Job Description

Description du poste:

McCarthy Tetrault est un cabinet d'avocats canadien qui offre une gamme complete de solutions juridiques et commerciales a ses clients au Canada et dans le monde entier. Chez McCarthy Tetrault, nous offrons des possibilites de carriere stimulantes et enrichissantes dans nos bureaux de Toronto, Montreal, Quebec, Calgary et Vancouver. Nous sommes ravis d'avoir ete selectionnes pour la onzieme annee consecutive en 2023 comme l'un des 100 meilleurs employeurs du Canada et d'avoir obtenu la distinction de l'un des meilleurs employeurs pour la diversite au Canada pour la treizieme annee consecutive en 2025.Notre culture est fondee sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership eclaire et l'esprit d'entreprise. Nous encourageons l'inclusion sous toutes ses formes et nous fournissons les outils et les opportunites necessaires pour aider nos collaborateurs a developper leur plein potentiel.

Nous recrutons un.e

specialiste de la facturation et du recouvrement

pour rejoindre notre equipe au bureau de

Montreal

. Le /la candidat(e) retenu(e) devra avoir au moins trois ans d'experience pratique dans la gestion des relations avec les avocats, la gestion de multiples echeances et connaitre l'ensemble du cycle de facturation. La candidate ideale fera preuve d'une solide experience dans la preparation des factures, le suivi et l'examen des travaux en cours, le recouvrement des creances anciennes et l'elaboration de strategies de recouvrement hebdomadaires. Les employes de McCarthy Tetrault beneficient d'un environnement de travail hybride.

Le titulaire de ce poste fera partie d'une equipe nationale, travaillant avec des avocats et des professionnels dans tous nos bureaux au Canada, ou l'anglais est la langue predominante. Cela implique de travailler en anglais ou en francais pour des clients, des avocat(e)s ou des professionnel(le)s qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais ou en francais. Le bilinguisme (francais et anglais) est donc une competence requis pour ce poste.

A titre de

Specialiste, Facturation et recouvrement

, vos taches seront les suivantes :

Etablir des relations de travail efficaces avec les avocats responsables, parajuristes, adjointes juridiques et clients externes intervenant dans la facturation. Repondre a toute demande sur le processus de facturation et de recouvrement. Assurer la saisie des temps dans les delais prescrits et le suivi aupres des avocats et parajuristes sur ce plan, au besoin. Preparer, imprimer et reviser les projets de factures en temps opportun, soit au mois, au trimestre ou a la demande. Au besoin, effectuer un suivi aupres d'autres intervenants concernes au cabinet et apporter d'eventuelles corrections selon les guides de facturation des clients ainsi que les normes et politiques du cabinet. Preparer les factures et les transmettre aux avocats ou aux clients, suivant les besoins. Au besoin, assurer la transmission efficace des pieces justificatives au client par courrier, courriel ou televersement dans un des divers sites de facturation electronique. Creer des factures en format PDF, tabulaire ou XML pour la facturation electronique des services aux clients qui utilisent ce mecanisme. Communiquer avec l'equipe de la facturation electronique en cas d'echec de transmission d'une facture. Remplir en ligne les rapports d'etat et les budgets dans les systemes de facturation electronique de certains clients en collaboration avec les avocats et les adjointes juridiques. Assurer le suivi et la revision des travaux en cours, notamment aupres des avocats et parajuristes au besoin, pour que la facturation se fasse en temps opportun. Effectuer le suivi des dossiers conditionnels et clos, de meme que des autres ententes de facturation progressive. Informer le gestionnaire/directeur des operations financieres du statut de ces dossiers, ce qui inclut les provisions necessaires pour les travaux en cours. Recouvrer les comptes debiteurs en souffrance/non regles en suivant le protocole/la procedure prescrit(e) en temps opportun et de facon professionnelle, par telephone, lettre ou courriel; utiliser le module Expert Collection du systeme Aderant. Etablir une strategie/un plan hebdomadaire pour accelerer le paiement ou la resolution des comptes en souffrance conjointement avec les avocats responsables de la facturation, les adjointes juridiques et/ou les clients pour les comptes a risque eleve. Informer les cadres superieurs de la situation des comptes a des fins de suivi, le cas echeant. Obtenir et preparer la documentation a l'appui pour les mesures correctives demandees ou recommandees pour les comptes qui presentent un risque de credit/une perte, au moyen de procedures en cas d'insolvabilite, d'une suspension de service, de recouvrement par un tiers ou de taxation. Surveiller la performance du credit et s'assurer que le client utilise le compte selon les modalites de l'entente, selon le cas. Determiner la cause des problemes a la source et les resoudre en reduisant au minimum ou en eliminant les preoccupations ou les symptomes recurrents. Coordonner, examiner et resoudre les divergences de paiement/compte afin d'inclure les paiements insuffisants, les paiements excedentaires, les paiements non identifies ou mal appliques, les erreurs de report, l'analyse des paiements et la documentation a l'appui dans les cas de demande ou de differend. Preparer et presenter les rapports sur les travaux en cours et sur les risques des comptes debiteurs a l'avocat responsable de la facturation pour chaque portefeuille. Preparer differents rapports et feuilles de calcul pour faire etat des temps, de la facturation, des comptes debiteurs, etc., destines aux avocats ou aux parajuristes, et aux clients externes s'il y a lieu. Mettre a jour une note de recouvrement dans le systeme Aderant en indiquant les activites quotidiennes du compte de client attribue. Etre le contact principal pour les besoins financiers du compte d'un client. Effectuer des rapprochements de compte complexes en vue de resoudre tous les problemes pouvant se presenter. Faire la liaison entre les avocats/adjointes juridiques et le groupe des finances, et fournir de l'assistance pour les demandes comptables ou financieres afin de satisfaire les besoins des clients.

