Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


24

Famille d'emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Affaires francophones - Administration

Campus :

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage :

June 26, 2025

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

:

July 07, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Echelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00
Au sujet de la Faculte de medecine

Bienvenue a la Faculte de medecine de l'Universite d'Ottawa, la premiere et a la plus grande faculte de medecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont acces a des installations de pointe et a des instituts specialises ou ils apprennent aux cotes de medecins et de scientifiques de renommee internationale. Constamment classee parmi les 10 premieres ecoles de medecine au Canada, notre faculte figure parmi les meilleures facultes de medecine dans le monde pour l'impact de sa recherche en sciences biomedicales et de la sante.

Raison d'etre du poste

Planifier et coordonner les activites liees a l'administration des ressources financieres, humaines, physiques et materielles du secteur pour appuyer et conseiller les gestionnaires et pour s'assurer que les politiques et les procedures sont bien comprises et bien mises en place.

Responsabilites typiques :

Finances et budget :

Coordonner les operations financieres courantes et l'ensemble des activites et processus en lien avec l'administration des budgets du secteur finances a l'interne ou a l'externe, pour maintenir l'integrite et la transparence des finances et pour assurer la conformite aux politiques etablies. Effectuer toutes les recherches et analyses necessaires pour formuler des recommandations aux gestionnaires ou aux chercheurs sur la preparation efficace des budgets, les projections budgetaires et les deficits pour maximiser les revenus et contenir les depenses.

Paie :

Preparer les demandes de remuneration ainsi que la documentation requise pour la production des contrats, puis administrer la remuneration des employes occasionnels et nommes pour une periode determinee pour assurer la conformite aux politiques etablies et pour reduire au minimum la possibilite de nuire aux employes touches, comme l'interruption de la paie. Verifier l'exactitude des rapports sur la paie et assurer la liaison avec les Services de la paie pour corriger les incoherences.

Ressources humaines :

Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur la classification, la dotation, la remuneration totale, les conges et l'evaluation du rendement pour interpreter les conventions collectives et les politiques, pour expliquer les procedures et pour faciliter les processus. Faire connaitre les outils de gestion pour renforcer l'engagement des employes au sein du secteur dans l'objectif de maximiser leur productivite et de reduire au minimum le roulement du personnel. Au besoin, servir d'approbateur de 2e niveau des demandes de conges pour assurer la conformite aux politiques en vigueur. Coordonner le processus du Regime travail-etudes (de l'affichage au recouvrement des couts) pour soutenir les besoins operationnels du secteur.

Ressources physiques :

Gerer les ressources physiques pour assurer l'utilisation la plus efficiente de l'espace du secteur. A cette fin, recevoir, analyser et traiter les nouvelles demandes, coordonner l'amenagement et les panneaux des salles et veiller en tout temps au respect des normes d'accessibilite. Tenir des dossiers exacts sur les detenteurs de cle et des renseignements connexes sur la securite de l'acces pour le personnel du secteur pour assurer la confidentialite des dossiers. Servir de representant de la sante et de la securite du secteur, pour bien communiquer les politiques et pratiques sur la sante et la securite et pour surveiller la conformite en vue de reduire au minimum le risque pour les etudiants et le personnel.

Ressources materielles :

Servir de personne-ressource pour le secteur en ce qui concerne les demandes de renseignements portant sur les politiques d'approvisionnement, les procedures connexes et les fournisseurs de sorte qu'elles soient bien interpretees et respectees. Gerer les ressources materielles du secteur pour s'assurer qu'il y a suffisamment de materiel disponible pour repondre aux besoins operationnels. A cette fin, acheter les biens Agent administratif Page 2 et les services, et creer des contrats de service, par bon de commande ou par carte de credit, conformement a toutes les politiques pertinentes.

Gestion de dossiers

: Tenir un systeme efficace de classement et de gestion de dossiers pour preserver la confidentialite des dossiers et veiller a la disponibilite de documents complets et exacts a des fins de consultation future ou de verification.

Gestion de projet :

Planifier et gerer les projets qui lui sont attitres. A cette fin, elaborer les specifications des projets, definir les etapes des projets et suivre tous les progres pertinents, proceder aux inspections durant les etapes de projet, assurer une communication efficace parmi les intervenants, surveiller les depenses liees aux projets de sorte qu'elles respectent les limites budgetaires, souligner les ecarts par rapport au budget et les corriger.

Production de rapports :

Preparer divers rapports de nature moyennement complexe, selon un calendrier fixe et de facon ponctuelle, sur les operations financieres, les comptes, la paie, les projections budgetaires et les donnees sur les ressources humaines du secteur afin de formuler des recommandations au gestionnaire et d'appuyer la planification des ressources a long terme.

Documentation :

Rediger et mettre a jour des manuels de procedures, a utiliser a l'interne, sur les procedures, les processus et les systemes lies aux responsabilites du titulaire.

Supervision des autres :

Au besoin, superviser le travail realise par les subalternes charges du soutien administratif pour organiser les priorites et formuler des conseils en vue de l'atteinte des objectifs individuels.

Connaissances, experience et habiletes

:


Qualites essentielles

Connaissance approfondie des principes d'administration, de comptabilite et des ressources financieres et humaines, normalement acquise au moyen d'une formation postsecondaire dans une discipline connexe ou combinaison equivalente d'etudes et d'experience de travail. Au moins trois annees d'experience manifeste dans un role semblable.

Competences cles

Planification Initiative Excellence du service Travail d'equipe et cooperation

Autres qualites

Connaissance des systemes informatiques et des logiciels, y compris les systemes financiers, les tableurs, les bases de donnees, Internet et le courriel. Experience de l'interpretation, de l'explication et de l'application des politiques et reglements. Experience de travail dans un milieu syndique et de l'interpretation des conventions collectives. Experience de la preparation de rapports. Capacite de produire du travail de qualite superieure sous pression, tout en respectant des delais serres. Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication. Bon sens de l'organisation. Sens eleve de la discretion.

#LI-Hybrid

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.