Pourcentage de la t\xc3\xa2che: 100%, r\xc3\xa9gulier temps plein. Superviseur imm\xc3\xa9diat: Direction d\'\xc3\xa9cole Nature du travail En plus des t\xc3\xa2ches d\xc3\xa9finies \xc3\xa0 la classe d\xe2\x80\x99emplois de secr\xc3\xa9taire, le r\xc3\xb4le principal et habituel de la personne salari\xc3\xa9e de cette classe d\xe2\x80\x99emplois consiste \xc3\xa0 voir, selon les instructions ou en collaboration, \xc3\xa0 la bonne marche administrative de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole ou du centre, notamment en assumant la responsabilit\xc3\xa9 et la coordination des travaux administratifs du secr\xc3\xa9tariat de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole ou du centre d\xe2\x80\x99\xc3\xa9ducation des adultes ou du centre de formation professionnelle. Attributions caract\xc3\xa9ristiques Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secr\xc3\xa9tariat de mani\xc3\xa8re \xc3\xa0 ce que l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9gard de la commission, des minist\xc3\xa8res et divers organismes et \xc3\xa0 respecter les \xc3\xa9ch\xc3\xa9anciers de ces op\xc3\xa9rations et des diverses activit\xc3\xa9s de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropri\xc3\xa9s; elle prend connaissance des proc\xc3\xa9dures administratives impliquant ses t\xc3\xa2ches, de mani\xc3\xa8re \xc3\xa0 s\xe2\x80\x99y conformer et, au besoin, d\xe2\x80\x99en informer les personnes concern\xc3\xa9es. Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle r\xc3\xa9pond aux demandes et dol\xc3\xa9ances et apporte les solutions dans la mesure de sa comp\xc3\xa9tence; en l\xe2\x80\x99absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les d\xc3\xa9cisions et directives normalement applicables aux probl\xc3\xa8mes qui lui sont signal\xc3\xa9s. Elle collige les donn\xc3\xa9es n\xc3\xa9cessaires pour la pr\xc3\xa9paration du budget, participe \xc3\xa0 son \xc3\xa9laboration, voit \xc3\xa0 son suivi et dresse des rapports sur les soldes budg\xc3\xa9taires; elle effectue la tenue des livres comptables de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole ou du centre et des activit\xc3\xa9s parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les d\xc3\xa9p\xc3\xb4ts bancaires; elle signe conjointement des ch\xc3\xa8ques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activit\xc3\xa9s ou campagnes de financement. Elle compile les demandes de mat\xc3\xa9riel du personnel de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole ou du centre, effectue les calculs n\xc3\xa9cessaires, v\xc3\xa9rifie les disponibilit\xc3\xa9s budg\xc3\xa9taires et les prix aupr\xc3\xa8s des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle proc\xc3\xa8de aux achats ou remplit les bons de commande, r\xc3\xa9ceptionne les marchandises et voit \xc3\xa0 leur distribution. Elle tient un magasin d\xe2\x80\x99articles scolaires. Elle dresse l\xe2\x80\x99inventaire physique des immobilisations de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole ou du centre et l\xe2\x80\x99inventaire des livres de la biblioth\xc3\xa8que. Pour les r\xc3\xa9parations de mat\xc3\xa9riel et d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipement, elle r\xc3\xa9quisitionne les services demand\xc3\xa9s et s\xe2\x80\x99assure que les r\xc3\xa9parations ont \xc3\xa9t\xc3\xa9 effectu\xc3\xa9es. Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppl\xc3\xa9ance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent. Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l\xe2\x80\x99inscription et le classement des \xc3\xa9l\xc3\xa8ves, l\xe2\x80\x99assiduit\xc3\xa9 du personnel et des \xc3\xa9l\xc3\xa8ves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la d\xc3\xa9claration de l\xe2\x80\x99effectif scolaire et le transport scolaire; elle v\xc3\xa9rifie les donn\xc3\xa9es n\xc3\xa9cessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires. Elle r\xc3\xa9pond aux besoins des \xc3\xa9l\xc3\xa8ves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux \xc3\xa9l\xc3\xa8ves, aux parents et au personnel de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concern\xc3\xa9es; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa comp\xc3\xa9tence, prend les mesures appropri\xc3\xa9es dans les situations d\xe2\x80\x99urgence; elle peut \xc3\xaatre appel\xc3\xa9e \xc3\xa0 exercer la surveillance d\xe2\x80\x99\xc3\xa9l\xc3\xa8ves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes p\xc3\xa9riodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis. Elle peut \xc3\xaatre appel\xc3\xa9e \xc3\xa0 effectuer le pr\xc3\xaat de volumes et \xc3\xa0 contr\xc3\xb4ler le pr\xc3\xaat d\xe2\x80\x99appareils audiovisuels et \xc3\xa0 s\xe2\x80\x99acquitter des t\xc3\xa2ches administratives relatives \xc3\xa0 la location ou au pr\xc3\xaat de salles, \xc3\xa0 participer \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99organisation mat\xc3\xa9rielle d\xe2\x80\x99activit\xc3\xa9s \xc3\xa9ducatives en proc\xc3\xa9dant notamment \xc3\xa0 la r\xc3\xa9servation du transport. Elle r\xc3\xa9pond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des r\xc3\xa9unions, les politiques, la r\xc3\xa9glementation ou autres sujets reli\xc3\xa9s aux t\xc3\xa2ches dont elle s\xe2\x80\x99acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, pr\xc3\xa9pare un projet de r\xc3\xa9ponse, achemine le tout \xc3\xa0 la personne concern\xc3\xa9e et en assure le suivi; elle pr\xc3\xa9pare la synth\xc3\xa8se des probl\xc3\xa8mes et questions complexes avant de les transmettre \xc3\xa0 la personne concern\xc3\xa9e. Elle voit \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99organisation mat\xc3\xa9rielle des r\xc3\xa9unions, convoque les participantes et participants, pr\xc3\xa9pare les dossiers n\xc3\xa9cessaires, r\xc3\xa9dige, selon les instructions re\xc3\xa7ues, un projet d\xe2\x80\x99ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste \xc3\xa0 ces r\xc3\xa9unions et r\xc3\xa9dige un projet de compte rendu ou de proc\xc3\xa8s-verbal. Elle r\xc3\xa9dige, \xc3\xa0 partir d\xe2\x80\x99indications sommaires, des notes de service ou des communiqu\xc3\xa9s; elle participe \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9laboration du syst\xc3\xa8me de classement; elle archive les documents de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole ou du centre selon la politique en vigueur. Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels n\xc3\xa9cessaires \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99ex\xc3\xa9cution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de donn\xc3\xa9es, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier \xc3\xa9lectronique. Elle peut \xc3\xaatre appel\xc3\xa9e \xc3\xa0 apporter une aide ponctuelle au personnel de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole ou du centre pour l\xe2\x80\x99utilisation des logiciels et programmes propres \xc3\xa0 leur travail commun. Elle peut \xc3\xaatre appel\xc3\xa9e \xc3\xa0 initier au travail les nouvelles ou nouveaux secr\xc3\xa9taires d\xe2\x80\x99\xc3\xa9cole ou de centre ainsi qu\xe2\x80\x99\xc3\xa0 coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre t\xc3\xa2che connexe.
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Job percentage: 100%, regular full-time. Immediate supervisor: School Principal Nature of the work In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training centre secretaries. Characteristic functions As instructed or in conjunction with others, the employee plans and organizes secretarial work so that the school or centre complies with the various administrative obligations associated with the board, the ministries and various organizations and meets the deadlines of the operations and the various school or centre activities; he or she carries out the follow-up and the appropriate reminders; takes note of the administrative procedures related to his or her tasks so that he or she may comply thereto and, if necessary, inform the persons concerned about them. As instructed and within the limits of his or her duties, the employee responds to requests and complaints and tries to resolve problems within his or her competence; in the absence of the administration and as instructed, he or she provides information on the decisions and directives normally applicable to the problems reported to him or her. He or she compiles the necessary information for the preparation of the budget, participates in preparing it, monitors it and prepares reports on the budget balances; keeps the accounting books of the school or centre and of extracurricular activities, pays invoices and other accounts and makes bank deposits; signs cheques jointly, reconciles accounts, keeps a petty cash and collects funds raised during fund-raising events. He or she compiles requests for material from school or centre staff, carries out the necessary calculations, verifies budget allocations and prices with suppliers; purchases goods or fills out purchase orders as well as receives and distributes goods according to the policy in effect. He or she keeps a school supply store. He or she draws up the physical inventory of the school\xe2\x80\x99s or centre\xe2\x80\x99s immovables and of library books. As regards the repair of material and equipment, he or she requests the appropriate services and ensures that the necessary repairs are made. As instructed, he or she prepares the list of teachers available for substitution and, as requested, ensures that absent employees are replaced. He or she is responsible for keeping registers and files concerning, among others, student registration and placement, staff and student absences, temporary staff payroll, school exams, report cards, declaration of student enrolment and student transportation; verifies the necessary data, enters it, produces and forwards reports; fills out forms. He or she responds to students\xe2\x80\x99 needs: conveys, in unusual circumstances, specific and pertinent messages to students, parents and school or centre staff and, if necessary, reminds those concerned; according to the policy in effect and within his or her competence, he or she takes the appropriate measures in emergency situations; may be required to supervise students in exceptional circumstances and for short periods; if necessary; administers first aid; completes the reports required. He or she may be required to carry out the loan of books and oversee the loan of audiovisual equipment and carry out administrative tasks related to the loan and rental of rooms, participates in organizing the materials for educational activities, such as transportation reservations. He or she responds to information requests on the follow-up of files and meetings, policies, regulations or other subjects related to the duties performed and, if necessary, reminds those concerned; forwards the pertinent documentation; handles the mail as well as finds, gathers and compiles pertinent information; within the limits of his or her duties, prepares a draft response, forwards it to the person concerned and ensures the follow-up; prepares a summary of complicated problems and issues before forwarding them to the person concerned. The employee organizes meetings, convenes participants and prepares the necessary files; he or she drafts, as instructed, a proposed agenda of the subjects compiled and, if necessary, attends meetings and prepares a draft of the minutes. He or she drafts, from brief notes, memorandums or bulletins; takes part in setting up a filing system; archives school or centre documents according to the policy in effect. He or she uses a computer and the various software required to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; carries out research on the Internet and follows up on e-mail messages. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used. He or she may be required to train new school or centre secretaries and to coordinate the work of support staff. If need be, he or she performs any other related duty.