Job Description

We seek a bilingual Office Coordinator to help manage daily operations and support our expanding team at

Axxonlab

, an environmental lab testing company. As the center of our operational hub, you'll ensure seamless coordination between office, lab, and field teams while assisting the President. Ideal candidates are organized, proactive, tech-savvy, and customer-focused, thriving in a fast-paced environment with diverse responsibilities. This role offers long-term growth in a dynamic company where your impact drives success.

Key Responsibilities

Phone and Client Communication

: Handle incoming calls professionally, schedule sampling appointments or drop-offs, and follow up to convert inquiries into bookings. Provide exceptional bilingual customer service.

Scheduling & Logistics

: Optimize daily technician routes across cities (Montreal, Ottawa, Edmonton, and more) to maximize efficiency and minimize costs. Arrange sample shipments from remote locations with labels and instructions; adjust schedules dynamically.

Team Management & HR

: Oversee workflows for analysts, admins, and technicians; manage schedules, track attendance (including remote punch-ins), and handle time-off requests without disrupting operations. Submit accurate payroll data to accounting.

Data Entry & Reporting

: Enter lab results into Microsoft Access, generate bilingual certificates, and verify accuracy at every step. Coordinate with analysts to meet deadlines and act as quality control.

Executive Assistance

: Support the President by managing operations, preparing reports/summaries, creating invoices, and sending them promptly to enable focus on growth.

Supply Management

: Track and order office, lab, and field supplies frugally; maintain inventory to avoid shortages or excess.

Client Reception

: Manage front desk for a welcoming experience; assist walk-ins with services and samples; keep area tidy and stocked.

Event & Meeting Coordination

: Prepare weekly meetings (clean room, tech setup, agendas, refreshments); organize team events like lunches, BBQs, and parties, handling logistics and budgets to boost morale.

Office Upkeep

: Maintain clean, safe facilities; schedule waste removal, enforce tidiness, and propose improvements within budget. Proactively resolve basic IT issues for the team (e.g., printers, video calls) or coordinate fixes; proficient in Microsoft Office, VoIP, and conferencing tools.

Customer Experience

: Follow up post-service for satisfaction and reviews; commit to excellence, occasionally extending hours for urgent needs to support company growth.

Qualifications & Skills

Education

: Bachelor's in science, literature, business, computer science, or related field for technical/reporting demands.

Language

: Bilingual (French & English) with strong written/verbal skills for client interactions and reports.

Experience

: 3+ years in administration, coordination, or executive support; lab/technical background a plus.

Skills

: Exceptional organization, multitasking, and time management; proficient in Microsoft Office, databases (e.g., Access), and tech tools; strong interpersonal, problem-solving, and detail-oriented abilities; adaptable with leadership initiative and ownership mindset.

Compensation & Benefits

Employment

: Full-time, permanent at Montreal HQ (8:30 AM-5:00 PM, Mon-Fri; some flexibility required).

Salary

: $25-$30/hour during 3-month probation; transitions to salaried based on performance/qualifications.

Growth

: Advance in responsibilities and leadership as we expand; includes training and mentorship.

Benefits

: Paid time off, health/dental plans; join a collaborative team in a mission-driven industry emphasizing integrity and innovation.

How to Apply?

Submit resume and bilingual cover letter (explaining interest and fit) via Indeed.
We look forward to your application!

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Coordonnateur(trice) de bureau (temps plein), Siege social de Montreal

Apercu du poste

Nous sommes a la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) de bureau bilingue pour gerer les operations quotidiennes et soutenir notre equipe en pleine croissance chez

Axxonlab

, un laboratoire specialise en analyses environnementales. Veritable pivot de notre fonctionnement, vous veillerez a la coordination fluide entre les equipes de bureau, de laboratoire et de terrain, tout en offrant un soutien direct au president. Nous recherchons une personne organisee, proactive, a l'aise avec la technologie, axee sur le service a la clientele et capable de performer dans un environnement dynamique avec des responsabilites variees. Ce poste offre des perspectives de carriere a long terme dans une entreprise en expansion ou votre contribution fait une reelle difference.

Responsabilites principales

Communications telephoniques et avec les clients

: Repondre aux appels entrants de facon professionnelle, fixer des rendez-vous pour des prelevements ou des depots d'echantillons, effectuer les suivis necessaires et transformer les demandes en reservations. Offrir un service a la clientele bilingue de haut niveau.

