Job Description

Personal / Executive Assistant (French follows)

(Remote, with occasional in-person support in Westmount, Montreal)

Pay:

CA$20-25/hr

Hours:

Approx. 25h/week, flexible (core hours 9-3, Mon-Fri)

About the Role

I am the CEO of two companies -- a real estate coaching and community platform (Equity Builders Club) and a property management business (MyRoom Gestion Immobiliere). I'm also an active real estate investor. Over the next year, as I prepare for maternity leave, I am looking for a

Personal / Executive Assistant

to help manage my professional and personal responsibilities.

This is a unique opportunity to support a dynamic entrepreneur by ensuring both business and household operations run smoothly. The right candidate will be highly organized, tech-savvy, and comfortable balancing

business administration, event coordination, and personal assistance tasks

.

The role is mostly remote, but an office is available in Westmount. In-person attendance may be required 1-2 times per month, and you will need to attend 2 evening events per month.

Key ResponsibilitiesBusiness Support

Manage CEO's calendar, inbox, and scheduling. Coordinate events (venues, guest lists, catering, logistics). Attend and support monthly networking events (2 evenings/month). Liaise with subcontractors, suppliers, and service providers. Support the property manager with occasional admin tasks (document prep, filing, follow-ups). Assist with coordination of marketing, podcast, and publishing projects. CRM maintenance, client follow-up, and light community management.
Personal & Household Management

Manage household contractors (e.g., cleaners, handymen, service providers). Oversee scheduling of personal and family appointments. Handle errands that can be done remotely (ordering, bookings, reservations, etc.). Light personal event coordination (family gatherings, travel bookings).
Requirements

Bilingual (English + French) Strong tech skills (Google Workspace, CRM tools, communication platforms) Excellent organizational and communication abilities Prior experience as an executive assistant, personal assistant, or admin coordinator Comfortable working independently and managing multiple priorities
Conditions & Benefits

Part-time to full-time (30h/week) Pay: CA$20-25/hr depending on experience Flexible work schedule (with some core availability 9-3 Mon-Fri) Mostly remote; office available in Westmount if preferred Opportunity to grow with two entrepreneurial businesses
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Assistant(e) Personnel(le) / Executif(ve)

(Teletravail, avec presence occasionnelle a Westmount, Montreal)

Salaire :

20-25 $/h

Horaire :

~25 h/semaine, flexible (heures de base 9 h a 15 h, du lundi au vendredi)

A propos du poste

Je suis PDG de deux entreprises -- une plateforme de coaching et de communaute en investissement immobilier (Equity Builders Club) et une societe de gestion immobiliere (MyRoom Gestion Immobiliere). Je suis egalement une investisseuse active.

Au cours de la prochaine annee, dans le cadre de mon conge de maternite, je cherche un(e)

assistant(e) personnel(le) / executif(ve)

pour m'aider a gerer mes responsabilites professionnelles et personnelles.

Ce poste unique offre la possibilite de soutenir une entrepreneure dynamique en veillant au bon fonctionnement de ses activites d'affaires et de ses taches personnelles/quotidiennes. La personne ideale sera organisee, a l'aise avec les outils numeriques et capable de jongler entre

administration d'entreprise, coordination d'evenements et taches de soutien personnel

.

Le role s'effectue principalement en teletravail, avec possibilite d'utiliser un bureau a Westmount. Une presence en personne pourrait etre requise 1 a 2 fois par mois, ainsi que lors de 2 soirees d'evenements mensuels.

Responsabilites principalesSoutien aux affaires

Gerer l'agenda, la boite courriel et les rendez-vous de la PDG. Coordonner les evenements (reservation de salles, invites, logistique, traiteur). Assister et soutenir lors des evenements mensuels de reseautage (2 soirees/mois). Communiquer avec les sous-traitants, fournisseurs et prestataires de services. Soutenir le gestionnaire immobilier avec certaines taches administratives (preparation de documents, classement, suivis). Contribuer a la coordination des projets de marketing, du balado et des publications. Tenir a jour le CRM, faire le suivi aupres des clients et assurer une gestion legere de la communaute.
Gestion personnelle et domestique

Coordonner les prestataires de services menagers (menage, reparations, etc.). Planifier et gerer les rendez-vous personnels et familiaux. Effectuer des demarches a distance (commandes, reservations, organisation). Participer a l'organisation d'evenements personnels (voyages, rassemblements familiaux).
Exigences

Bilingue (anglais et francais) Excellentes competences numeriques (Google Workspace, outils CRM, plateformes de communication) Grandes habiletes organisationnelles et relationnelles Experience prealable comme assistant(e) executif(ve), personnel(le) ou coordonnateur(trice) administratif(ve) Autonomie et capacite a gerer plusieurs priorites
Conditions et avantages

Temps partiel a temps plein (30 h/semaine) Salaire : 20-25 $/h selon l'experience Horaire flexible (avec disponibilite de base de 9 h a 15 h, du lundi au vendredi) Principalement en teletravail; bureau disponible a Westmount si desire Occasion de progresser au sein de deux entreprises entrepreneuriales
Job Type: Part-time

Pay: $20.00-$25.00 per hour

Expected hours: 25 per week

Work Location: In person