Le ou la candidat(e) ideal(e) se distinguera par le profil suivant :

Etudes post secondaires dans un domaine connexe. Minimum cinq annees d'experience pertinente, notamment liee au service a la clientele, a la facturation, au recouvrement ou aux comptes debiteurs, de preference dans un cabinet de services professionnels. Tres bonne communication ecrite et orale (en francais et en anglais). Bonne connaissance d'Aderant Expert ou d'un systeme de comptabilite comparable (un atout). Offrir un service superieur aux clients en faisant tous les efforts possibles pour les aider rapidement, de facon efficace et professionnelle. Apporter une attention exceptionnelle aux clients qui ont des preoccupations ou des plaintes. Etablir et renforcer les relations de travail avec les avocats responsables de la facturation, les analystes de la facturation, les adjointes juridiques, les membres de l'equipe des finances et les equipes d'assistance. Grande polyvalence et excellente capacite de gestion du temps, d'organisation du travail et a travailler sous pression pour respecter les delais. Aptitudes pour l'analyse et la resolution de problemes. Tres grand souci du detail et sens de l'organisation. Souplesse pour effectuer des heures supplementaires durant les periodes de pointe de facturation. Grande discretion et grand respect de la confidentialite.

McCarthy Tetrault offre aux membres de son equipe :

Des avantages sociaux exceptionnels des le premier jour incluant une couverture d'assurance collective payee par le cabinet, un programme de bien-etre et une allocation de depenses en technologie. Une remuneration concurrentielle, le paiement des heures supplementaires et des conges genereux, y compris une journee de conge pour activites benevoles et une journee de conge pour votre fete. Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel a tous les echelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la retroaction fondee sur le dialogue. La possibilite de s'impliquer frequemment dans la communaute et un engagement envers l'equite, la diversite et l'inclusion. Une culture axee sur la collaboration et la cohesion ou les avocats et les equipes commerciales travaillent de concert a un objectif commun.

Comment postuler :

Nous encourageons les candidat(e)s externes a postuler en ligne et les candidat(e)s internes a postuler directement via notre portail de carriere interne sur Espresso. Nous nous rejouissons de recevoir votre candidature. Nous remercions tous les candidat(e)s de leur interet a l'egard de McCarthy Tetrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s selectionne(e)s seront contacte(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir repondre individuellement a tous les candidat(e)s. McCarthy Tetrault souscrit au principe de l'egalite d'acces a l'emploi et favorise un milieu de travail inclusif, equitable et accessible. Nous vous encourageons a communiquer avec nous si vous avez besoin d'un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.