Job Description

Voir la version francaise a la suite de la version en anglais

Office Operations Coordinator

Group:

Corporate Services and Sustainability (CSS) - Office Operations Unit

Reports to

: Office Manager, Corporate Services and Sustainability

Location:

WADA Headquarters, Montreal, Canada



Posting deadline: 11 July 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA's primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

Reporting to the Office Manager the Office Operations Coordinator will work closely with other CSS team members to ensure seamless office operations across all WADA offices globally. The Office Operations Coordinator is a key member of Health and Safety/First Aiders Team and is a requirement of their full-time presence at Montreal HQ;

This role is required to be present in the office on a full-time basis, there is no possibility for remote work.

KEY RESPONSIBILITIES

Coordinate and assign all CSS support requests via JIRA/ServiceNow; Respond to calls/queries, provide general information or redirect to appropriate staff; promptly action tickets related to access, lockers, etc; Ensure proper registration and access for employees and guests per WADA policy; notify relevant staff of arrivals, greet visitors, and issue badges; Verify desk check-ins and follow up as needed; assist with desk and meeting room reservations; Notify Office Manager of any security or emergency concerns; escalate to DCSS as required; Manage key and security card activation/deactivation, maintain records, and perform scheduled audits; inform IT of email distribution updates; Handle mail distribution, shipping (local/international), customs matters, and assist with packaging and delivery reception; Administer mobile phone pool, coordinate device requests, apply roaming packages, and reconcile usage with travel forms and invoices; Support meeting, event, and office visit logistics in coordination with other departments; Liaise with departments on guest announcements and coordinate display with IT; Oversee and escalate facility maintenance issues (e.g., HVAC, lighting, plumbing, security); Manage inventory and procurement of office, cleaning, and coffee station supplies; Process corporate gift requests and track inventory for CSS updates; Perform daily office opening routines and space checks for overnight issues; Monitor and maintain beverage areas on both floors; report concerns immediately; Serve as a key member of the First Aid/Evacuation Team (may administer aid, oxygen, AED); Update IT assets in BambooHR and manage employee acknowledgements; Support WADA community and charity events; coordinate employee life event gifts; Ensure timely updates to phone system for holiday and closure messages; Maintain a tidy and welcoming front desk and guest area; Assist with onboarding/offboarding and act as back-up to CSS Coordinator; Perform additional tasks or projects as assigned by the Office Manager or Director of Corporate Services and Sustainability.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

Minimum of two years' experience in a similar position; Excellent communication, interpersonal skills; Strong time-management skills required; Able to manage a varied workload and work under pressure efficiently; Proactive and resourceful; Professional, discreet and courteous; Experience with SharePoint and MS Office Suite, Excel in particular, required; Knowledge of financial systems (i.e. Concur and Microsoft Business Central) an asset; Ability to work in a fast-paced environment, multi-task, prioritize, and meet deadlines; Work effectively as a team member, sharing responsibility, providing support, and maintaining fluid communications. Ability to work independently. Ability to work with and establish strong working relationships and rapport with staff at all levels of the organization; May be required to lift, and transport loads of up to 10 kg; or push and pull heavier loads; First aid certification required (training will be provided); may be required to provide first aid, administer oxygen, and operate an AED; Availability and flexibility to work extended hours during peak periods; Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language. Additional languages are an asset; Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport; Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.

WHAT WE OFFER

Competitive Benefits Package.

Vision:

WADA's vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission:

WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us:

WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees - current and future - that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.



*

Coordonnateur des operations de bureau

Groupe:

Services corporatifs et developpement durable (SCDD) - Unite des operations de bureau

Superieur:

Responsable de bureau, Services corporatifs et developpement durable

Lieu:

Le Bureau principal de l'AMA, Montreal, Canada



Date limite de candidature: 11 juillet 2025

QUI SOMMES-NOUS

L'Agence mondiale antidopage (AMA) a ete creee en 1999 en tant qu'agence internationale independante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que regulateur de la lutte antidopage dans le monde, le role principal de l'AMA est de developper, d'harmoniser et de coordonner les regles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activites comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l'education ; les renseignements et enquetes ; le developpement des capacites antidopage ; et la supervision de la conformite au Programme mondial antidopage.

APERCU DU POSTE

Sous la responsabilite du responsable de bureau, le coordonnateur des operations de bureau travaillera en etroite collaboration avec d'autres membres de l'equipe SCDD afin d'assurer le bon deroulement des operations dans tous les bureaux de l'AMA a travers le monde. Le coordonnateur des operations de bureau est un membre cle de l'equipe de sante et securite/premiers secours et sa presence a temps plein au siege de Montreal est requise.

Le titulaire de ce poste doit etre present au bureau a temps plein, il n'y a pas de possibilite de teletravail.

