Job Description

Description :

Dream is looking for a Property Administrator, Accounts Payable/Receivable

We are always looking for the best and brightest to join our thriving community. Dream Summit Industrial Operations team is currently looking for a Property Administrator, Accounts Payable/Receivable to support our team.

This role will require a strong administrator experienced in anticipating the needs of tenants, building relationships and with a keen attention to detail.

Who are you?

We like that you are a team player who is eager to learn and take on challenging responsibilities. You care about your work and delivering high quality results. You\xe2\x80\x99re known for maintaining a positive, calm attitude even during crunch time. You like to move as fast as we do and have fun in the process. You don\xe2\x80\x99t hesitate to go above and beyond to help the team and your colleagues enjoy working with you.

What will you do as a Property Administrator, Accounts Payable/Receivable?

Below are some of the primary responsibilities you will be taking on in this role:

Accounts Payables:

• Assist with opening and closing of utility accounts
• Set up and update accounts and contracts within Dream portals and files
• Handle creation, application, and process purchase orders; reconcile open PO report;
• Review and process invoices for payment
• Setup new vendor accounts
• Ensure Realty Taxes are processed in a timely manner

Accounts Receivable :

• Prepare and present weekly A/R reports and prepare late payment notices and tenant statement of accounts
• Responsible for monthly rent collection and application; collection of arrears; increase and track EFT participation
• Prepare monthly rent reconciliation; rental advice notices; tenant letter/memos and assist the accounting team with the preparation of budgets and annual year end packages,
• Process tenant charge-backs invoices; tenant refunds and tenant allowances

Tenant relations

• Prepare tenant welcome packages
• Establish and maintain a professional working relationship with tenants and address their concerns in a timely and efficient manner
• Set up and abstract new leases and lease renewals for designated portfolio

Administer and update the tenant contact list and property file * Participate in at least one annual selected community involvement initiatives with your team and tenant events

Administrative support:

• Provide assistance on special projects, prepare reports and update information
• Receive and prepare mail and courier packages; prepare boardrooms for meeting; greet visitors and monitor reception phone line
• Responsible for the collection of maintenance of tenant/contractor insurance certificates
• Support other team members as required

What type of experience is required?

These are some of the things we would like you to bring to the table:

• At least 2 years of experience with a real estate management financial system
• Intermediate to advanced proficiency with Microsoft Office, especially Excel and Word;
• Strong interpersonal skills, and communication with customers/tenants, both verbally and in writing; and
• Highly skilled at multi-tasking and identifying priorities.

Preferred if you have experience in the following areas:

• Working Knowledge of MRI and Nexus with a basic understanding of accounting and lease/CAM interpretation
• JDEdwards experience is an asset.
• Real estate industry and/or accounting experience
• Post-secondary education in Accounting or Property & Building Administration

Who are We?

Dream is one of Canada\xe2\x80\x99s leading real estate companies, with over $24 billion in assets under management across five Toronto Stock Exchange ("TSX") listed trusts and numerous partnerships across North America and Europe. We develop, manage, and invest in master-planned communities, income properties, and urban intensification, and develop land and residential assets in Western Canada. Our employees are the heart and soul of our business performance, which is why we believe in putting people first.

We look forward to hearing from you, but please note; due to the high volume of applications, only candidates who qualify will be contacted.

Dream Unlimited is committed to workplace diversity and provides accommodations to applicants with disabilities throughout our hiring process

Dream est \xc3\xa0 la recherche d\'un administrateur immobilier, comptes payables/recevables

Nous sommes toujours \xc3\xa0 la recherche des candidats les plus brillants pour se joindre notre communaut\xc3\xa9 florissante. L\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe des op\xc3\xa9rations industrielles de Dream est pr\xc3\xa9sentement \xc3\xa0 la recherche d\xe2\x80\x99un administrateur immobilier, comptes cr\xc3\xa9diteurs/recevables pour soutenir notre \xc3\xa9quipe.

