Job Description

:Please be advised this position is advertised in French, as it is a requirement for the below noted position that qualified applicants have strong verbal and written communication skills in French.Aucune promesse n\'est plus importante que celle de prendre soin de notre environnement, et nous voulons vous aider \xc3\xa0 tenir cette promesse.Participez \xc3\xa0 nos efforts visant \xc3\xa0 assurer un avenir durable pour nos communaut\xc3\xa9s et pour le monde dans lequel nous vivons.Joignez-vous \xc3\xa0 notre r\xc3\xa9seau mondial d\'ing\xc3\xa9nieurs et ing\xc3\xa9nieures, de scientifiques, de v\xc3\xa9rificateurs et v\xc3\xa9rificatrices, de planificateurs et planificatrices, ainsi que de sp\xc3\xa9cialistes en environnement travaillant ensemble pour cr\xc3\xa9er un monde meilleur.GHD est \xc3\xa0 la recherche d\'un adjoint ou d\'une adjointe de direction ayant un bon sens de l\'organisation et une approche proactive pour fournir un soutien administratif complet \xc3\xa0 plusieurs membres de la direction dans notre r\xc3\xa9gion de l\'Est du Canada. La personne id\xc3\xa9ale pour ce poste poss\xc3\xa8de des aptitudes de communication exceptionnelles, la capacit\xc3\xa9 de g\xc3\xa9rer des priorit\xc3\xa9s concurrentes et un grand souci du d\xc3\xa9tail. Ce poste requiert une personne pleine de ressources, capable de s\'\xc3\xa9panouir dans un environnement en constante \xc3\xa9volution tout en pr\xc3\xa9servant la confidentialit\xc3\xa9 et en faisant preuve de professionnalisme. Dans ce r\xc3\xb4le dynamique, vous fournirez un soutien administratif sp\xc3\xa9cialis\xc3\xa9, notamment par le suivi et la coordination des activit\xc3\xa9s et des engagements de membres de la direction, la gestion d\'agendas complexes, l\'organisation d\'itin\xc3\xa9raires de voyage et la coordination de r\xc3\xa9unions internes et externes. L\'adjoint ou adjointe de direction jouera un r\xc3\xb4le cl\xc3\xa9 dans la cr\xc3\xa9ation d\'un sentiment de communaut\xc3\xa9 et dans la repr\xc3\xa9sentation des valeurs de GHD aupr\xc3\xa8s de l\'ensemble de l\'entreprise.Bien que le ou la titulaire de ce poste puisse travailler \xc3\xa0 partir de n\'importe quel bureau de la r\xc3\xa9gion m\xc3\xa9tropolitaine de Montr\xc3\xa9al, nous pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rons que ce soit de notre bureau du centre-ville de Montr\xc3\xa9al. GHD soutient un mod\xc3\xa8le de travail hybride.Dans un monde en constant changement, il faut faire preuve de cr\xc3\xa9ativit\xc3\xa9 et d\'innovation pour garder une longueur d\'avance.Nous sommes \xc3\xa0 la recherche de gens curieux, qui sont stimul\xc3\xa9s par les id\xc3\xa9es nouvelles et ont un d\xc3\xa9sir de laisser leur marque de fa\xc3\xa7on cr\xc3\xa9ative et positive dans nos communaut\xc3\xa9s.En faisant partie d\'une \xc3\xa9quipe v\xc3\xa9ritablement mondiale travaillant sur des projets complexes et enrichissants, vous serez \xc3\xa0 l\'avant-garde des changements.D\xc3\xa9couvrez ce que vous pouvez accomplir gr\xc3\xa2ce \xc3\xa0 la force de l\'engagement.En travaillant avec une \xc3\xa9quipe dynamique et hautement performante \xc3\xa0 ce poste, vous r\xc3\xa9aliserez une vari\xc3\xa9t\xc3\xa9 de t\xc3\xa2ches et assumerez les responsabilit\xc3\xa9s suivantes :

