Job Description

Job Summary

The

Administrative Assistant

plays a crucial role in supporting Crossroads for Women (CFW) in its mission to help women and children transition from crisis to empowerment through safe housing, education, and one-on-one support. This is a full-time position that is performed in an office environment at the transition house. Reporting to the Executive Director, the Administrative Assistant ensures that the Transition House team, particularly executive staff and accountant, are well-supported and the organization is well-protected. This role contributes to fostering a culture where everyone feels safe, valued, and respected.

Responsibilities

Provide administrative support for all Transition House operations. Prepare, key in, edit, and proofread correspondence, invoices, presentations, brochures, publications, reports, and related material. Pick-up, open and distribute incoming regular and electronic mail, coordinate the flow of information internally and externally. Support the accountant in day-to-day tasks, follow financial controls and procedures. Prepare and make bank deposits, reconcile banking statements, and perform other accounting support tasks. Support HR functions such as maintaining employee files, assisting with onboarding, collecting CVs and scheduling interviews. Answer telephone and electronic inquiries, relay telephone calls and messages. Greet visitors, ascertain the nature of business, and direct visitors; keep records of visitors and log contractors. Manage social media accounts, which include creating graphics on Canva, writing captions in English and French, posting through META and monitoring comments and messages. Order office supplies and maintain inventory. Set up and maintain manual and computerized information filing systems and client/stakeholder databases. Assist with fundraising activities such as tracking stewardship, researching grant opportunities and helping prepare the proposals, mailing tax receipts, record keeping, accepting physical donations and event planning. Prepare agendas and minutes for staff meetings and participate in training sessions and special events. Compile data, statistics, and other information to support business activities. Provide translation services. All other duties related to the organization and its mission, programs, and services.
Qualifications

Education:

Grade 12 diploma required; post-secondary training preferred.

Experience:

2+ years of related experience.

Technical Proficiency

: Highly proficient in Google Suite and other web-based data management software.

Communication

: Excellent communication and interpersonal skills in both written and spoken English and French.

Confidentiality

: Ability to maintain standards of confidentiality, adhere to ethical standards, and maintain professional boundaries.

Organization

: Highly organized with the ability to manage multiple demands concurrently under tight timelines.

Cultural Sensitivity

: Must be respectful of cultural differences, socio-economic status, and lifestyle diversity.

Compassion and Learning

: Ability to work with compassion, learn about social justice issues, and incorporate feminist, anti-racism, and anti-oppression frameworks.

Stress Management

: Ability to deal with work-related stress in a healthy manner.

Non-Profit Familiarity

: Familiarity with non-profit social services or related work environments.

Trauma-Informed Approach

: Willingness to gain experience and training in providing services from a trauma-informed perspective, including violence against women services and interventions, child abuse, and understanding the issues and barriers faced by abused women and their children during the re-establishment process.

Physical Requirements:

The role requires active listening, regular reading of computer screens and documents, lifting up to 40 pounds, long hours of sitting and using office equipment, and maintaining office equipment.

Special Requirements/Training

: Satisfactory vulnerable sector and criminal record check upon hire; renewable every 3 years as a condition of employment. Must complete and maintain CPR and First Aid Training (at employer's expense). Must have access to a vehicle for occasional local use. Must be able to work on-site. Legally able to work in Canada.
Titre du poste : Assistant(e) administratif(ve)

Resume du poste

L'assistant(e) administratif(ve)

joue un role crucial en soutenant le Carrefour pour femmes (CPF) dans sa mission d'aider les femmes et les enfants a passer de la crise a l'autonomisation grace a un logement securitaire, a l'education et a un soutien individualise. Il s'agit d'un poste a temps plein qui s'exerce dans un environnement de bureau a la maison de transition. Sous la responsabilite de la directrice generale, l'assistant(e) administratif(ve) veille a ce que l'equipe de la maison de transition, en particulier le personnel de direction et la comptable, soit bien soutenue et a ce que l'organisation soit bien protegee. Ce role contribue a favoriser une culture ou chacun se sent en securite, valorise et respecte.

