Job Description

Numero du concours :

LAM-S24-25-3472

Titre d'emploi :

Agente ou agent de soutien administratif, classe principale

College constituant :

St. Lambert Campus

Lieu de travail :

Saint-Lambert

Service :

Registrariat

Relevant :

Gestionnaire, Registrariat et bureau de l'aide pedagogique

Ville de l'emploi :

Saint-Lambert

Statut de l'emploi :

Remplacement temps complet

Description :

Le College Champlain Saint-Lambert requiert les services d'une AGENTE OU AGENT DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, CLASSE PRINCIPALE pour un poste de remplacement a temps complet (35 heures/semaine) aux Services pedagogiques/Bureau du registraire.




FONCTIONS



Relevant du Gestionnaire, registrariat et bureau de l'aide pedagogique, le(la) titulaire sera responsable des transactions financieres au Bureau du registraire et servira comme personne ressource pour les etudiantes et les etudiants qui utilisent le systeme Omnivox, MIO, Clara et LEA.



PRINCIPALES RESPONSABILITES



Transactions financieres

1. Traite les donnees electroniques (factures, payables, et remboursements) en utilisant Clara et Omnivox;

2. Verifie et concilie tous les paiements percus des etudiantes et des etudiants, et remet les paiements concilies aux Services financiers;

3. Fait le suivi et facture les comptes d'etudiants en souffrance, recupere les frais pour les cheques sans provision et fournit un rapport des frais non payes au superieur immediat;

4. Maintient la liste des etudiantes et des etudiants qui se retirent du College et traite les remboursements des frais pour la session;

5. Responsable pour le traitement et la soumission des requisitions de bon de commande et de cheque pour le departement;



Personne ressource pour l'usage des systemes electroniques du Bureau du registraire

6. Assiste le personnel de soutien et les etudiantes et les etudiants avec l'usage d'Omnivox, MIO, Clara et LEA et aide les etudiantes et etudiants avec l'usage de leur compte internet du College;

7. Verifie les anomalies dans les dossiers etudiants electroniques et soumet les problemes au personnel approprie;

8. Offre la formation aux membres du personnel sur l'usage du systeme pedagogique informatise;

9. Assister dans le processus de transmission des dossiers etudiants et verifier les anomalies de transmission;

10. Assister le processus de certification des etudiants et verifier les anomalies de transmission



Correspondance et echeanciers du Bureau du registraire

11. Au besoin, fait l'entree de donnees dans le systeme et offre la formation et la supervision aux autres membres du personnel pour l'entree de donnees;

12. Organise la cueillette de donnees reliees aux offres de cours d'ete et produit une version imprimee des horaires de cours d'ete;

13. Responsable de la maintenance des dossiers des etudiants internationaux, s'assurer que tous les documents pertinents sont soumis par l'etudiant, puis les coder avec le statut approprie dans nos systemes electroniques. Faire un suivi aupres des etudiants avec des rappels, tenir un registre des documents et transmettre l'information au superviseur pour action appropriee;



Dossier de recrutement

14. Assiste dans la reservation du programme de visites d'ecoles secondaires hors campus et sous la supervision de l'adjointe a l'organisation des ressources pedagogiques/registraire, tient a jour les reservations pour le personnel de recrutement;

15. Assiste dans l'organisation des Portes ouvertes et des Sessions d'information sur les admissions, organisees annuellement par le Campus;

16. Assiste en collaboration avec les autres membres du personnel du Bureau du registraire, dans la preparation des sessions d'informations des conseilleres et des conseillers des ecoles secondaires, incluant les listes d'invites, les invitations, la mise en place et la liaison avec le responsable de la cafeteria et le regisseur, Service de l'equipement;

17. Organise l'etablissement et la mise a jour d'une variete de listes d'envoi differentes et supervise l'envoi annuel et la livraison d'outils de promotions aupres des ecoles secondaires;



Admissions

18. Repond aux questions des etudiants et des parents sur les admissions au College;

19. Assiste au processus d'admission en collectant et en traitant des donnees et des informations en vue d'aider a la preparation des dossiers d'admission;



General

20. Surveille la formation et supervision du personnel occasionnel;

21. Supervise le service au comptoir et le service clientele par telephone, et assiste au besoin;

22. Assiste a la maintenance des dossiers et des documents pour tous les etudiants de jour conformement aux procedures du bureau;

23. Assiste a la preparation des documents pour les audits gouvernementaux;

24. Effectue toute autre tache connexe, tel que requis par l'adjointe a l'organisation des ressources pedagogiques/registraire.

Exigences :

Scolarite

Detenir un diplome d'etudes professionnelles (DEP) avec option appropriee ou un diplome d'etudes secondaires (DES) ou un diplome ou une attestation d'etudes dont l'equivalence est reconnue par l'autorite competente.



Experience

Doit avoir un minimum de six (6) annees d'experience pertinente



Competences

Doit etre apte a communiquer en anglais et en francais, a l'oral et a l'ecrit.

Doit maitriser les logiciels Word et Excel.

Capacite de preparer toute la correspondance pour le Bureau du registraire


Une connaissance du systeme Omnivox/Clara sera consideree comme un atout

Tests requis :

Les candidat(e)s seront appele(e)s a passer des tests linguistiques (anglais et francais) ainsi que des tests de connaissances informatiques (Word et Excel).

Horaire de travail :

Du lundi au vendredi, de 8h30 a 16h30.

Echelle salariale :

$25.20 - $30.85

Debut d'affichage :

2025-02-21

Fin d'affichage :

2025-03-02 23:59
Le College Champlain Saint-Lambert, un college constituant du College Regional Champlain, embauche sur la base du merite et s'engage fermement a respecter l'equite, la diversite et l'inclusion au sein de sa communaute. Nous encourageons les candidatures de personnes racisees/de minorites visibles, de femmes, de personnes autochtones, de personnes handicapees, de minorites ethniques et de personnes ayant une orientation sexuelle ou une identite de genre minoritaire, ainsi que de toutes/tous les candidat(e)s qualifie(e)s ayant les competences et les connaissances necessaires pour s'engager de maniere productive aupres de diverses communautes.

Remarques :

Date previsible d'entree en fonction:


Des que possible.



AVANTAGES DE TRAVAILLER AU COLLEGE CHAMPLAIN

4 semaines de vacances et 13 jours feries

Banque de journee maladie

Regime de retraite (RREGOP)

Assurance medicale (apres 6 mois)

Programme d'aide aux employes

Assurance invalidite de courte et longue duree

Heures d'ete

Perfectionnement professionnel et formation

Acces au centre sportif et aux cours de fitness

Service cafeteria sur place

Programme d'aide aux employes

Services specialises sur place tels que physiotherapeute, osteopathe, kinesiologue, orthopediste, therapeute du sport certifie, medecins en medecine du sport et nutritionniste du sport ($)

Proximite de la station de metro Longueuil et stationnement sur place ($)



Le titulaire selectionne devra travailler en anglais afin de mieux servir les etudiants.



Prenez note que la lettre de presentation est obligatoire. Veuillez joindre votre lettre de presentation et votre CV dans un seul document.



Si vous postulez d'un appareil mobile (telephone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accuse reception vous demandant d'aller mettre a jour votre dossier en deposant votre CV afin que votre candidature soit prise en consideration.



Nous remercions tous les candidats de leur interet. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactees.