Job Description

Titre du poste : Secretaire de direction (SBK02)

Secteur de travail | Unite organisationnelle : Service des bibliotheques



Groupe d'emploi : Bureau

Statut : Affectation temporaire jusqu'au 30 avril 2026 avec possibilite de prolongation

Horaire : Regulier 35 heures / semaine

Pavillon : A : Hubert-Aquin : Campus central

EXIGENCES NORMALES :

Scolarite : Diplome d'etudes professionnelles (DEP) en secretariat

Experience : Une (1) annee d'experience pertinente

Autres : Minimum de 75 % au test de francais.



Salaire : Entre 27.76 $ et 35.16 $

Classement salarial : 6

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Cette personne assure le soutien clerical et administratif relie a la gestion des activites de l'unite a laquelle elle est associee. En l'absence de la personne designee, voit au maintien et au suivi de certaines operations du bureau et en assure la bonne marche.


La description de fonction, etant reputee faire partie integrante de l'affichage, peut etre consultee sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BK02 et au Syndicat.

DESCRIPTION DETAILLEE DES TACHES DU POSTE (a titre indicatif) :

Cette personne :


Effectue des recherches et des verifications a l'aide de differents documents afin de fournir des renseignements a la direction, au personnel enseignant, aux employees, employes, etudiantes, etudiants ainsi qu'a la clientele externe de l'Universite ;

Tient a jour le calendrier de la personne designee et prend les dispositions s'y rattachant : modifie le calendrier en tenant compte des urgences et des priorites; s'assure du respect des echeanciers et remet les cas en suspens a la personne designee au moment approprie; recoit et filtre les communications telephoniques, donne des renseignements et effectue les recherches necessaires afin de repondre aux demandes d'information provenant de la clientele;

Effectue diverses taches de support a l'organisation de reunions telles que conciliation des disponibilites, preparation de l'ordre du jour, convocation, reservation de salles, preparation materielle et distribution de documents necessaires a l'etude de dossiers par les personnes designees; sur demande, assiste aux reunions, prend les notes, redige les documents qui y sont associes tels que comptes-rendus et les extraits de resolution et assure le suivi des decisions qui en decoule;

Effectue diverses taches relatives a la gestion des dossiers relevant de ses activites tels que compilation d'horaire variable, traitement des demandes d'absence, cueillette et verification des feuilles de reclamation des employees, employes avec les avis d'absence, demande de personnel provisoire et demande de paiement; remplit les formulaires appropries, les soumet aux fins de signature ou les signe lorsque permis par les normes et les procedures; regle les problemes qui y sont associes et en assure le suivi;

Effectue la recherche, compile et organise les donnees necessaires a la production de divers documents, diverses taches relatives a la gestion des dossiers relevant de ses activites ;

Tient a jour differents inventaires tels que cles, materiel de bureau et liste et produits.



L'Universite du Quebec a Montreal souscrit a un programme d'acces a l'egalite en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorites visibles, des minorites ethniques et les personnes en situation de handicap qui repondent aux exigences du poste a soumettre leur candidature.