Ce r\xc3\xb4le n\xc3\xa9cessitera un administrateur exp\xc3\xa9riment\xc3\xa9 dans l\'anticipation des besoins des locataires, dans l\'\xc3\xa9tablissement de relations et avec une grande attention aux d\xc3\xa9tails.

Qui es-tu?

Nous appr\xc3\xa9cions le fait que vous avez un esprit d\'\xc3\xa9quipe, d\xc3\xa9sireux d\'apprendre et d\'assumer des responsabilit\xc3\xa9s stimulantes. Vous avez \xc3\xa0 c\xc5\x93ur votre travail et vous fournissez des r\xc3\xa9sultats de haute qualit\xc3\xa9. Vous \xc3\xaates connu pour maintenir une attitude positive et calme m\xc3\xaame pendant les p\xc3\xa9riodes critiques. Vous avancez \xc3\xa0 un rythme rapide tout en vous amusant. Vous n\'h\xc3\xa9sitez pas \xc3\xa0 vous surpasser pour contribuer \xc3\xa0 ce que l\'\xc3\xa9quipe et vos coll\xc3\xa8gues b\xc3\xa9n\xc3\xa9ficient d\'une atmosph\xc3\xa8re de travail agr\xc3\xa9able.

Que ferez-vous en tant qu\'administrateur immobilier, comptes payables/recevables ?

Voici quelques-unes des principales responsabilit\xc3\xa9s que vous assumerez dans ce r\xc3\xb4le :

Comptes payables :

• Aider \xc3\xa0 l\'ouverture, la fermeture des comptes de services publiques (Hydro, Energir etc.)
• Configurer et mettre \xc3\xa0 jour les comptes et contrats dans les portails et fichiers de Dream.
• G\xc3\xa9rer la cr\xc3\xa9ation, l\'application et le traitement des bons de commande ; suivre et mettre \xc3\xa0 jour le rapport de bon de commande ouvert ;
• V\xc3\xa9rifier et traiter les factures pour paiement
• Configurer les nouveaux comptes fournisseurs
• Veiller \xc3\xa0 ce que les factures de taxes fonci\xc3\xa8res soient trait\xc3\xa9es dans les d\xc3\xa9lais prescrits

Comptes recevables :

• Pr\xc3\xa9parer et pr\xc3\xa9senter hebdomadairement les rapports des comptes clients, pr\xc3\xa9parer les avis de retard de paiement et les \xc3\xa9tats de compte des locataires.
• Responsable de la collecte et l\'application des loyers mensuels ; du recouvrement des arr\xc3\xa9rages; suivi et augmentation de la participation des locataires au pr\xc3\xa9l\xc3\xa8vement pr\xc3\xa9autoris\xc3\xa9
• Pr\xc3\xa9parer le rapprochement mensuel des loyers; les avis de loyer; les lettres et m\xc3\xa9mos aux locataires et assister l\'\xc3\xa9quipe comptable dans la pr\xc3\xa9paration des budgets et les r\xc3\xa9conciliations de fin d\xe2\x80\x99ann\xc3\xa9e,
• g\xc3\xa9rer les refacturations, remboursements et allocations des locataires

Relations avec les locataires

• Pr\xc3\xa9parer les trousses de bienvenue
• \xc3\x89tablir et maintenir une relation de travail professionnelle avec les locataires et r\xc3\xa9pondre \xc3\xa0 leurs pr\xc3\xa9occupations de mani\xc3\xa8re rapide et efficace.
• Mettre en place et r\xc3\xa9sumer les nouveaux baux et les renouvellements pour le portefeuille d\xc3\xa9sign\xc3\xa9
• G\xc3\xa9rer et mettre \xc3\xa0 jour la liste de contacts des locataires et les dossiers des immeubles
• Participer \xc3\xa0 au moins une activit\xc3\xa9 de b\xc3\xa9n\xc3\xa9volat organis\xc3\xa9e avec votre \xc3\xa9quipe et participer aux activit\xc3\xa9s organis\xc3\xa9es pour les locataires

