.saintjohn.ca (carrieres/possibilites d'emploi)



Seules les personnes selectionnees pour la suite du processus seront avisees. Des tests peuvent etre effectues dans le cadre de l'examen d'une candidature a un emploi.