Job Description

Position: Permanent
Position Type: Full time
Hours of work: 7:15 am to 3.45 pm (with one-hour unpaid lunch), Monday to Friday
Classification: A03
Location: Toronto Campus - 101 Mildenhall rd, Toronto, Ontario, M4N 1T7
Branch: La p'tite ecole (Age 2 - Grade 1)
Date: August, 2025

About the Position

Reporting to the Principal and/or their delegate, you will work closely with the Administrative Assistant and be responsible for a variety of administrative, organizational, and IT-related tasks, including:

Performing general reception duties, including welcoming visitors, answering phones, and monitoring and operating security doors; Ensuring the main entrance and reception area are well-organized and presentable (posters, bulletin boards, displays, flower arrangements, etc.); Promoting and supporting the use of the French language within the school environment; Managing student attendance using internal systems and updating records accordingly;
Maintaining and updating Ontario Student Records (OSR) in line with Ministry of Education guidelines;

Typing, editing, and formatting routine correspondence and documents;
Providing general clerical and administrative support to the Principal or delegate as needed; Overseeing the proper administration of First Aid, completing required documentation, and tracking health and safety incidents (e.g., lice program, contagious diseases, emergency drills); Communicating urgent facility or maintenance needs to caretakers/maintenance staff;
Supporting the management of school cell phones and monitoring photocopier use and supplies;
Supporting the organization of school events and field trips, including preparing materials, posters, invitations, and helping with logistics; Monitoring and tracking expense reports, class budgets, and supply inventories; Assisting with office calendars and scheduling for staff and parents;
Handling basic purchasing duties for the branch (supplies, tracking inventory, etc.);
Providing temporary coverage for support staff during breaks, including lunch periods, recess, and other absences; Contributing to the efficient functioning of the office by organizing files, maintaining records, and ensuring digital systems (Excel, Google Drive, etc.) are well-structured and up-to-date; Assisting with data entry and reports using software tools (Microsoft Excel, Google Workspace, etc.); Being available to work overtime during peak periods when necessary;
Demonstrating punctuality and reliability at all times;
Performing other administrative and organizational duties as assigned.

Who We Are Looking For

We seek candidates who embody our TFS values of integrity, discernment, respect, and engagement. The ideal candidate will have:

Excellent communication skills in both French and English (oral and written) Strong organizational skills and attention to detail, especially in handling digital files and spreadsheets Proficiency with tools such as Microsoft Word, Excel, Google Drive, and other office software (knowledge of FileMaker Pro or Veracross is an asset) Excellent interpersonal skills and the ability to build positive relationships within the school community
A warm, approachable attitude and comfort working around young children
Ability to multitask and adapt in a fast-paced environment Previous administrative experience in a school or similar setting High school diploma or equivalent required

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:A competitive compensation An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP from the first day of employment Generous vacation policy and additional paid time off A stimulating working environment Multiple professional development opportunities A rewarding career where you can make a difference


TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.



If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a resume here as soon as possible.

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Position: Permanent
Position Type: Temps plein
Hours of work: 7h15 a 15h45 (dont une heure de pause dejeuner non remuneree), lundi au vendredi
Classification: A03
Adresse: Campus de Toronto - 101 Mildenhall rd, Toronto, Ontario, M4N 1T7
Branch: La p'tite ecole (2 ans - CP)
Date: Aout, 2025

La position

Reportant au principal et a son/sa delegue-e, vous travaillerez en etroite collaboration avec l'assistant-e administratif-e et serez responsable d'un eventail de taches administratives, organisationnelles et informatiques, incluant :

Assurer l'accueil general : repondre au telephone, accueillir les visiteurs, surveiller et actionner les portes de securite ; Veiller a ce que l'entree principale et la reception soient bien organisees et accueillantes (affichage des posters, babillards, decoration florale, etc.) ; Promouvoir et soutenir l'usage du francais dans l'environnement scolaire ; Gerer l'assiduite des eleves a l'aide des systemes internes et mettre a jour les registres ; Mettre a jour et assurer le suivi des dossiers scolaires de l'Ontario (OSR) conformement aux directives du ministere de l'Education ;
Rediger, corriger et mettre en forme la correspondance et les documents administratifs ;
Offrir un soutien administratif et clerical a la direction ou a sa deleguee, selon les besoins ;
Superviser l'administration des premiers soins, remplir la documentation necessaire, et assurer le suivi des questions de sante (ex. : programme de lutte contre les poux, maladies contagieuses, exercices d'evacuation, etc.) ;
Communiquer rapidement les besoins urgents aux services d'entretien ou de conciergerie ; Gerer l'utilisation des telephones cellulaires de l'etablissement ; Suivre l'utilisation et l'entretien des photocopieurs ; Contribuer a l'organisation des sorties scolaires et evenements (preparation des documents, affiches, invitations, logistique, etc.) ; Effectuer le suivi des rapports de depenses, des budgets de classe et des stocks de fournitures ; Assister dans la gestion des calendriers du personnel et des parents ; Participer aux achats pour le campus et au suivi de l'inventaire ; Creer des supports visuels (affiches, invitations, programmes, etc.) ; Remplacer le personnel de soutien lors des pauses, des recreations et des periodes de repas ; Contribuer au bon fonctionnement administratif du bureau en organisant les dossiers, en tenant les registres a jour, et en maintenant une bonne organisation des fichiers numeriques (Excel, Google Drive, etc.) ; Effectuer des saisies de donnees et preparer des rapports a l'aide d'outils numeriques (Microsoft Excel, suite Google, etc.) ; Etre disponible pour faire des heures supplementaires lors des periodes de pointe ; La ponctualite est essentielle ; Accomplir toute autre tache administrative ou organisationnelle confiee.

Profil recherche

Nous recrutons des personnes qui incarnent les valeurs de TFS : integrite, discernement, respect et engagement. Le/la candidat(e) ideal(e) possede :

Une excellente maitrise du francais et de l'anglais (oral et ecrit) ; De solides competences organisationnelles et un grand souci du detail, notamment dans la gestion de fichiers et de tableurs numeriques ;
Une tres bonne maitrise des outils informatiques, notamment Microsoft Word, Excel, Google Drive, etc. (la connaissance de FileMaker Pro ou Maplewood est un atout) ;
D'excellentes aptitudes relationnelles et la capacite a etablir des liens positifs avec les membres de la communaute scolaire ; Une attitude chaleureuse et rassurante aupres des jeunes enfants ; La capacite a gerer les priorites dans un environnement dynamique et changeant ; Une experience prealable en administration, idealement en milieu scolaire ; Un diplome d'etudes secondaires ou l'equivalent.

Ce que nous offrons

TFS offre a ses employes un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont genereuses et competitives. Nous offrons :Une remuneration competitive Une assurance collective attrayante et la participation a un plan REER ou RREO des le premier jour d'emploi Une politique de vacances genereuse et des conges payes supplementaires Un environnement de travail stimulant De multiples possibilites de developpement professionnel Une carriere enrichissante ou vous pouvez faire la difference.


TFS encourage les candidatures des personnes issues des peuples autochtones, de celles dans une situation de handicap, des minorites visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identites de genre, et de toute autre personne possedant les competences et les connaissances necessaires pour s'engager de maniere productive aupres de diverses communautes.

Si vous avez besoin d'accommodement, veuillez-nous en informer a l'avance et nous travaillerons avec vous pour repondre a vos besoins. TFS s'engage a fournir des accommodements tout au long du processus de recrutement et de selection.

Les candidats interesses et qualifies doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici des que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.