Job Description

Description & Requirements

Coordonnateur(trice) / Administrateur(trice) de bureau

Lieu : Montreal (Quebec)


Type: Permanent, temps plein (en presentiel)

L'equipe de Primero Ameriques est actuellement a la recherche d'un(e)

Coordonnateur(trice) / Administrateur(trice) de bureau.

Il s'agit d'une occasion unique de rejoindre une equipe talentueuse et de contribuer a la croissance et au succes de Primero. Fondee en Australie en 2011, Primero connait une croissance soutenue a Montreal depuis 2016. Nous avons elargi notre presence en Amerique du Nord avec l'ouverture d'un bureau a Houston en 2022, puis a Toronto en 2023.


En tant que

Coordonnateur(trice) / Administrateur(trice) de bureau

, vous jouerez un role cle dans le bon deroulement des operations du bureau. Vous agirez comme point de soutien central pour l'ensemble des equipes et serez responsable du fonctionnement quotidien du bureau ainsi que des services administratifs. Il s'agit d'un role polyvalent, allant de la coordination logistique au soutien administratif et financier. Ce poste exige de l'adaptabilite, de la debrouillardise et un fort sens du service afin de gerer efficacement de multiples priorites dans un environnement bilingue et dynamique.


Ce poste releve des Ressources humaines et entretient un lien fonctionnel (dotted line) avec les Finances.


Il s'agit d'un poste permanent a temps plein, base dans notre bureau de Montreal, en presentiel 5 jours par semaine, offrant un role varie et concret au sein d'un environnement collaboratif et dynamique.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Coordination du bureau

Veiller a ce que le bureau demeure propre, accueillant et bien approvisionne (cuisine, fournitures, epicerie, etc.) Coordonner avec les fournisseurs et/ou la gestion de l'immeuble pour les livraisons, l'entretien et les services generaux du bureau Offrir un soutien lors d'evenements ou de visites au bureau (preparation des salles de reunion, materiel, traiteur, etc.)

Soutien Administratif

Apporter un soutien a l'equipe Finance pour des taches telles que les comptes fournisseurs (AP), les comptes clients (AR), la reconciliation de factures et autres taches connexes Appuyer les activites de recrutement, notamment la preparation et la publication des affichages de postes, ainsi que la coordination des horaires d'entrevues. Contribuer au processus d'integration des nouveaux employes (preparer les cartes d'acces, trousses de bienvenue, etc.) Rediger, mettre en forme, reviser, finaliser et/ou traduire divers documents (Word, Excel, PowerPoint, PDF) tels que des infolettres, documents techniques, propositions, presentations, etc.

Soutien aux voyages

Creer et gerer les profils des employes dans la plateforme de gestion des voyages d'affaires (Melon) Offrir du soutien aux employes en les redirigeant vers le/la gestionnaire de voyages de Corporate Traveller au besoin et en renvoyant leurs acces/informations de connexion Assister avec les reservations de voyages corporatifs lorsque requis, notamment pour les invites ou des arrangements speciaux

Reunions et soutien a la relocalisation

Coordonner les reunions internes et externes (invitations calendrier, liens Teams, ordres du jour, comptes rendus) Appuyer l'equipe de direction pour la logistique des reunions et le suivi de l'horaire Organiser les logements corporatifs et/ou aider avec la reservation de vols lors de relocalisation du personnel Faciliter l'arrivee des employes relocalises en leur fournissant de l'information a l'avance, en preparant des essentiels de bienvenue (comme l'epicerie) et en veillant a une transition harmonieuse a Montreal

Soutien communication et marketing

Coordonner les articles promotionnels de Primero (approbations de design, commandes, inventaire, expeditions) Contribuer a certaines communications internes (memos, annonces, infolettres, etc.) Contribuer a la preparation du materiel pour les salons ou conferences (inscriptions, logistique, envois) Effectuer toute autre tache connexe ou assignee, selon les besoins

PROFIL RECHERCHE:

Experience en administration de bureau (3 a 5 ans et plus) Experience en coordination ou en soutien administratif aupres de plusieurs equipes Excellentes competences en communication orale et ecrite en francais et en anglais Maitrise avancee de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Capacite a interagir de facon professionnelle avec des fournisseurs et prestataires de services externes Competence demontree dans la redaction, la mise en forme et la revision de documents administratifs Diplome ou certificat en administration, communications ou domaine connexe (atout) Debrouillardise et adaptabilite dans un contexte a multiples priorites Fort sens de l'organisation et de la priorisation Grande attention aux details et rigueur dans l'execution des taches Esprit de collaboration et approche orientee service (veritable role de "service client interne") Proactivite et autonomie, tout en sachant quand consulter ou demander du soutien Capacite a gerer plusieurs demandes simultanement dans un environnement dynamique et bilingue Attitude positive, professionnelle et accueillante

Details du poste :

40h par semaine - en presentiel Les candidats doivent avoir l'autorisation legale de travailler au Canada Salaire competitif adapte a vos competences et a votre experience Assurance complete payee par Primero des le premier jour Regime de retraite avec contribution de l'employeur Jusqu'a 10 jours de conge de maladie payes par an Code vestimentaire decontracte et environnement professionnel amical, detendu et convivial Superbe ambiance de travail - conviviale, solidaire et collaborative Bureaux recemment renoves au coeur du centre-ville de Montreal, facilement accessibles en transport en commun Gym (acces gratuit) et terrasse sur place Cafe, the, fruits frais et collations offerts gratuitement tous les jours Horaire flexible - une certaine adaptabilite des heures pour favoriser l'equilibre travail-vie personnelle Comite social actif


Si vous aimez la variete dans vos journees, appreciez etre la personne-ressource en coulisses et etes fier(ere) de creer un milieu de travail bien organise et accueillant, nous aimerions vous rencontrer.