Planification et logistique

: Optimiser les itineraires quotidiens des techniciens dans plusieurs villes (Montreal, Ottawa, Edmonton, etc.) afin de maximiser l'efficacite et reduire les couts. Organiser l'expedition d'echantillons depuis des sites eloignes (etiquettes, instructions) et ajuster les horaires en temps reel au besoin.

Gestion d'equipe et soutien RH

: Encadrer les flux de travail des analystes, techniciens et employes administratifs. Gerer les horaires, suivre les presences (incluant les pointages a distance) et traiter les demandes de conges sans perturber les operations. Transmettre des donnees de paie exactes a la comptabilite.

Saisie de donnees et rapports

: Entrer les resultats de laboratoire dans Microsoft Access, generer des certificats bilingues et en assurer l'exactitude. Collaborer avec les analystes pour respecter les delais et agir comme point de controle qualite.

Soutien executif

: Assister le president dans la gestion des operations, la preparation de rapports et resumes, la facturation et l'envoi rapide des documents afin de lui permettre de se concentrer sur la croissance de l'entreprise.

Gestion des approvisionnements

: Suivre et commander les fournitures de bureau, de laboratoire et de terrain de facon economique. Maintenir l'inventaire pour eviter les ruptures ou les surplus.

Accueil des clients

: Gerer le comptoir d'accueil pour offrir une experience professionnelle et accueillante. Assister les visiteurs et clients pour les services ou depots d'echantillons. Maintenir un espace propre et bien organise.

Coordination d'evenements et de reunions

: Preparer les reunions hebdomadaires (salle, materiel technique, ordre du jour, rafraichissements). Organiser des activites d'equipe (diners, BBQ, fetes), incluant la logistique et le budget, afin de renforcer la cohesion.

Soutien technique de base

: Resoudre ou coordonner la resolution des problemes informatiques courants (ex. imprimantes, visioconferences). Maitriser Microsoft Office, les systemes VoIP et les outils de conference en ligne.

Entretien du bureau

: Maintenir des installations propres, securitaires et fonctionnelles. Planifier l'enlevement des dechets, appliquer les protocoles de proprete et proposer des ameliorations dans le respect du budget.

Experience client

: Effectuer des suivis apres service pour mesurer la satisfaction et encourager les avis positifs. S'engager envers l'excellence, incluant parfois des heures prolongees pour repondre aux besoins urgents et soutenir la croissance.

Qualifications et competences

Formation

: Baccalaureat en sciences, administration, informatique, litterature ou domaine connexe (utile pour la redaction et l'aspect technique).

Langues

: Bilingue (francais et anglais), avec excellentes habiletes orales et ecrites pour les communications clients et la production de rapports.

Experience

: Minimum 3 ans en administration, coordination ou soutien executif. Une experience en laboratoire ou dans un milieu technique est un atout.

Competences

: Excellente organisation, capacite a gerer plusieurs taches en parallele, rigueur dans la gestion du temps. Maitrise de Microsoft Office et des bases de donnees (ex. Access). Habiletes interpersonnelles developpees, sens de l'initiative, autonomie et souci du detail.

Remuneration et avantages

Statut d'emploi

: Temps plein et permanent, base au siege social de Montreal (horaire regulier de 8 h 30 a 17 h, du lundi au vendredi, avec une certaine flexibilite au besoin).

Salaire

: 25 $ a 30 $/h durant la periode de probation de 3 mois. Transition vers un salaire annuel selon la performance et les qualifications.

Developpement

: Possibilites d'evolution en responsabilites et en leadership au fur et a mesure de l'expansion. Formation et mentorat offerts.

Avantages

: Conges payes, regime de soins de sante et dentaires. Integrer une equipe collaborative dans un secteur en croissance, axe sur l'integrite et l'innovation.

Comment postuler ?

Soumettez votre CV ainsi qu'une lettre de motivation bilingue (expliquant votre interet et vos atouts) via Indeed. Nous avons hate de recevoir votre candidature.

Job Type: Full-time

Pay: $25.00-$30.00 per hour

Expected hours: 40 per week

Benefits:

Dental care Extended health care Life insurance On-site parking
Experience:

administration, coordination, or executive support: 3 years (preferred)
Language:

French (required) English (required)
Work Location: In person