Responsabilites

Fournir un soutien administratif pour toutes les operations de la Maison de transition. Preparer, saisir, reviser et relire la correspondance, les factures, les presentations, les brochures, les publications, les rapports et les documents connexes. Ramasser, ouvrir et distribuer le courrier regulier et electronique entrant, coordonner le flux d'informations en interne et en externe. Soutenir la comptable dans ses taches quotidiennes, suivre les procedures et les controles financiers. Preparer et effectuer les depots bancaires, rapprocher les releves bancaires et effectuer d'autres taches d'assistance comptable. Soutenir les fonctions RH telles que la tenue des dossiers des employes, l'aide a l'integration, la collecte des CV et la programmation des entretiens. Repondre aux demandes de renseignements par telephone et par voie electronique, relayer les appels telephoniques et les messages. Accueillir les visiteurs, s'assurer de la nature de l'affaire et orienter les visiteurs ; tenir un registre des visiteurs et des contractants. Gerer les comptes de medias sociaux, ce qui inclut la creation de graphiques sur Canva, la redaction de captions en anglais et en francais, la publication via META et la surveillance des commentaires et des messages. Commander des fournitures de bureau et tenir l'inventaire. Mettre en place et maintenir des systemes manuels et informatises de classement de l'information et des bases de donnees de clients et de parties prenantes. Participer a des activites de collecte de fonds telles que le suivi de l'intendance, la recherche d'opportunites de subventions et l'aide a la preparation des propositions, l'envoi de recus fiscaux, la tenue de registres, l'acceptation de dons physiques et l'organisation d'evenements. Preparer les ordres du jour et les proces-verbaux des reunions du personnel et participer aux sessions de formation et aux evenements speciaux. Compiler des donnees, des statistiques et d'autres informations pour soutenir les activites commerciales. Fournir des services de traduction. Toutes les autres taches liees a l'organisation, a sa mission, a ses programmes et a ses services.
Qualifications

Formation : Diplome de 12e annee exige ; formation post-secondaire preferee. Experience : 2 ans ou plus d'experience dans le domaine. Competences techniques : Tres bonne maitrise de Google Suite et d'autres logiciels de gestion de donnees bases sur le web. Communication : Excellentes competences en matiere de communication et de relations interpersonnelles, tant a l'ecrit qu'a l'oral, en anglais et en francais. Confidentialite : Capacite a respecter les normes de confidentialite, a adherer aux normes ethiques et a maintenir des limites professionnelles. Organisation : Sens aigu de l'organisation et capacite a gerer simultanement plusieurs demandes dans des delais serres. Sensibilite culturelle : Respecter les differences culturelles, le statut socio-economique et la diversite des modes de vie. Compassion et apprentissage : Capacite a travailler avec compassion, a s'informer sur les questions de justice sociale et a integrer des cadres feministes, antiracistes et anti-oppression. Gestion du stress : Capacite a gerer sainement le stress lie au travail. Familiarite avec les organisations a but non lucratif : Familiarite avec les services sociaux a but non lucratif ou les environnements de travail connexes. Approche tenant compte des traumatismes : Volonte d'acquerir de l'experience et de la formation dans la prestation de services dans une perspective tenant compte des traumatismes, y compris les services et les interventions en matiere de violence faite aux femmes, les mauvais traitements infliges aux enfants et la comprehension des problemes et des obstacles auxquels font face les femmes victimes de violence et leurs enfants au cours du processus de reinsertion. Exigences physiques : Le poste exige une ecoute active, la lecture reguliere d'ecrans d'ordinateur et de documents, le soulevement de charges allant jusqu'a 40 livres, de longues heures en position assise et l'utilisation de materiel de bureau, ainsi que l'entretien du materiel de bureau. Exigences particulieres/formation : Verification satisfaisante du secteur vulnerable et du casier judiciaire au moment de l'embauche ; renouvelable tous les trois ans comme condition d'emploi. Doit suivre et maintenir une formation en RCP et en premiers secours (aux frais de l'employeur). Doit avoir acces a un vehicule pour un usage local occasionnel. Doit pouvoir travailler sur place. Etre en mesure de travailler legalement au Canada.
Job Types: Full-time, Part-time, Fixed term contract
Contract length: 4 months

Pay: Up to $23.00 per hour

Expected hours: 25 - 37.5 per week

Schedule:

Monday to Friday
Experience:

Office management: 2 years (required) accounting support: 1 year (required)
Language:

English (required) French (required)
Licence/Certification:

Driving Licence (required)
Work Location: In person

Application deadline: 2025-07-02