Job Description

The Great Lakes Pilotage Authority (GLPA) is a federal Crown corporation established, pursuant to the Pilotage Act, in order to provide safe, efficient, reliable and comprehensive marine pilotage and related services in its region of responsibility.

Position Summary:

As the Executive Assistant to the Chief Executive Officer (CEO) and Chief Financial Officer (CFO), this position is accountable for coordinating the activities of the executive office. This position performs a wide variety of administrative support services, ranging from the confidential and complex to routine, all of which contribute to the efficient and professional operation of the office. The ideal candidate has a genuine appreciation for and understanding of etiquette, protocol, discretion, and professionalism while having the ability to make decisions in accordance with prescribed procedures and practices of the Great Lakes Pilotage Authority (GLPA). In order to provide effective and efficient services, it is expected that the incumbent be flexible in terms of hours of work and maintain confidentiality, diplomacy, and tact at all times.

Conditions of Employment:

Salary from $65,847 to 98,231 per year

Performance incentive program

Scheduled for 37.5 hours per week

Group benefits paid for by the employer

Public Service dental and medical benefits

Public Service Pension Plan

Full-time, permanent position

Work location is the GLPA Head Office in Cornwall Ontario

Primary Responsibilities:

Ensures a safe and healthy work environment by complying with Authority health and safety policies, standard practices and programs in keeping with occupational health and safety legislation and regulations;

Manages the CEO's calendar - prioritizing appointments and proactively resolving conflicts which can include a recommendation to meet with another GLPA representative;

Proactively creates and maintains effective workflow and communication to accomplish the work of the GLPA which includes the handling of a variety of projects and tasks simultaneously;

Responds to phone, e-mail and in-person enquiries - providing general information and referring enquiries to appropriate sources based on a broad knowledge of GLPA's priorities, procedures, protocols, and personnel;

Attends all Board of Directors meetings and its committees by recording and distributing minutes, preparing agenda packages, arranging meeting dates, times, and rooms, contacting participants and extensive follow-up on items as needed up to and including the meeting dates;

Maintains confidentiality, tact, and respect at all times;

Prepares, gathers, and relays confidential information and material on a regular basis;

Utilises SharePoint to organize, update, record, file and distribute all Board of Directors and Management materials;

Coordinates all parliamentary questions by researching, analysing, and preparing the response for the CEO's signature;

Organizes and schedules meetings including contacting participants, booking rooms, ordering refreshments, and arranging for parking as required;

Prepares the CEO, CFO and Chair's calendar and folder that contains the relevant and pertinent meeting material as identified by the CEO;

Makes travel arrangements for the executive team and the Board of Directors as required, including booking flights, hotel accommodation, car rental and provides directions;

Reviews, actions and distributes all incoming correspondence for the Board Chairperson, CEO, and CFO as well as manage all outgoing correspondence;

Maintains a positive image of the GLPA by ensuring that all correspondence prepared for the Board Chairperson, CEO and CFO signature adhere to a consistent and professional standard as identified by the GLPA;

Maintains the Head Office records system and provides information to authorized personnel only;

Completes special projects as assigned by the CEO or delegate;

Organizes special events as required by the Board Chairperson / CEO which includes invitations, facilities, catering arrangements, and verifying facility contracts;

SKILLS:

Strong analytical/problem solving skills;

Ability to organize and plan;

Ability to handle sensitive and confidential information with discretion;

Excellent communication skills, written and verbal;

Excellent interpersonal skills;

Demonstrated accuracy and attention to detail;

Strong teamwork and collaborative skills;

Demonstrated adaptability skills;

Highly motivated and energetic;

Ability to produce quality output within tight timeframes and simultaneously manage multiple priorities;

Ability to work independently with little or no supervision;

Ability to anticipate the professional needs of the CEO;

QUALIFICATIONS:

Required:

Post secondary diploma in Paralegal Studies, Business Administration, Communications, or equivalence;

Five years of executive support activities or equivalent;

Experience preparing agendas, minutes, letters, and memos accurately and error free;

Proficiency of Microsoft Office Suite including Excel, Word, and PowerPoint;

Strong financial background with hands-on abilities;

Preferred:

Diploma from a post secondary paralegal program recognised by the Law Society of Ontario or equivalent;

Bachelor's degree in business administration, communications or equivalent;

Expert level competence with MS Office applications;

High level of expertise in all areas of modern office practice and procedures;

Previous experience in providing services to a management team in a professional setting;

Knowledge of SharePoint to maintain agendas, meeting minutes and other documentation used by the Board of Directors and the Executive Management;

KNOWLEDGE:

Strong knowledge of professional practices in business administration;

Computer proficiency in Microsoft Word Office tools, and virtual meeting applications;

Knowledge of the principals of oversight and planning for a board of directors;

LANGUAGE REQUIREMENTS:

Fluent in both official languages, written and spoken.

