Job Description

Requisition ID:

389512

Position Number:

134-71190-T232-01

Posting End Date:

October 10, 2025

Employer:

Southern Health-Sante Sud

Site:

Centre medico-social De Salaberry District Health Centre

Union:

CUPE

Department/Unit:

Health Information Services

Work Location:

Centre medico-social De Salaberry District Health Centre

City:

St. Pierre-Jolys

Hiring Status:

Temporary

FTE:

1.0

Employment arrangement:

In Person

Daily hours worked:

7.75

Anticipated shift:

Days

Annual base hours:

2016

Anticipated Start Date - End Date:

ASAP- Indefinite Term

Reason for Term:

Other Leave

Salary

As per CUPE Collective Agreement





Find your rewarding career in a vibrant and diverse community within Southern Health-Sante Sud. Our organization is privileged to provide care for people at every point in their lives.





Partnering with our communities, we provide safe, accessible and sustainable people-centered health care. We are proud to work in collaboration with all our partners within and throughout our diverse region: seven First Nations Communities, Francophone, Metis, Mennonite and Hutterite communities as well as a growing number of immigrants from all over the world.





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Southern Health-Sante Sud team, who is rooted in what matters most.

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Trouvez une carriere enrichissante dans une communaute dynamique et diversifiee au sein de Southern Health-Sante Sud. Notre organisation a le privilege de fournir des soins aux personnes a chaque etape de leur vie.





En partenariat avec nos communautes, nous fournissons des soins de sante surs, accessibles et durables, axes sur les personnes. Nous sommes fiers de travailler en collaboration avec tous nos partenaires dans notre region diversifiee : sept des communautes des Premieres nations, des communautes francophones, metisses, mennonites et hutterites, ainsi qu'un nombre croissant d'immigrants du monde entier.





Faites partie de l'equipe de Southern Health-Sante Sud, qui s'enracine dans ce qui compte le plus. Joignez-vous a une region qui offre un style de vie sans pareil - une vie securitaire, paisible, belle et epanouissante pour vous et votre famille.

Position Overview

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Reporting to the Lead - Health Information Services or Manager Health Services, the Health Information Records Clerk is responsible for the management of an efficient admission/discharge/transfer (ADT) system. Performs record processing ensuring that organized health records are maintained and is accountable for the correct identification including filing of patient reports along with the maintenance of the health record deficiency system in accordance with regional standards. The Health Information Records Clerk provides facility support for retrieving health information, ensuring timely access, maintaining an up to date chart location and ensuring secure storage. Also provides general office administration support to the Health Information Services department while maintaining confidentiality in all matters relating to clients, staff and the organization. The incumbent works co-operatively in a matrix structure to support the functions of Health Information Services.


The incumbent exercises the appropriate level of initiative and independent judgment in determining work priorities, work methods to be employed and action to be taken on unusual matters. The position functions in a manner that is consistent with the mission, vision and values; and the policies of Southern Health-Sante Sud.

Apercu du poste:

Sous la responsabilite du Chef - Services d'information sur la sante ou du Gestionnaire Services de sante, le(la) Commis - Services d'information a la sante est charge de la gestion d'un systeme efficace d'admission, de sortie et de transfert (ADT). Il (elle) traite les dossiers en veillant a ce que les dossiers medicaux organises sont tenus et il(elle) est responsable de l'identification correcte et du classement des rapports des patients, ainsi que du maintien du systeme d'information sur les deficiences en matiere de sante conformement aux normes regionales. Le(la) commis apporte son soutien a l'etablissement pour la recuperation des informations sur la sante, l'acces rapide a ces informations, la mise a jour de l'emplacement des dossiers et le stockage securise. Il(elle) fournit egalement un soutien administratif general au departement de services d'information sur la sante, tout en preservant la confidentialite pour toutes les questions relatives aux clients, au personnel et a l'organisation. Le(la) titulaire travaille en cooperation dans une structure matricielle pour soutenir les fonctions des services d'information sur la sante.


Le ou la titulaire du poste beneficie d'un niveau d'initiative approprie et fait preuve d'un jugement independant pour determiner les priorites de travail, les methodes de travail a utiliser et les mesures a adopter pour traiter les questions inhabituelles. Les fonctions du poste sont exercees d'une maniere conforme a la vision, a la mission, aux valeurs et aux politiques de Southern Health-Sante Sud.

Experience

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Minimum one (1) year clerical experience in a health care setting.

Experience:

Minimum d'une (1) annee d'experience dans le domaine du travail de bureau.

Education (Degree/Diploma/Certificate)

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Grade 12 Education or equivalent. Completion of a Medical Office Assistant Program. Completion of a recognized Medical Terminology Course. Other suitable combinations and experience may be considered.

Formation (degre/diplome/certificat):

Diplome de 12e annee ou l'equivalent. Diplome d'un programme d'Assistant administratif en milieu medical. Cours Terminologie medicale requis. Combinaison equivalente d'experience pourra etre prise en consideration.

Certification/Licensure/Registration

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Not Applicable

Certification/permis d'exercice/enregistrement:

Non Applicable

Qualifications and Skills

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Proficiency of both official languages is essential (English/French). Demonstrated knowledge of electronic health records. Knowledge of the Personal Health Information Act (PHIA) and other healthcare related legislation. Proficiency in Microsoft Office applications and Email/Outlook. Accurate keyboarding/typing skills, with minimum 40 wpm. Demonstrated ability to provide a high level of attention to detail and accuracy. Demonstrated ability to work in a fast paced and changing environment. Demonstrated approachable and welcoming demeanor. Demonstrated written and oral communication skills. Demonstrated organizational, decision making and problem-solving skills. Demonstrated ability to display independent judgment. Demonstrated ability to prioritize in a changing environment. Demonstrated ability to build and maintain professional working relationships. Demonstrated ability to work in a team as well as independently. Given the cultural diversity of our region, the ability to respect and promote a culturally diverse population is required. Demonstrated ability to respect confidentiality including paper, electronic formats and other mediums. Good work and attendance record.

