Job Description

SUPERBE OPPORTUNITE ! REMPLACEMENT D'UNE DUREE DE TROIS (3) MOIS AVEC POSSIBILITE DE PROLONGATION !

Titre du poste : Secretaire de direction (SBK02)

Secteur de travail | Unite organisationnelle : Faculte des sciences humaines | Departement d'histoire (2110)



Groupe d'emploi : Bureau

Statut :

REMPLACEMENT D'UNE DUREE DE TROIS (3) MOIS AVEC POSSIBILITE DE PROLONGATION

Horaire : Regulier 35 heures / semaine

Pavillon : A : Hubert-Aquin : Campus central

EXIGENCES NORMALES :

Scolarite : Diplome d'etudes professionnelles (DEP) en secretariat

Experience : Une (1) annee d'experience pertinente


Autres : Minimum de 75 % au test de francais.



Salaire : Entre 27.76 $ et 35.16 $

Classement salarial : 6

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Cette personne assure le soutien clerical et administratif relie a la gestion des activites de l'unite a laquelle elle est associee. En l'absence de la personne designee, voit au maintien et au suivi de certaines operations du bureau et en assure la bonne marche.


La description de fonction, etant reputee faire partie integrante de l'affichage, peut etre consultee sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BK02 et au Syndicat.

DESCRIPTION DETAILLEE DES TACHES DU POSTE (a titre indicatif) :

Cette personne :


Effectue des recherches et des verifications a l'aide de differents documents tels que politique, procedure, reglement et repertoire de cours afin de fournir des renseignements a la direction, au personnel enseignant, aux employees, employes, etudiantes, etudiants ainsi qu'a la clientele externe de l'Universite; regle les problemes relevant de sa competence; tient a jour les cahiers de procedures et politiques.

Collabore a l'organisation des activites de l'unite a laquelle elle est associee telles que banque de jury, election aux instances, consolidation des sessions, organisation des sessions et processus de selection; effectue les recherches necessaires, communique avec les personnes concernees et prend les mesures appropriees afin d'en assurer la realisation.

Tient a jour l'agenda de la personne designee et prend les dispositions s'y rattachant telles que modification de l'agenda en tenant compte des urgences et des priorites.

Effectue diverses taches de support a l'organisation de reunions telles que conciliation des disponibilites, preparation de l'ordre du jour, convocation, reservation de salles, preparation materielle et distribution de documents necessaires a l'etude de dossiers par les personnes designees; sur demande, assiste aux reunions, prend les notes, redige les documents qui y sont associes tels que proces-verbaux et les extraits de resolution et assure le suivi des decisions qui en decoule; Effectue la recherche, compile et organise les donnees necessaires a la production de divers documents tels que tableau, lettre, plan d'activites.

Participe a la planification et a l'organisation materielle d'activites speciales telles que voyage, congres et colloque; reserve l'hebergement, le transport en commun, les locaux et les equipements audiovisuels; voit a l'affichage des publicites dans les pavillons; Controle et tient a jour differents inventaires tels que cles, materiel de bureau, liste et produits relevant de l'unite a laquelle elle est associee et en effectue la saisie de donnees correspondantes; remplit le formulaire approprie, le transmet a la personne designee aux fins de signature et l'achemine a l'unite administrative concernee; regle les problemes qui y sont associes et en assure le suivi; Voit a l'entretien des differents appareils tels que photocopieur, imprimante et telecopieur; effectue les appels de service aupres des fournisseurs accredites d'entretien et de reparation; Assure un soutien a toutes les etapes du processus d'attribution des contrats d'auxiliaires d'enseignement.


L'Universite du Quebec a Montreal souscrit a un programme d'acces a l'egalite en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorites visibles, des minorites ethniques et les personnes en situation de handicap qui repondent aux exigences du poste a soumettre leur candidature.

Seules les candidatures retenues seront contactees pour la suite du processus