Soutien administratif:

• Fournir une assistance lors de projets sp\xc3\xa9ciaux, pr\xc3\xa9parer des rapports et faire des mises \xc3\xa0 jour
• Recevoir et pr\xc3\xa9parer les colis postaux et de messagerie ; pr\xc3\xa9parer les salles de r\xc3\xa9union lors de r\xc3\xa9unions ; accueillir les visiteurs et surveiller la ligne t\xc3\xa9l\xc3\xa9phonique de la r\xc3\xa9ception
• S\xe2\x80\x99assurer du suivi des certificats d\xe2\x80\x99assurance des locataires et entrepreneurs
• Soutenir les autres membres de l\'\xc3\xa9quipe selon les besoins

Quel type d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience est requis ?

Voici certains aspects que nous recherchons :

• D\xc3\xa9tenir au moins 2 ans d\'exp\xc3\xa9rience avec un logiciel de gestion immobili\xc3\xa8re
• Ma\xc3\xaetriser de mani\xc3\xa8re interm\xc3\xa9diaire \xc3\xa0 avanc\xc3\xa9e la Suite Microsoft Office, particuli\xc3\xa8rement Excel et Word ;
• Poss\xc3\xa9der de tr\xc3\xa8s bonnes comp\xc3\xa9tences interpersonnelles et de communication tant verbale et \xc3\xa9crite avec les clients et les locataires; et
• Avoir une grande capacit\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99organisation et de gestion du temps et \xc3\xaatre capable de mener plusieurs t\xc3\xa2ches \xc3\xa0 la fois

Un atout si vous avez de l\'exp\xc3\xa9rience dans les domaines suivants :

• Connaissance pratique de MRI et Nexus avec une compr\xc3\xa9hension de base en comptabilit\xc3\xa9 et de l\'interpr\xc3\xa9tation des baux et frais d\xe2\x80\x99exploitation.
• Connaissance des logiciels JDEdwards et Coupa est un atout.
• Exp\xc3\xa9rience dans le domaine immobilier et en comptabilit\xc3\xa9
• \xc3\x89tudes postsecondaires en comptabilit\xc3\xa9 ou en administration immobili\xc3\xa8re.

Qui sommes-nous?

Dream est l\'une des principales soci\xc3\xa9t\xc3\xa9s immobili\xc3\xa8res au Canada, avec plus de 24 milliards de dollars d\'actifs sous gestion dans cinq fiducies cot\xc3\xa9es \xc3\xa0 la Bourse de Toronto (\xc2\xab TSX \xc2\xbb) et de nombreux partenariats en Am\xc3\xa9rique du Nord et en Europe. Nous d\xc3\xa9veloppons, g\xc3\xa9rons et investissons dans des communaut\xc3\xa9s planifi\xc3\xa9es, des immeubles \xc3\xa0 revenus et l\'intensification urbaine, et d\xc3\xa9veloppons des terrains et des actifs r\xc3\xa9sidentiels dans l\'Ouest canadien. Nos employ\xc3\xa9s sont le c\xc5\x93ur et l\xe2\x80\x99\xc3\xa2me de la performance de notre entreprise, c\xe2\x80\x99est pourquoi nous somme ax\xc3\xa9s d\'accorder la priorit\xc3\xa9 aux ressources humaines.

Nous avons h\xc3\xa2te d\xe2\x80\x99apprendre \xc3\xa1 vous connaitre, mais veuillez noter qu\xe2\x80\x99en raison du volume \xc3\xa9lev\xc3\xa9 de candidatures, seuls les candidats qualifi\xc3\xa9s seront contact\xc3\xa9s.

Dream s\'engage en faveur de la diversit\xc3\xa9 sur le lieu de travail et propose des am\xc3\xa9nagements aux candidats handicap\xc3\xa9s tout au long de notre processus d\'embauche.

Dream