Job Description

Job Title

Office Coordinator/Coordonnateur(trice) de bureau

Summary

Energetic and efficient front desk and office support person to work in operations for a commercial real estate services company within the Montreal Area. The candidate will work closely with the Operations Manager, Managing Principal and fee-earners (brokers) within the market to provide support and implement strategic initiatives.

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Nous recherchons une personne energique, organisee et professionnelle pour assurer le soutien a la reception ainsi qu'aux activites de bureau au sein des operations d'une entreprise de services immobiliers commerciaux dans la region de Montreal. Le ou la titulaire du poste travaillera en etroite collaboration avec le gestionnaire des operations, le directeur principal ainsi que les courtiers, afin de fournir un soutien administratif efficace et de contribuer a la mise en oeuvre d'initiatives strategiques.

Key responsibilities

Office Operations-

Provide administrative support duties for Market Leader, and/or other department leaders- + Enter expense reports
+ Complete routine/correspondence, enter data, print letters, print labels, create form letters, format documents, and input data
Support mail room operations (i.e., mail sorting, postage machine, fax and copy machines) Assist in planning and coordination of basic travel arrangements Organize and assist internal meetings and events as required Coordinate catering, conference room space, invitations, and other event planning activities as needed Ensure company policies are followed

Greet / Direct All Visitors

Manage front desk by providing building access (when required) and notifying the employees that client, vendor or job candidate has arrived Communicate with operations staff, brokers, and Market Leader regarding their availability Provide parking pass/validation per request

Vendor Management / Administration

Manage purchasing and maintenance of office supplies and office equipment (i.e., furniture, IT equipment, telephones, snack services, plants, etc.) by ordering through Workday, procurement, or outside vendor Enter all new local vendors into Workday and cleanse data, if required

Manage Phones

Answer and screen all incoming calls and relay messages for 2 offices Communicate general company information Communicate with operations staff, fee-earners, and Market Leader Handle calls with discretion per the request of the operations staff, fee-earners, and Managing Principal

Other Administrative Duties

Work with Operations Manager on business continuity issues Assistance with onboarding new employees Order business cards Document preparation (review, print, bind) Other duties as assigned

Reporting relationship- Role will report to the following:

Operations Manager

Metrics


Role will be evaluated on the following:

Management of costs to budget, keeping variances to a minimum Positive attitude Professionalism Efficiency and dependability Organization Customer service and people skills Timeliness and responsiveness to requests and conflict resolution

BACKGROUND AND EXPERIENCE-


Demonstrated experience should include:

College degree preferred Bilingual French/English, basic English-French translation skills an asset Very good written and oral communication skills in both languages A minimum of 2-4 years of administrative support experience Front desk experience a plus

Competencies

Ability to follow instructions and procedures Ability to deal and communicate effectively with all levels of staff and management Strong written and oral skills Strong Microsoft Office Suite skills, Workday knowledge an asset Knowledge of office administrative duties Good judgment, tact and discretion

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Responsabilites principales

Operations du bureau

Fournir un soutien administratif au leader du marche et/ou a d'autres responsables de departement Entrer les rapports de depenses Rediger la correspondance courante, saisir des donnees, imprimer des lettres et des etiquettes, creer des modeles de documents et mettre en forme des fichiers Soutenir les operations de la salle de courrier (ex. : tri du courrier, affranchisseuse, telecopieur, photocopieurs) Aider a la planification et a la coordination des deplacements de base Organiser et soutenir les reunions et evenements internes, au besoin Coordonner les services de traiteur, la reservation de salles de reunion, l'envoi d'invitations et autres activites liees a l'organisation d'evenements Veiller au respect des politiques de l'entreprise

Accueil des visiteurs

Gerer la reception en accordant l'acces a l'edifice (au besoin) et en avisant les employes de l'arrivee d'un client, fournisseur ou candidat Communiquer avec le personnel des operations, les courtiers et le leader du marche concernant leur disponibilite Fournir un laissez-passer ou une validation de stationnement sur demande

Gestion des fournisseurs et administration

Gerer l'approvisionnement et l'entretien des fournitures et equipements de bureau (mobilier, equipement informatique, telephones, services de collations, plantes, etc.), via Workday, les services d'approvisionnement ou des fournisseurs externes Saisir les nouveaux fournisseurs locaux dans Workday et nettoyer les donnees, au besoin

Gestion des appels

Repondre et filtrer tous les appels entrants pour deux bureaux et transmettre les messages Communiquer des informations generales sur l'entreprise Collaborer avec le personnel des operations, les courtiers et le leader du marche Traiter certains appels avec discretion, a la demande du personnel des operations, des courtiers ou du directeur principal

Autres taches administratives

Collaborer avec le gestionnaire des operations sur les questions de continuite des activites Aider a l'integration des nouveaux employes Commander des cartes professionnelles Preparer des documents (revision, impression, reliure) Effectuer toute autre tache connexe
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Superieur hierarchique

Le poste releve du

gestionnaire des operations

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Indicateurs de performance

Le role sera evalue selon :

La gestion des couts par rapport au budget, en limitant les ecarts au minimum Une attitude positive Le professionnalisme L'efficacite et la fiabilite L'organisation Le service a la clientele et les aptitudes relationnelles Le respect des delais et la reactivite aux demandes, ainsi que la resolution de conflits
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Formation et experience requises

Diplome collegial prefere Bilingue francais/anglais, avec competences de base en traduction un atout Excellentes competences en communication ecrite et orale dans les deux langues Minimum de 2 a 4 ans d'experience en soutien administratif Experience a la reception un atout
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Competences

Capacite a suivre des instructions et des procedures Capacite a interagir et communiquer efficacement avec tous les niveaux du personnel et de la direction Excellentes aptitudes de communication ecrite et orale Solides competences avec la suite Microsoft Office; connaissance de Workday un atout Bonne connaissance des taches administratives de bureau Bon jugement, tact et discretion



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