HOURS OF WORK:

37.5 hours per week.

Works outside of normal business hours (sometimes on short notice).

WORK ENVIRONMENT:

Works in an office environment.

The GLPA is committed to building a skilled and diverse workplace reflective of Canadian society. We treat all employees and job applicants fairly and with dignity and respect. The GLPA uses an individual's qualifications, skills and achievements as the basis for employment-related decisions, including hiring, promotions, compensation, benefits and conditions of employment. We promote employment equity and encourage you to complete the Self-declaration Form if you belong to one of the designated groups when you apply (Aboriginal peoples, members of visible minorities, persons with disabilities and women).

The self-declaration form is available on our website at: http://www.glpa-apgl.com/about/careers/

(Only candidates selected for an interview will be contacted.)

ADJOINT(E) DE DIRECTION

L'Administration de pilotage des Grands Lacs (APGL) est une societe d'Etat federale etablie en vertu de la Loi sur le pilotage afin d'offrir des services de pilotage maritime et des services connexes surs, efficaces, fiables et complets dans sa region de responsabilite.

Resume du poste :

En tant qu'adjoint(e) executif(ve) du chef de la direction et du directeur financier, ce poste est responsable de la coordination des activites du bureau de la direction. Ce poste fournit une grande variete de services de soutien administratif, allant de la confidentialite et complexe a la routine, qui contribuent tous au fonctionnement efficace et professionnel du bureau. Le candidat ideal a une veritable appreciation et une comprehension de l'etiquette, du protocole, de la discretion et du professionnalisme, tout en ayant la capacite de prendre des decisions conformement aux procedures et aux pratiques prescrites par l'APGL Afin d'offrir des services efficaces et efficients, on s'attend a ce que le titulaire fasse preuve de flexibilite en ce qui concerne les heures de travail et qu'il maintienne la confidentialite, la diplomatie et le tact en tout temps.

Conditions d'emploi :

Salaire de 65 847 $ a 98 231 $ par annee

Programme de bonification a la performance

Horaire de 37,5 heures par semaine

Garanties collectives payees par l'employeur

Prestations dentaires et medicales de la fonction publique

Regime de retraite de la fonction publique

Poste permanent a temps plein

Le lieu de travail est le siege social de l'APGL a Cornwall, en Ontario.

Responsabilites principales :

Travail de facon a maintenir un environnement de travail sain et securitaire en se conformant aux politiques, aux pratiques normalisees et aux programmes de sante et de securite de l'APGL, conformement aux lois et reglements en matiere de sante et de securite au travail ;

Gerer l'agenda du chef de la direction, en priorisant les rendez-vous et en resolvant les conflits de maniere proactive, ce qui peut inclure une recommandation de rencontrer un autre representant de l'APGL ;

Cree et maintient de maniere proactive un flux de travail et une communication efficace pour accomplir le travail de l'APGL, ce qui comprend la gestion d'une variete de projets et de taches simultanement ;

Repondre aux demandes de renseignements par telephone, par courriel et en personne - en fournissant des renseignements generaux et en orientant les demandes de renseignements vers les sources appropriees en fonction d'une connaissance approfondie des priorites, des procedures, des protocoles et du personnel de l'APGL ;

Assister a toutes les reunions du conseil d'administration et de ses comites en redigeant et en distribuant les proces-verbaux, en preparant les trousses d'ordre du jour, en fixant les dates, les heures et les salles des reunions, en communiquant avec les participants et en effectuant un suivi approfondi des points au besoin jusqu'aux dates des reunions ;

Maintenir la confidentialite, le tact et le respect en tout temps ;

Preparer, recueillir et transmettre regulierement des renseignements et des documents confidentiels ;

Utilise SharePoint pour organiser, mettre a jour, enregistrer, classer et distribuer tous les documents du conseil d'administration et de la direction ;

Coordonne l'ensemble des questions parlementaires en recherchant, analysant et preparant la reponse pour signature du Directeur General ;

Organiser et planifier les reunions, y compris contacter les participants, reserver des chambres, commander des rafraichissements et organiser le stationnement au besoin ;

Preparer le calendrier et le dossier du chef de la direction, du directeur financier et du president du conseil d'administration qui contiennent les documents pertinents et pertinents de la reunion determines par le chef de la direction ;