Envoyez votre demande a :

RH@primero.ca

Veuillez noter que seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactees.


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Office Coordinator / Administrator

Location: Montreal, QC


Type: Permanent Full-time (On-site)

Primero America's team is currently looking for an Office Coordinator / Administrator

This is a unique opportunity to join our talented team and be part of Primero's growth and success. Primero is an Australian-founded company, established in 2011 and growing consistently in Montreal since 2016. We expanded into Houston in 2022 and Toronto in 2023, strengthening our North American presence. We specialize in the design, procurement, and construction management of mineral processing plants.


As an

Office Administrator / Coordinator

you'll play a key role in keeping our office operations running smoothly. You will act as a central support point for all teams and be responsible for the daily smooth operation of the office and administrative services. This role is versatile, ranging from logistical coordination to administrative and financial support. It requires adaptability, resourcefulness, and a strong service mindset to effectively manage multiple priorities in a fast-paced, bilingual environment.


This position reports to Human Resources and has a functional (dotted-line) reporting relationship with Finance.


This is a permanent, full-time position based in our Montreal office, on-site 5 days per week, offering a varied and hands-on role within a collaborative and fast-paced environment.

KEY RESPONSIBILITIES

Office Coordination

Ensure the office remains tidy, welcoming, and well-stocked (kitchen, supplies, groceries, etc.) Coordinate with vendors and/or building management for deliveries, maintenance, and general office services Provide support during office events and visits (meeting room setup, materials, catering, etc.)

Administrative Support

Provide support to the Finance team with tasks such as accounts payable (AP), accounts receivable (AR), invoice reconciliation, and related duties. Assist with recruitment activities, including preparing and posting job advertisements, coordinating interview scheduled, etc. Support the onboarding process for new employees Draft, format, proofread, finalize, and/or translate various documents (Word, Excel, PowerPoint, PDF) such as newsletters, technical documents, proposals, presentations, etc.

Travel Support

Create and manage employee profiles in the corporate travel management platform Provide support to employees by redirecting them to the Travel Manager when needed and re-sending access/log-in information Assist with corporate travel bookings when required, particularly for guests or special arrangements

Meetings & Relocation Support

Coordinate internal and external meetings (calendar invites, Teams links, agendas, minutes) Support leadership team with meeting logistics and scheduling follow-ups Arrange corporate housing and/or assist with flight bookings during staff relocation Facilitate the arrival of relocated employees by providing information in advance, arranging welcome essentials, and ensuring a smooth transition to Montreal

Communication & Brand Support

Coordinate Primero promotional items (design approvals, orders, inventory, shipments) Contribute to certain internal communications (memos, announcements, newsletters, etc.) Assist with the preparation of materials for trade shows or conferences (registrations, logistics, shipments)


Pitch in on ad hoc tasks and administrative projects that help the team function effectively

Desired profile:

Experience in office administration (3-5 years or more) Experience in coordination or administrative support across multiple teams Excellent verbal and written communication skills in French and English Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Ability to interact professionally with external suppliers and service providers Proven ability to draft, format, and proofread administrative documents Diploma or certificate in administration, communications, or a related field (asset) Resourcefulness and adaptability in a context of multiple priorities Strong organizational and prioritization skills High attention to detail and rigor in task execution Collaborative mindset and service-oriented approach (true "internal customer service" role) Proactivity and autonomy, while knowing when to consult or ask for support Ability to handle multiple requests simultaneously in a dynamic, bilingual environment Positive, professional, and welcoming attitude

Position details:

40h per week - on site Applicants must have legal authorization to work in Canada Competitive salary tailored to your skills and experience Full insurance coverage paid by Primero from day one Retirement plan with employer matching Up to 10 Paid sick days per year Casual dress code and a laid-back, friendly and professional environment Modern offices in downtown Montreal, easily accessible by public transit On-site gym (free) and terrace Daily access to fresh fruit, coffee, tea, and snacks Flexible schedule - some adaptability in hours to support work-life balance Active social committee


If you love variety in your day, enjoy being the go-to person behind the scenes, and take pride in creating a well-organized, welcoming workplace -- we'd love to meet you.


Send your resume at

HR@primero.ca

Please note that only candidates selected for an interview will be contacted.

General information

Name
Coordonnateur(trice) de bureau / Office Coordinator
Ref #
1271574
Date
Monday, September 22, 2025
City
Montreal
State
Quebec
Country
Canada
Department
Office Administration
Business unit
Human Resources