Job Description

Description du poste :
Sous l\xe2\x80\x99autorit\xc3\xa9 du directeur adjoint du programme jeunesse - services dans la communaut\xc3\xa9 et ressources (DAPJ-SCR), assiste celui-ci dans ses fonctions administratives et professionnelles en vue d\xe2\x80\x99un fonctionnement efficace de la direction adjointe. Le titulaire du poste soutient \xc3\xa9galement administrativement les professionnels sous ce secteur (2). La personne accomplit des travaux de secr\xc3\xa9tariat de nature complexe qui n\xc3\xa9cessite une connaissance approfondie de tous les programmes reli\xc3\xa9s \xc3\xa0 sa direction. Elle r\xc3\xa9dige la correspondance de routine. Elle assiste \xc3\xa0 des comit\xc3\xa9s de travail \xc3\xa0 la demande du responsable et en assure le suivi.

Elle peut d\xc3\xa9pouiller le courrier, r\xc3\xa9diger la correspondance, tenir \xc3\xa0 jour le classement des dossiers et peut \xc3\xaatre appel\xc3\xa9e \xc3\xa0 pr\xc3\xa9parer des rapports \xc3\xa0 la demande de son sup\xc3\xa9rieur imm\xc3\xa9diat. Elle est responsable de l\'organisation mat\xc3\xa9rielle et informationnelle de r\xc3\xa9unions, convoque les participants et peut \xc3\xaatre appel\xc3\xa9e \xc3\xa0 y participer et \xc3\xa0 r\xc3\xa9diger le compte rendu. Elle peut \xc3\xaatre appel\xc3\xa9e \xc3\xa0 fournir elle-m\xc3\xaame r\xc3\xa9ponse \xc3\xa0 certaines questions de sa comp\xc3\xa9tence et pr\xc3\xa9pare la synth\xc3\xa8se de probl\xc3\xa8mes cl\xc3\xa9ricaux complexes.

PRINCIPALES RESPONSABILIT\xc3\x89S

1. Assister le directeur adjoint dans ses fonctions administratives, notamment par la gestion de l\xe2\x80\x99agenda.
2. Voir \xc3\xa0 la logistique des rencontres. V\xc3\xa9rifier les disponibilit\xc3\xa9s. Faire les convocations, les r\xc3\xa9servations de salles (si requis) et la pr\xc3\xa9paration du mat\xc3\xa9riel et des
documents n\xc3\xa9cessaires.
3. Assister aux r\xc3\xa9unions, effectuer la prise de notes et r\xc3\xa9diger les comptes rendus, lorsque requis, et faire le suivi des t\xc3\xa2ches d\xc3\xa9coulant de ces rencontres.
4. Assurer le suivi des communications t\xc3\xa9l\xc3\xa9phoniques, \xc3\xa9crites ou \xc3\xa9lectroniques du directeur adjoint et en assurer la distribution.
5. Assurer la gestion quotidienne du courriel et du courrier (si requis), le traiter et le trier en fonction des priorit\xc3\xa9s. En assurer les suivis ponctuels lorsque requis (transmission d\xe2\x80\x99information ou de directives \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe, etc.).
6. Assurer le classement et la tenue des documents et des dossiers du directeur adjoint \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99aide du syst\xc3\xa8me de classement en place.
7. Commander et tenir \xc3\xa0 jour les fournitures de bureau n\xc3\xa9cessaires au bureau du directeur adjoint.
8. Commander le mobilier de nature ergonomique, sur demande, pour le personnel de la direction adjointe.
9. R\xc3\xa9pondre aux demandes d\xe2\x80\x99information courantes et rechercher au besoin les renseignements n\xc3\xa9cessaires.
10. Pr\xc3\xa9parer des lettres, rapports, tableaux de bord, pr\xc3\xa9sentation PowerPoint et autres documents demand\xc3\xa9s, en faire la correction et v\xc3\xa9rifier la mise en page des
documents.
11. Assurer la qualit\xc3\xa9 du fran\xc3\xa7ais dans la correction de documents, tels que politiques, proc\xc3\xa9dures, guides de soutien sous la responsabilit\xc3\xa9 de la direction adjointe.
12. Assister le directeur adjoint et l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe dans les demandes d\xe2\x80\x99acc\xc3\xa8s et autres (commandes d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipements, diverses requ\xc3\xaates dans les syst\xc3\xa8mes en place, etc.).
13. Accueillir le nouveau personnel au sein de la direction adjointe ou du service (demandes d\xe2\x80\x99acc\xc3\xa8s, disponibilit\xc3\xa9 du mat\xc3\xa9riel, commande de celui-ci, si n\xc3\xa9cessaire, etc.).
14. Assure la transmission des informations et des orientations de la direction adjointe ainsi qu\xe2\x80\x99un soutien au personnel administratif.

Exigences :
o D\xc3\xa9tenir une un dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes professionnelles (DEP) ou un DES - M\xc3\xa9tier en secr\xc3\xa9tariat et deux (2) ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience en tant que secr\xc3\xa9taire
OU
o D\xc3\xa9tenir un DES ou une \xc3\xa9quivalence reconnue par le MEQ et quatre (4) ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience de travail en tant que secr\xc3\xa9taire

*Dipl\xc3\xb4me(s) obtenu(s) hors Canada : Nous exigeons l\'\xc3\xa9valuation comparative des \xc3\xa9tudes \xc3\xa9mise par le minist\xc3\xa8re de l\xe2\x80\x99Immigration, Francisation et Int\xc3\xa9gration au moment de postuler.*

DOIT R\xc3\x89USSIR LES TESTS SUIVANTS :

• Fran\xc3\xa7ais : niveau 3
• Word niveau 3
• Excel niveau 2

ET
L\'entrevue de s\xc3\xa9lection

COMP\xc3\x89TENCES CL\xc3\x89S ATTENDUES :
o Capacit\xc3\xa9 d\xc3\xa9cisionnelle et initiative
o Analyse et r\xc3\xa9solution de probl\xc3\xa8me
o Respect des \xc3\xa9ch\xc3\xa9anciers
o Confidentialit\xc3\xa9
o Souci de la qualit\xc3\xa9

Remarques :
En plus de votre salaire, b\xc3\xa9n\xc3\xa9ficiez d\xe2\x80\x99une gamme d\xe2\x80\x99avantages sociaux :

• cotisation au R\xc3\xa9gime de retraite des employ\xc3\xa9s du gouvernement et des organismes publics;
• r\xc3\xa9gimes d\xe2\x80\x99assurance vie, d\xe2\x80\x99assurance maladie et d\xe2\x80\x99assurance salaire;
• treize (13) jours f\xc3\xa9ri\xc3\xa9s pay\xc3\xa9s et 9,6 jours de cong\xc3\xa9 de maladie par ann\xc3\xa9e.

Et bien plus !

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l\xe2\x80\x99\xc3\x8ele-de-Montr\xc3\xa9al souscrit \xc3\xa0 un programme d\'acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9galit\xc3\xa9. Les candidatures des groupes vis\xc3\xa9s (les femmes, les minorit\xc3\xa9s visibles, les minorit\xc3\xa9s ethniques, les Autochtones et les personnes handicap\xc3\xa9es) sont encourag\xc3\xa9es. Des mesures d\'adaptation pourront \xc3\xaatre offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoqu\xc3\xa9es dans le cadre d\'un processus de s\xc3\xa9lection.