Qualifications et competences:

Competences dans les deux langues officielles (francais et anglais) est essentielle. Connaissance demontree des dossiers medicaux electroniques. Connaissance de la loi sur les informations medicales personnelles (PHIA) et d'autres legislations relatives aux soins de sante. Maitrise des applications Microsoft Office et de la messagerie electronique/Outlook. Competences en matiere de saisie et de dactylographie, avec un minimum de 40 mots par minute. Capacite averee a accorder une grande attention aux details et a la precision. Capacite averee a travailler dans un environnement en constante evolution. Comportement avenant et accueillant. Competences averees en matiere de communication ecrite et orale. Competences averees en matiere d'organisation, de prise de decision et de resolution de problemes. Capacite averee a faire preuve d'un jugement independant. Capacite averee a etablir des priorites dans un environnement changeant. Capacite averee a etablir et a maintenir des relations de travail professionnelles. Capacite averee a travailler en equipe et de maniere independante. Capacite requise a respecter et a promouvoir une population culturellement diversifiee etant donne la diversite culturelle de notre region. Capacite demontree a respecter la confidentialite de l'information, qu'elle soit dans des documents papier, electroniques ou sous toutes autres formes. Bons antecedents de travail et d'assiduite.

Physical Requirements

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Health and physical ability to perform routine filing (i.e. lifting, stretching, bending, walking while carrying multiple files). No hazardous or significantly unpleasant conditions. May work occasionally evenings and weekends as necessary. May be required to travel to other regional facilities if required by the duties of the position.

Exigences physiques:

Sante et capacite physique a effectuer des operations de classement de routine (c'est-a-dire, soulever, s'etirer, se pencher, marcher tout en transportant plusieurs dossiers). Pas de conditions dangereuses ou significativement desagreables. Possibilites de travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine, selon les besoins. Possibilites d'avoir a se rendre dans d'autres etablissements regionaux si les fonctions du poste l'exigent.

This term position may end earlier as outlined in your collective agreement.

Applicants may request reasonable accommodation related to the materials or activities used throughout the selection process.





Consistent with the French Language Services Policy of the Government of Manitoba and Southern Health-Sante Sud's FLS Policy, we are committed to offering services in English and French in designated program/service areas serving French-speaking communities within Southern Health-Sante Sud. If no candidates satisfy the bilingual qualification, candidates meeting all other qualifications may be considered for this position.





Southern Health-Sante Sud, in partnership with the Indigenous community, is committed to increasing the representation of Indigenous people within all levels of our workforce. Indigenous applicants are encouraged to apply and to voluntarily self-identify as being of Indigenous descent in their cover letter/application.





Completes and maintains Satisfactory Criminal Record Check, Vulnerable Sector Search, Adult Abuse Registry Check and Child Abuse Registry Check. The successful candidate will be responsible for any service charges incurred.





Please include three work-related references with your job application from persons who are not related to you but have direct knowledge of your current and past work performance.





Please be advised that job competitions for union represented positions may be grieved by internal represented applicants. Should a selection grievance be filed, information from the competition file may be provided to the grievor's representative. Personal information irrelevant to the grievance and other information protected under legislation will be redacted.

Ce poste a duree determinee peut prendre fin plus tot, comme le prevoit votre convention collective.

Les candidats peuvent demander des amenagements raisonnables en ce qui concerne le materiel ou les activites utilises tout au long du processus de selection.





Southern Health-Sante Sud, en partenariat avec la communaute autochtone, s'est engage a mieux representer la population autochtone a tous les niveaux au sein de son personnel. Southern Health-Sante Sud encourage les Autochtones interesses a presenter une demande d'emploi et a declarer volontairement leur ascendance dans leur demande ou leur lettre d'envoi.





Complete et maintien une verification de casier judiciaire, verification des antecedents - personnes vulnerables (VAPV), registre des mauvais traitements infliges aux adultes et registre de l'enfance maltraitee satisfaisants. Le candidat ou la candidate choisi(e) assumera les couts associes.





Conformement a sa politique, Southern Health-Sante Sud exige comme condition d'emploi que tous les travailleurs de la sante soient vaccines.





Veuillez joindre a votre demande d'emploi 3 references professionnelles provenant de personnes sans lien de parente avec vous, mais qui ont une connaissance directe de votre rendement au travail actuel et passe.





En vertu des politiques sur les services en langue francaise du gouvernement du Manitoba et de Southern Health-Sante Sud, nous sommes engages a l'offre et a la livraison de nos services de sante en francais et en anglais dans les etablissements et programmes designes bilingues qui servent les communautes ou la population d'expression francaise est concentree. Si aucun candidat ne repond aux exigences du bilinguisme, les candidats repondants a toutes les autres exigences du poste pourraient y etre consideres.





Veuillez noter que les concours pour des postes representes par un syndicat peuvent faire l'objet d'un grief de la part de candidats representes a l'interne. Si un grief de selection est depose, les informations contenues dans le dossier du concours peuvent etre communiquees au representant du plaignant. Les informations personnelles non pertinentes au grief et les autres informations protegees par la legislation seront retirees.