• Entretenir des liens solides avec les parties prenantes externes et internes afin de faciliter la collaboration et d\'atteindre les objectifs strat\xc3\xa9giques
• Organiser et pr\xc3\xa9parer les documents pour les r\xc3\xa9unions, notamment : pr\xc3\xa9parer les ordres du jour, compiler des renseignements contextuels et cr\xc3\xa9er des pr\xc3\xa9sentations ou des livres blancs
• Servir de point de contact entre les membres de la direction et les parties prenantes internes et externes, en assurant une communication efficace et rapide
• Participer \xc3\xa0 des initiatives et \xc3\xa0 des projets sp\xc3\xa9ciaux : effectuer des recherches, compiler des donn\xc3\xa9es et pr\xc3\xa9parer des pr\xc3\xa9sentations et des rapports d\xc3\xa9taill\xc3\xa9s, selon les besoins
• Rep\xc3\xa9rer proactivement les d\xc3\xa9fis et fournir des solutions pour am\xc3\xa9liorer l\'efficacit\xc3\xa9 et l\'efficience au sein de l\'\xc3\xa9quipe
• Fournir un soutien administratif g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral \xc3\xa0 plusieurs membres de la direction, y compris, mais sans s\'y limiter, la gestion des calendriers, la planification des r\xc3\xa9unions, la coordination des d\xc3\xa9placements et le traitement des d\xc3\xa9penses
• Coordonner les \xc3\xa9v\xc3\xa9nements r\xc3\xa9gionaux et les activit\xc3\xa9s de consolidation d\'\xc3\xa9quipe, en g\xc3\xa9rant la logistique et la communication avec les participants et participantes
• Traiter les informations sensibles avec discr\xc3\xa9tion et veiller au respect des politiques de confidentialit\xc3\xa9 de l\'entreprise

Pour r\xc3\xa9ussir dans ce poste, vous devrez d\xc3\xa9tenir les aptitudes et qualifications suivantes :

• Aptitudes de communication orale et \xc3\xa9crite exceptionnelles en fran\xc3\xa7ais et en anglais*
• Dipl\xc3\xb4me coll\xc3\xa9gial ou universitaire
• 8 \xc3\xa0 10 ans d\'exp\xc3\xa9rience pertinente dans un r\xc3\xb4le de soutien pour plusieurs membres d\'une \xc3\xa9quipe de direction, avec une exp\xc3\xa9rience pr\xc3\xa9alable en gestion de projets hautement souhaitable
• Forte compr\xc3\xa9hension de la confidentialit\xc3\xa9 lors du traitement d\'informations sensibles, combin\xc3\xa9e \xc3\xa0 une attitude motiv\xc3\xa9e, \xc3\xa0 la d\xc3\xa9brouillardise et \xc3\xa0 une solide \xc3\xa9thique de travail
• Fiert\xc3\xa9 de fournir un travail de haute qualit\xc3\xa9, de fa\xc3\xa7on tr\xc3\xa8s organis\xc3\xa9e et flexible, avec d\'excellentes comp\xc3\xa9tences en gestion du temps et coordination
• Ma\xc3\xaetrise de la planification et de l\'organisation de r\xc3\xa9unions en faisant preuve de souci du d\xc3\xa9tail, tout en instaurant la confiance aupr\xc3\xa8s de la direction
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler \xc3\xa0 la fois de mani\xc3\xa8re ind\xc3\xa9pendante et collaborative, et \xc3\xa0 favoriser les relations positives dans un environnement de travail d\'\xc3\xa9quipe
• Capacit\xc3\xa9 av\xc3\xa9r\xc3\xa9e \xc3\xa0 \xc3\xa9tablir et \xc3\xa0 maintenir d\'excellentes relations de confiance avec les parties prenantes \xc3\xa0 tous les niveaux, afin de renforcer la collaboration et la communication
• Comp\xc3\xa9tences avanc\xc3\xa9es dans la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)

*Dans le cadre de cette fonction, vous devrez intervenir avec des clients cl\xc3\xa9s internes et externes dans l\'\xc3\xa9quipe de l\'Est du Canada et les \xc3\xa9quipes canadiennes ou mondiales de fa\xc3\xa7on r\xc3\xa9guli\xc3\xa8re, autant \xc3\xa0 l\'oral qu\'\xc3\xa0 l\'\xc3\xa9crit.Relevez certains des plus grands d\xc3\xa9fis mondiaux en b\xc3\xa9n\xc3\xa9ficiant du soutien de tous vos coll\xc3\xa8gues chez GHD \xc3\xa0 chaque \xc3\xa9tape.Nous vous donnerons le contr\xc3\xb4le de votre carri\xc3\xa8re, en vous fournissant les outils n\xc3\xa9cessaires pour trouver des solutions innovantes et en vous aidant \xc3\xa0 cr\xc3\xa9er des retomb\xc3\xa9es durables.D\xc3\xa9couvrez jusqu\'o\xc3\xb9 votre engagement pourrait vous mener au sein de GHD.En tant qu\'organisation diversifi\xc3\xa9e et inclusive, nous encourageons les r\xc3\xa9alisations individuelles et reconnaissons la force d\'un milieu de travail diversifi\xc3\xa9. GHD est un employeur souscrivant au principe de l\'\xc3\xa9galit\xc3\xa9 d\'acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 l\'emploi. Sur demande, GHD fournira des mesures d\'adaptation raisonnables pour les candidates et candidats handicap\xc3\xa9s tout au long du processus de recrutement et de s\xc3\xa9lection.Si ce poste vous int\xc3\xa9resse, veuillez soumettre votre candidature.There\'s no pledge more important than the one we make to look after our environment, and we\'re committed to helping you do exactly that!Join us as we strive to ensure a sustainable future for our communities and the world we live in.Become part of our global network of skilled engineers, scientists, auditors, planners and environmental specialists, all working together to leave this world better than we found it.GHD is searching for a highly organized and proactive Executive Assistant to provide comprehensive administrative support to multiple executives within our Eastern Canada region. The ideal incumbent will possess exceptional communication skills, the ability to manage multiple priorities, and a keen attention to detail. This role requires a resourceful individual who can thrive in a fast-paced environment while maintaining confidentiality and professionalism. In this dynamic role, you will provide expert administrative support, including leading follow up and coordinating executive\'s activity and commitments, complex diary management, organization of travel itineraries, and internal and external meeting coordination. The Executive Assistant will play a key role in creating a sense of community and representing GHD values to the larger enterprise.Although this role can be based in any office within the Greater Montreal area, our preference is position to be based in our Montreal downtown office. GHD supports a hybrid work model.In an ever changing world, it requires creativity and innovation to stay ahead.We\'re seeking the curious, those who are stimulated by fresh thinking and a desire to shape our communities in new, positive ways.As part of a truly global team, working on complex and rewarding projects, you\'ll be at the forefront of driving change.See what the power of commitment can do for you!Working with an energetic and high performing team, this position offers a variety of work and will see you involved in:

• Cultivate strong relationships with internal and external stakeholders to facilitate collaboration and achieve strategic objectives
• Organize and prepare materials for meetings, including developing agendas, compiling background information, and creating presentations or white papers
• Serve as a point of contact between executives and internal/external stakeholders, ensuring timely and effective communication
• Assist with special projects and initiatives, conducting research, compiling data, and preparing comprehensive reports and presentations as necessary
• Proactively identify challenges and provide solutions to improve efficiency and effectiveness within the team
• Provide high-level administrative support to multiple executives, including but not limited to calendar management, scheduling meetings, coordinating travel arrangements and processing expenses
• Coordinate regional events and team-building activities, managing logistics and attendee communication
• Handle sensitive information with discretion and ensure compliance with company policies regarding confidentiality

For success in this position, you will possess the following skills and qualifications:

• Exceptional verbal and written communication skills in both French and English*
• College diploma or university degree
• 8 to 10 years of relevant experience in a role supporting multiple executives, with previous project management experience highly desirable
• Strong understanding of confidentiality when handling sensitive information, coupled with a motivated self-starter attitude and a robust work ethic
• Pride in delivering high-quality work, highly organized and adaptable, with excellent time management and coordination skills
• Proficient in planning and organizing meetings with attention to detail, while building trust at the leadership level
• Ability to work independently, collaboratively and foster positive relationships in a collaborative team-based environment
• Proven capability to establish and maintain strong, trust-based relationships with stakeholders at all levels, enhancing collaboration and communication
• Advanced skills in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams

*As part of this function, you will be required to intervene with internal and external key clients within Eastern Canada and/or with Canadian or global teams on a recurring basis, in both oral and written capacity.Take on some of the world\'s toughest challenges - with everyone at GHD backing you every step of the way.We\'ll give you control over your career, empower you to find innovative solutions and help you create a lasting impact.See where your commitment could take you with GHD.As a diverse and inclusive organization, we encourage individual achievement and recognize the strength of a diverse workforce. GHD is an equal opportunity employer. Upon request, GHD will provide reasonable accommodation for applicants with disabilities throughout the recruitment and selection process.If you\'re interested in pursuing this role, please submit your application.#LI_MA1

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