Job Description

As the Office Coordinator, you will be the administrative backbone of our organization. You will play a key role in supervising support activities while collaborating with different departments to optimize processes and assist management in achieving strategic objectives. This position requires to be on site.
Key Responsibilities

• Lead and engage the administrative team: Supervise administrative assistants, monitor performance, provide coaching, and conduct evaluations and development meetings.
• Recruit and onboard: Participate in the selection, welcoming, and integration of new team members.
• Support the organization: Provide comprehensive administrative assistance to all departments and to the management of the clinical research site.
• Ensure efficient operations:
• Track and resolve requests related to facilities and administrative support.
• Review project budgets and approve invoices.
• Maintain project tracking tools and prepare performance reports (KPIs).
• Coordinate communications: Follow up on client communications and draft agendas and minutes for medical meetings.
• Collaborate with vendors: Manage relationships with external partners for facility maintenance.
• Contribute to continuous improvement: Participate in the development of new processes to enhance efficiency and service quality.

Our company:
OUR COMPANY
The work environment
At Indero, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities.
In this position, you will be eligible for the following perks:

• Flexible work schedule
• Permanent full-time position
• Company benefits package
• Ongoing learning and development

About Indero
Indero is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology and rheumatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Indero continues to grow and expand in North America and Europe.
Indero is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Indero will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.
Indero only accepts applicants who can legally work in Canada.
Description - Fr:
En tant que Coordonnateurtrice de bureau, vous serez le pilier administratif de notre organisation. Vous jouerez un role essentiel dans la supervision des activites de soutien, tout en collaborant avec differents departements pour optimiser les processus et soutenir la direction dans ses objectifs strategiques.
Vos principales responsabilites

• Encadrer et mobiliser l'equipe administrative : superviser les adjointes administratifs, assurer le suivi de la performance, offrir du coaching et animer les evaluations et rencontres de developpement.
• Recruter et integrer : participer a la selection, l'accueil et l'integration des nouveaux membres de l'equipe.
• Soutenir l'organisation : fournir un appui administratif complet a l'ensemble des departements et a la direction du site de recherche clinique.
• Assurer une gestion efficace des operations :
• Suivre et resoudre les demandes liees aux installations et au soutien administratif.
• Reviser les budgets de projet et approuver les factures.
• Maintenir les outils de suivi des projets et preparer les rapports de performance (KPIs).
• Coordonner les communications : assurer le suivi des echanges avec les clients et rediger les ordres du jour et proces-verbaux des reunions medicales.
• Collaborer avec les fournisseurs : gerer les relations avec les partenaires externes pour l'entretien des installations.
• Contribuer a l'amelioration continue : participer au developpement de nouveaux processus pour renforcer l'efficacite et la qualite du service.

Profil recherche:
Profil ideal
Vous etes reconnue pour votre organisation, votre sens de l'initiative et votre capacite a jongler avec plusieurs priorites? Voici ce que nous recherchons pour ce role cle au sein de notre unite de recherche clinique. Ce poste est a temps plein sur site.
Formation

• Diplome d'etudes secondaires, DEP ou toute formation equivalente.

Experience

• Minimum de 4 ans d'experience dans un poste administratif.
• Une experience dans l'industrie pharmaceutique ou au sein d'un CRO (Contract Research Organization) est un atout important.

Competences et qualites

• Maitrise intermediaire a avancee de la suite Microsoft Office (Word, Excel).
• Bilinguisme francais/anglais (oral et ecrit), essentiel pour communiquer avec nos partenaires et clients.
• Esprit analytique et curiosite intellectuelle, avec une capacite a apprendre rapidement.
• Leadership collaboratif : aimer travailler en equipe tout en etant autonome et capable de prendre des initiatives.
• Creativite et sens des solutions pour relever les defis du quotidien.
• Rigueur, integrite et sens des priorites, meme dans un environnement ou les projets evoluent rapidement.

Connaissance des bonnes pratiques cliniques (BPC/GCP) et des reglements applicables de Sante Canada et de la FDA (un atout majeur).
Notre entreprise:
L'environnement de travail
Chez Indero, vous travaillerez avec des collaborateurs competents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l'innovation, la fiabilite et la reactivite. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilites d'avancement interessantes.
En tant que Coordonnateur(trice) de bureau vous beneficierez des avantages suivants :

• ?Horaire de travail flexible
• Poste permanent a temps pleinGamme d'avantages sociaux (assurances medicales, dentaire, vision, regime de retraite, vacances, journees personnelles, clinique medicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activites sociales)
• Bureau a proximite du transport en commun (metro Saint-Laurent ou metro Sherbrooke)
• Formation et perfectionnement continu

A propos Indero
Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) specialisee en dermatologie. Depuis ses debuts en 2000, notre entreprise a taille humaine beneficie d'une solide reputation autant pour la qualite de la recherche effectuee que pour la qualite des soins offerts, depassant les attentes de ses clients. Base a Montreal, Indero continue aujourd'hui sa croissance en Amerique du Nord et en Europe.
Indero s'engage a assurer une approche equitable ainsi que des opportunites equivalentes pour tous les candidats. A ce titre, Indero fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, a travers toutes les etapes du processus de recrutement, si demande.
Indero accepte uniquement les candidats pouvant legalement travailler au Canada.
Brand name:
Indero
Ideal Profile
Are you known for your organizational skills, initiative, and ability to manage multiple priorities? Here's what we're looking for in this key role within our clinical research unit.
Education

• High school diploma, vocational training (DEP), or any equivalent education.

Experience

• Minimum of 4 years of experience in an administrative position.
• Experience in the pharmaceutical industry or within a CRO (Contract Research Organization) is a strong asset.

Skills and Qualities

• Intermediate to advanced proficiency with the Microsoft Office Suite (Word, Excel).
• Bilingual in French and English (spoken and written), essential for communicating with partners and clients.
• Analytical mindset and intellectual curiosity, with the ability to learn quickly.
• Collaborative leadership: enjoys working in a team while remaining autonomous and able to take initiative.
• Creative and solution-oriented, ready to tackle daily challenges effectively.
• Rigor, integrity, and strong prioritization skills, even in a fast-paced environment with evolving projects.

Knowledge of Good Clinical Practices (GCP) and applicable Health Canada and FDA regulations/guidelines is a significant asset.

Skills Required