Job Description

Apercu du poste

: Administrateur de bureau/Office Administrator

Type d'emploi

: Permanent a temps plein, en personne

Lieu de travail

: Montreal, Quebec

Horaire de travail

: 8:00am-4:00pm EST, en moyenne 40 heures/semaine, Lundi-Vendredi

Remuneration

: $16.75/heure

Vue d'ensemble : personnalisation de l'efficacite et des operations organisationnelles

Sur une base quotidienne, vous serez le premier point de contact pour nos clients et notre personnel chez Insight Pest Solutions. Votre attitude energique, votre vision organisationnelle, et vos solides competences en matiere de resolution de problemes garantiront que toutes les solutions seront trouvees avec efficacite et personnalisation.En participant aux operations quotidiennes de plusieurs groupes d'emplois, vous demontrerez votre adaptabilite et vous vous familiariserez avec les politiques et procedures de l'entreprise.

Resume du poste - Responsabilites :

Assumer le role de liaison avec la ligne d'assistance technique de la succursale locale, en repondant aux demandes/questions des techniciens et en les dirigeant de maniere appropriee. Surveiller, suivre et accepter toutes les livraisons. Fournir l'acces au bureau ou a l'entrepot pour que les techniciens puissent recuperer les produits. Suivre et enregistrer les cheques et especes apportes par les techniciens et les representants commerciaux, en utilisant des formulaires de transfert de fonds et des rapports CRM pour documenter la collecte des paiements ; appliquer les montants collectes aux comptes clients ou retourner les paiements par cheque aux clients par courrier postal. Aider aux operations quotidiennes pour assurer le bon fonctionnement du bureau, comme effectuer des depots bancaires ou repondre aux questions des techniciens ou des representants commerciaux. Verifier et organiser le courrier deux fois par semaine. Scanner et envoyer les documents aux canaux appropries ; classer les documents physiquement et numeriquement pour les conserver ou les detruire si necessaire. Repondre aux avis Google pour assurer la satisfaction des clients et des retours positifs ; diriger tous les avis negatifs vers la succursale et le gestionnaire du service client concernes, et suivre tous les avis 5 etoiles. Maintenir un environnement de bureau propre et organise tout en veillant a ce que le bureau soit approvisionne, notamment en achetant des fournitures de bureau ou des produits alimentaires si necessaire. Remplir les listes de controle des clients ; verifier et telecharger ou mettre a jour les informations des clients. Surveiller et suivre les documents d'expedition recus pour l'inventaire. Reserver les examens des techniciens, suivre les dates d'examen, mettre a jour les dates de debut des nouveaux techniciens en fonction des resultats des examens et les aider a se preparer. Surveiller et verifier les heures et les kilometres des techniciens pour Azuga. Reprogrammer, gerer et organiser les itineraires de service quotidiens des techniciens, ajouter et retirer des clients ou modifier les itineraires en cas de maladie ou pour integrer des transmissions aux echelons superieurs du service a la clientele. Scanner quotidiennement les rapports des techniciens de la veille, apporter les modifications necessaires et planifier les rendez-vous de suivi demandes. Assister le departement du service client en gerant les appels telephoniques et la boite de reception des courriels du service general lorsque necessaire. Passer des appels sortants chaque matin aux nouveaux clients pour reprogrammer les premiers services, garantissant un service client rapide et attentif.

Qualifications/Exigences generales :

Bilingue en francais et en anglais, requis. Experience dans un environnement de bureau ou un poste administratif consideree comme un atout, mais non est requis, une formation etant prevue. Personnes motivees capables de travailler avec peu de supervision. Excellentes competences en communication orale et ecrite. Empathie et professionnalisme envers les clients. Solides competences organisationnelles et capacite a gerer plusieurs taches
simultanement.

Desir d'apprendre et de travailler en equipe. Maitrise orale et ecrite du bilinguisme est un atout mais n'est pas obligatoire. Formation et certification en premiers secours sont un atout. Acces a un ordinateur portable et/ou un ordinateur personnel. Acces a un vehicule personnel.