Organiser les deplacements de l'equipe de direction et du conseil d'administration, au besoin, y compris la reservation de vols, l'hebergement a l'hotel, la location de voiture, et fournir des directives ;

Examiner, agir et distribuer toute la correspondance entrante pour le president du conseil d'administration, le chef de la direction et le directeur financier, ainsi que gerer toute la correspondance sortante ;

Maintenir une image positive de l'APGL en s'assurant que toute la correspondance preparee pour la signature du president du conseil d'administration, du chef de la direction et du directeur financier respecte une norme coherente et professionnelle telle qu'identifiee par l'APGL ;

Tenir a jour le systeme de dossiers du siege social et fournir des informations au personnel autorise seulement ;

Realiser des projets speciaux assignes par le chef de la direction ou son delegue ;

Organiser des evenements speciaux a la demande du president et chef de la direction du conseil d'administration, y compris les invitations, les installations, les arrangements de restauration et la verification des contrats des installations ;

COMPETENCES:

Solides competences en matiere d'analyse et de resolution de problemes ;

Capacite d'organiser et de planifier ;

Capacite a traiter des informations sensibles et confidentielles avec discretion ;

Excellentes competences en communication, ecrite et verbale ;

Excellentes competences interpersonnelles ;

Precision demontree et souci du detail ;

Solides competences en matiere de travail d'equipe et de collaboration ;

Capacite d'adaptation demontree ;

Tres motive et energique ;

Capacite a produire des resultats de qualite dans des delais serres et a gerer simultanement plusieurs priorites ;

Capacite a travailler de maniere autonome avec peu ou pas de supervision ;

Capacite a anticiper les besoins professionnels du PDG ;

QUALIFICATIONS:

Obligatoire:

Diplome d'etudes postsecondaires en etudes parajuridiques, en administration des affaires, en communications ou l'equivalent ;

Cinq ans d'activites de soutien a la direction ou l'equivalent ;

Experience de la preparation d'ordres du jour, de proces-verbaux, de lettres et de notes de service avec precision et sans erreur ;

Maitrise de la suite Microsoft Office, y compris Excel, Word et PowerPoint ;

Solide experience financiere avec des competences pratiques ;

Prefere:

Diplome d'un programme de parajuriste postsecondaire reconnu par le Barreau de l'Ontario ou l'equivalent ;

Baccalaureat en administration des affaires, en communications ou l'equivalent ;

Competence de niveau expert avec les applications MS Office ;

Haut niveau d'expertise dans tous les domaines de la pratique et des procedures de bureau modernes ;

Experience anterieure dans la prestation de services a une equipe de direction dans un cadre professionnel ;

Connaissance de SharePoint pour tenir a jour les ordres du jour, les proces-verbaux de reunions et autres documents utilises par le conseil d'administration et la haute direction ;

CONNAISSANCE:

Solide connaissance des pratiques professionnelles en administration des affaires ;

Maitrise de l'informatique, des outils Microsoft Word Office et des applications de reunion virtuelle ;

Connaissance des principes de surveillance et de planification d'un conseil d'administration ;

LES EXIGENCES LINGUISTIQUES :

Maitrise des deux langues officielles, a l'ecrit et a l'oral.

HEURES DE TRAVAIL :

37,5 heures par semaine.

Travaille en dehors des heures normales de bureau (parfois a court preavis).

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Travaille dans un environnement de bureau.

L'APGL s'engage a creer un milieu de travail competent et diversifie qui reflete la societe canadienne. Nous traitons tous les employes et les candidats a un emploi de maniere equitable, avec dignite et respect. La GLPA utilise les qualifications, les competences et les realisations d'une personne comme fondement des decisions liees a l'emploi, y compris l'embauche, les promotions, la remuneration, les avantages sociaux et les conditions d'emploi. Nous faisons la promotion de l'equite en matiere d'emploi et vous encourageons a remplir le formulaire d'autodeclaration si vous appartenez a l'un des groupes designes au moment de presenter votre demande (Autochtones, membres des minorites visibles, personnes handicapees et femmes).

Le formulaire d'auto-declaration est disponible sur notre site internet a l'adresse suivante : Careers | Great Lakes Pilotage Authority

(Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactes.)

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $65,847.00-$98,231.00 per year

Benefits:

Company pension Dental care Employee assistance program Extended health care Life insurance Paid time off Vision care
Ability to commute/relocate:

Cornwall, ON K6J 3P7: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Education:

DCS / DEC (required)
Language:

French (required) English (required)
Work Location: In person