Job Description

Adjointe executive et agente en ressources humaines pour le Centre medical Ste-Anne et le Centre des services professionnels communautaires Ste-Anne

1 poste permanent a temps plein - 35 h/semaine (1 ETC) - 28,65$/hr a 35,13$/hr de jour du lundi au vendredi

Description du milieu

Le Centre medical Ste-Anne (CMSA) et le Centre des services professionnels communautaires Ste-Anne (CSPC) sont des organisations de bienfaisance qui recherchent une adjointe administrative et agente en ressources humaines afin d'appuyer la Direction du CMSA et la mandataire du CSPC dans ses taches administratives. La personne oeuvrera en etroite collaboration avec la haute direction ainsi que certains partenaires externes des 2 organisations.

Notre equipe est actuellement composee de medecins de famille, un psychiatre consultant, une infirmiere praticienne, 2 infirmieres (IA), une psychotherapeute, deux travailleurs sociaux specialises en intervention sociale et en counseling, une dietetiste, un orthesiste-prothesiste contractuel, une infirmiere auxiliaire specialisee en soins des pieds contractuelle ainsi que 5 membres de soutien administratif.

Nos activites cliniques se concentrent sur 5 programmes cliniques soient : un programme de sante mentale, un programme de soins maternels et infantiles, un programme de soins chroniques (diabete, HTA), un programme de nutrition, un programme de soins des pieds.

Nos dossiers medicaux electroniques (DME) sont pris en charge par le logiciel PS Suite de Telus ainsi que ses modules complementaires OCEAN (messagerie securisee, rappel de rendez-vous et autoreservation)), et la videoconference via PS Suite/Telus. Vous pouvez egalement y acceder a distance grace a notre VPN.

Profil recherche

La personne ideale possede des connaissances et une experience appreciable dans le domaine du soutien administratif a la haute gestion ainsi qu'en administration des ressources humaines plus specifiquement en dotation, en remuneration et en relations de travail.

La personne a des competences exceptionnelles en matiere de planification, d'organisation et d'orchestration des taches, a un sens aigu des priorisations et sait gerer les urgences du moment. Elle peut communiquer aisement dans les deux langues officielles a un niveau avance. Elle travaille en etroite collaboration avec la haute gestion sur des dossiers exigeant une discretion et un niveau de confidentialite eleve. La personne ideale demontre par des exemples concrets sa capacite a travailler en equipe et a atteindre les objectifs fixes.

Resume des taches

Sous la Direction generale du CMSA et mandataire du CSPC, l'adjointe executive et agente en ressources humaines aura pour mandat de/d':

- Appuyer au quotidien la direction generale du CMSA et mandataire du CSPC dans ses taches administratives;

- Gerer les comptes a recevoir (medicaux et autres), les petites caisses et produire des rapports pour la comptabilite;

- Gerer l'archivage des documents administratifs et cliniques;

- Gerer la remuneration des employes (feuilles de temps, benefices marginaux, cotisations aux REER, assurances, etc..);

- Gerer les banques de conges, formation des employes;

- Assurer un soutien aux utilisateurs des systemes informatiques et telephoniques;

- Maintenir a jour et participer a la redaction de contenu pour le site web et les SharePoints internes;

- Produire des rapports statistiques ou autres pour la direction;

- Appuyer la Direction lors des rencontres des comites ou des rencontres d'employes et des conseils d'administration;

- Assister le comite social dans ses activites et dans la gestion de ses depenses et de ses revenus;

- Assurer la gestion du comite de sante et securite au travail;

- Autres taches connexes.

Pour ce faire, il/elle doit :

s'appuyer sur son expertise anterieure et les ressources disponibles dans ou a l'exterieur de son environnement;

utiliser les approches les plus efficaces dans le domaine du soutien administratif;

demontrer d'excellentes aptitudes de collaboration et de communication;

savoir maintenir des relations saines avec la Direction, les employes et les partenaires externes.

Qualifications

Etudes :

Detenir une technique en administration de bureau ou un diplome equivalent ou des annees d'experiences equivalentes.

Langue

: Excellente maitrise du francais et de l'anglais (oral et ecrit)

Atout :

Detenir une experience ou des cours en administration des ressources humaines.

Experience, connaissances techniques et competences

Posseder un minimum de trois (3) ans d'experience en soutien administratif a la haute gestion

Connaissance du fonctionnement de systeme de gestion de paye informatisee (ex : Employeur D)

Connaitre certaines notions et les enjeux lies aux ressources humaines (remuneration, dotation, conditions de travail, relations de travail)

Posseder des competences avancees en informatique ; pouvoir utiliser la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, One Note, SharePoint) pouvoir naviguer un systeme de dossier medicaux electroniques (DME) ainsi que ses composantes (systeme de consultation electronique, consultation video).

Maintenir de bonnes relations interpersonnelles et professionnelles;

Faire preuve d'autonomie;

Demontrer un souci du detail et faire preuve de rigueur ;

Posseder de solides aptitudes pour l'organisation et la planification;

Pouvoir gerer plusieurs priorites concurrentes et travailler sous pression ;

Faire preuve de souplesse et pouvoir s'adapter aux circonstances dans un milieu qui evolue rapidement ;

Excellente aptitude au travail d'equipe ;

Excellente aptitude a communiquer;

Savoir developper et maintenir des reseaux de contacts et des partenariats.

Ce que nous pouvons vous offrir

Salaire : 52 311$ a 64 155$ par annee

Contribution de l'employeur au regime d'epargne retraite collective

Assurances-groupe (assurance salaire de longue duree, assurance sante et hospitalisation, assurance dentaire et assurance vie et invalidite)

Conges (3 a 6 semaines de vacances/an, 11 conges feries, 10 jours de conges personnels, jours de formation)

Stationnement gratuit.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $28.65-$35.13 per hour

Benefits:

Company events Dental care Disability insurance Employee assistance program Extended health care Life insurance On-site parking Paid time off RRSP match
Education:

DCS / DEC (required)
Experience:

Administrative assistance: 3 years (required) Human resources management: 2 years (required)
Language:

English (required) French (required)
Work Location: In person

Expected start date: 2025-07-21