Insight Pest Solutions

est un employeur offrant l'egalite des chances et engage en*

faveur de la diversite et de l'inclusion. Si vous etes selectionne(e) pour participer au

processus de recrutement, veuillez informer les Ressources humaines de tout

amenagement dont vous pourriez avoir besoin. Notre equipe travaillera directement

avec vous afin de garantir que vous puissiez participer pleinement au processus.

Avantages :

Soins dentaires Assurance sante etendue Assurance-vie Stationnement sur place Conges payes Soins de la vue
Horaire :

Poste de 8 heures Quart de jour Du lundi au vendredi
Capacite a se deplacer/demenager :

Montreal, QC H4C 2N7 : possibilite de se deplacer de maniere fiable ou de planifier un demenagement avant de commencer le travail (obligatoire)
Education :

Diplome d'etudes secondaires (obligatoire)
Experience :

Reception : 1 an (obligatoire)
Experience administrative : 1 an (obligatoire)

Lieu de travail : En personne

Position Snapshot: Administrative Assistant

Job Type:

Permanent Full-Time, In-person

Job Location:

Montreal, Quebec

Work Schedule:

8:00am-4:00pm EST, averaging 40 hours/week, Monday-Friday

Compensation:

$16.75/hour CAD

The Big Picture: Customizing Organizational Efficiency and Operations

On a daily basis, you will be the first point of contact for our clients and staff at the Insight Pest Solutions branch. Your energetic attitude, organizational and strong problem solving skills will ensure that all solutions are met with efficiency and personalization. By assisting with day-to day operations across multiple job groups, you will showcase your adaptability and promote your knowledge of company policies and procedures.

Position Summary - Responsibilities:

Acting as local branch Technician Hotlineliaison; fielding technician requests/questions and directing them appropriately Monitoring, tracking, and accepting all deliveries Provide access to office/warehouse for technicians to collect product Tracking and recording cheques and cash brought in by technicians and sales representatives, using transfer of funds forms and CRM reports to document payment collection; applying amount collected to client accounts, or returning cheque payments to customers via lettermail Assisting with day-to-day operations to ensure the office is running smoothly, such as handling bank deposits, or any technician/sales rep inquiries that may arise Checking and organizing mail, twice a week Scanning and sending documents to appropriate channels; filing paperwork physically and digitally for record-keeping purposes, or shredding as required Responding to Google reviews to ensure customer satisfaction and positive feedback; directing all negative reviews to the appropriate branch and customer service manager and tracking all 5-star reviews Maintaining a clean and organized office environment while keeping the office stocked, shopping for office supplies or groceries when needed Completing customer checklists; verifying and uploading/updating client information Monitor and track shipment paperwork received for any inventory Booking technician exams, keeping track of exam dates, updating new technician
start dates based on exam results and assisting with study prep

Monitoring and verifying technician hours and kilometres for Azuga Rescheduling, managing, and organizing of technicians' daily service routes, adding and removing customers or moving routes as needed to assist with sick call-ins or fitting in customer escalations Scan previous day's technician reports daily, making edits as needed and booking
requested follow-up appointments

Assisting the customer service department by working the general customer service phone queue and email inbox as needed Making outbound calls to new customers each morning to reschedule initial services, ensuring prompt and attentive customer service

Qualifications/General Requirements:

Bilingual in French and English is required Experience working in an office setting or an administrative background is considered an asset but not required, as training will be provided Self motivated individuals who are able to work with little supervision Possesses excellent verbal and written communication skills Empathetic and professional towards customers Strong organizational skills and the ability to multitask Possesses an eagerness to learn and work in a team setting Bilingual oral and written communication is an asset but not required First-Aid training and certification is an asset Access to a personal laptop and/or computer Access to a personal vehicle

Insight Pest Solutions is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. If you are selected to participate in the recruitment process, please inform Human Resources of any accommodations you may require. Our team will directly work with you in an effort to ensure that you are able to fully participate in the process.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $22.00 per hour

Benefits:

Dental care Extended health care Life insurance On-site parking Paid time off Vision care
Schedule:

8 hour shift Day shift Monday to Friday
Education:

Secondary School (required)
Experience:

Front desk: 1 year (required) Administrative : 1 year (required)
Language:

French and English (required)
Licence/Certification:

G driver's license (preferred)
Work Location: In person

Expected start date: 2025-08-30