LES RESPONSABILITES CLES

Coordonner et assigner toutes les demandes de soutien SCDD via JIRA/ServiceNow; Repondre aux appels et requetes, fournir des informations generales ou rediriger vers les personnes appropriees; traiter rapidement les billets lies a l'acces, aux casiers, etc; Veiller a l'enregistrement conforme des employes et visiteurs selon les politiques de l'AMA ; informer les collegues concernes des arrivees, accueillir les visiteurs et leur remettre un badge; Verifier la presence des employes via le systeme de reservation de bureaux et effectuer les suivis necessaires ; assister a la reservation de bureaux et de salles de reunion; Avertir immediatement le responsable de bureau en cas de probleme de securite ou d'urgence ; faire escalader au DSCDD si necessaire; Gerer l'activation/desactivation des cles et cartes d'acces, tenir les registres a jour et effectuer des audits reguliers ; informer le service informatique des mises a jour des listes de distribution; Gerer la distribution du courrier, les envois locaux/internationaux, les questions douanieres, et aider a l'emballage et la reception des livraisons; Administrer la flotte de telephones mobiles, coordonner les demandes (temporaires et permanentes), appliquer les forfaits d'itinerance, et concilier avec les formulaires de voyage et les factures; Soutenir la logistique des reunions, evenements et visites de bureaux en collaboration avec d'autres departements. Collaborer a la diffusion des annonces visiteurs sur les ecrans, en coordination avec les TI; Suivre et signaler les problemes de maintenance (dechets, eclairage, plomberie, securite, nettoyage, etc.); Gerer l'inventaire et l'approvisionnement en fournitures de bureau, d'entretien et de cafeteria; Preparer les demandes de cadeaux corporatifs et assurer le suivi de l'inventaire avec le coordonnateur SCDD; Effectuer l'ouverture quotidienne du bureau (allumer les lumieres, machines a cafe, remplir les frigos) et verifier les lieux pour tout probleme survenu durant la nuit ou la fin de semaine; Verifier plusieurs fois par jour les espaces boissons des 16e et 17e etages, nettoyer/entretenir au besoin, et signaler tout probleme; Membre actif de l'equipe de premiers soins et d'evacuation (peut etre amene a administrer les premiers soins, l'oxygene, ou utiliser un defibrillateur externe automatise); Mettre a jour les actifs informatiques dans BambooHR et recueillir les accuses de reception numeriques des employes; Soutenir l'organisation d'evenements internes (fetes, journees communautaires, activites caritatives, etc.); Mettre a jour les messages du systeme telephonique pour les conges feries et fermetures; Maintenir une reception propre, professionnelle et accueillante; Appuyer les activites d'integration et de depart des employes ; assurer un remplacement en l'absence du coordonnateur SCDD; Effectuer toute autre tache ou projet assigne par le responsable de bureau ou la directrice des services corporatifs et du developpement durable.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPETENCES

Minimum de deux ans d'experience dans un poste similaire; Excellentes competences en communication et en relations interpersonnelles; Solides competences en matiere de gestion du temps sont requises; Capacite a gerer une charge de travail variee et a travailler efficacement sous pression; Proactivite et debrouillardise; Professionnel, discret et courtois; Experience avec SharePoint et de la suite MS Office, en particulier avec Excel; Connaissance des systemes financiers (i.e. Concur et Microsoft Business Central) un atout; Capacite a travailler dans un environnement dynamique, a effectuer plusieurs taches a la fois, a etablir des priorites et a respecter les delais; Capacite a travailler efficacement en equipe, a partager les responsabilites, a fournir un soutien et a maintenir une communication fluide. Capacite a travailler de maniere autonome; Capacite a collaborer et a etablir de solides relations de travail et a etablir des rapports avec le personnel a tous les niveaux de l'organisation; Il peut etre necessaire de soulever et de transporter des charges allant jusqu'a 10 kg, ou de pousser et de tirer des charges plus lourdes; Certification en premiers secours requise (une formation sera offerte); peut etre necessaire de prodiguer les premiers secours, d'administrer de l'oxygene et de faire fonctionner un defibrillateur externe automatise; Disponibilite et flexibilite pour travailler des heures prolongees pendant les periodes de pointe; Excellentes competences orales et ecrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/francais) et tres bonne maitrise de l'autre langue officielle ; D'autres langues sont un atout; Correspond a la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d'equipe, esprit d'equipe et amour du sport); Aligne sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Integrite, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

Ensemble d'avantages sociaux competitifs.

Vision:

La vision de l'AMA est un monde ou tous les sportifs peuvent participent a des competitions dans un environnement sans dopage.

Mission:

La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

A propos de nous:

Le bureau principal de L'AMA est situe a Montreal, au Canada, et ses bureaux regionaux sont situes au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du president a Varsovie, Pologne. En decembre 2024, l'Agence emploie environ 180 employes et est representee par 56 nationalites. Nous apprecions la diversite de nos employes - actuels et futurs - qui, en tant qu'equipe mondiale, s'efforcent chaque jour de proteger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilise dans nos communications dans le seul but d'alleger le texte et il designe tous les genres. L'AMA croit au succes d'une organisation inclusive qui valorise la diversite au sein de son equipe. Tous les candidats qualifies seront pris en consideration pour ce poste de maniere equitable. L'AMA tient a remercier tous les candidats qui ont manifeste leur interet en postulant pour un poste. Toutefois, apres un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactes.