Job Description

Category

Data Analysis

City

Ottawa, Toronto, Ontario, Canada

Senior Coordinator, Digital Solutions




Who we are

We are an organization comprised of industry thought leaders who are passionate about health data and want to make a difference in the health care field. We are an independent, not-for-profit organization and together with our partners we provide essential information on Canada's health systems, enabling decisions that lead to healthier Canadians. As a valued member of the CIHI team, you and your work will have a pivotal role in the evolution of Canada's health care systems.


CIHI is recognized as an exceptional place to work that embraces diversity, respect, integrity, collaboration and innovation. Learn about our Equity, Diversity and Inclusion Strategy and the work being done to create a more inclusive and welcoming organization by focusing on how we learn, govern and practise.


At CIHI, we recognize what matters to our employees. Some of the benefits of working at CIHI include

HOOPP Pension Plan (Defined Benefits Pension) Retirement Planning Program Generous vacation days for permanent and long-term contracts Work-life balance Career Planning Program Learning and Professional Development Program Flexible benefits program from your first day on the job for permanent and long-term contracts






Why is this role important?

The Senior Coordinator, is responsible for providing planning and execution support for key projects that are underway within the Digital Solutions Branch. The role will work across the two departments in the Branch, supporting both the Digital Solutions Operations team and the "Hub" program of work on initiatives that require dedicated oversight and coordination across the team.



Key responsibilities include supporting the governance committees for the Hub Program and helping with coordination and implementation of program-wide change management activities (ex. All-staff Showcases, Divisional rounds, etc). In addition, the Senior Coordinator will be responsible for working with the department leadership to prepare presentations and write supporting documentation.




What you'll do

1. Hub Governance: Responsible for ensuring the Hub Advisory and Steering Committees are well planned and organized. This includes development of the agenda and materials, team coordination to ensure timely preparation and distribution, completion of internal review processes, and creating meeting summaries and tracking action items.

2. Special Projects: Working with Digital Solutions and Hub Program Leads/Consultants and Managers, the Senior Coordinator will assist on special projects to ensure activities are well organized and delivered on time. This can involve:

a) Development of Project Management plans, including developing Gantt Charts, and communication/dissemination documentation;

b) Development of regular status tracking against these projects to allow for Leadership oversight of the implementation plans for corporate projects;

c) Identifying resource requirements and monitoring project risks;

d) Liaising with members across the organization (e.g. analytical, IT teams) in development of documentation and plans for each project;

3. Change Management Support: Working with the Change Management lead to coordinate, prepare and deliver internal Hub information and engagement sessions, including periodic all-staff Showcases, manager sessions, other education and staff engagement activities. This may also include coordinating program lessons learned, developing user support processes, tracking project benefits, etc.

4. Supports development of Hub Program deliverables, including providing regular updates to departmental and program workplans.

5. Provides input and support to the Director in the development of Branch operational plans, corresponding resource allocations and reports for quarterly reporting.

6. Responsible for preparing, on an ad-hoc basis, communications and related presentations, including briefing notes, web content and communication information products for the Director or Managers.

7. Coordinates the regular submission of project status reports and other corporate reports to the Program Management Office.




What you'll bring to the table

- Undergraduate degree in health information, health policy, or health care field, or equivalent education/experience.


- Minimum 3 to 5 years of project coordination or project management experience.


- Knowledge and experience with Business Intelligence tools in the Healthcare sector.


- Demonstrated project management experience, including production of project Gantts and experience in coordinating multiple projects.


- Formal training in Project Management from PMI or similar is an asset.


- Experience with change management, product management and iterative delivery are an asset.


- Strong writing skills, with demonstrated ability to synthesize information and produce summary material.


- Demonstrates ability to handle multiple project priorities at once and reprioritize work as priorities change.


- Experience in use of Microsoft Office applications, such as Word, Project, PowerPoint, Teams, and SharePoint. Experience in use of JIRA is an asset.


- Strong verbal communication, interpersonal, negotiating, and facilitation skills.


- Fluency in English is required, bilingualism in both official languages is an asset.




Closing Statement

To find out more about this role and other exciting opportunities visit our website at www.cihi.ca and check out our 'Careers' section.


We thank all those who apply, however, only candidates selected for an interview will be contacted.

As part of CIHI's applicant screening process, we complete a comprehensive pre-employment background check for all potential hires. This includes a criminal record check, credit report, social media, and education verification.







Employment Equity

At CIHI we are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. Part of this commitment includes arranging accommodations to ensure an equitable opportunity to participate in the recruitment and selection process. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.











Coordonnateur principal, Solutions numeriques




L'ICIS

L'ICIS regroupe des leaders d'opinion passionnes par les donnees qui veulent apporter leur contribution au milieu de la sante. A titre d'organisme autonome sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires au partage d'informations essentielles sur les systemes de sante du Canada pour eclairer les decisions au profit de la sante des Canadiens. A titre d'employe de l'ICIS, vous jouerez un role determinant dans l'evolution du systeme de sante canadien.


L'ICIS offre un milieu de travail exceptionnel ou diversite, respect, integrite, collaboration et innovation sont valorises. Consultez notre strategie sur l'equite, la diversite et l'inclusion qui decrit les efforts que nous deployons pour creer un environnement plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.


L'ICIS, sachant ce qui importe a ses employes, offre une gamme d'avantages, , notamment :


L'adhesion au regime de retraite HOOPP (a prestations determinees) Un programme de planification de la retraite Un regime de vacances genereux pour les employes permanents ou contractuels a long terme Un equilibre travail-vie personnelle Un programme de planification de carriere Un programme d'apprentissage et de perfectionnement professionnel Un regime d'avantages sociaux flexible des le premier jour de travail pour les employes permanents ou contractuels a long terme






Pourquoi ce role est-il important ?

Le coordonnateur principal est charge d'offrir un soutien a la planification et a l'execution des principaux projets en cours de la Direction des solutions numeriques. Il travaille au sein des deux Divisions de la Direction, appuyant l'equipe Solutions numeriques ? Operations ainsi que le programme de travail et l'equipe du Carrefour dans le cadre d'initiatives qui necessitent une supervision et une coordination partagees.



Ses principales responsabilites comprennent le soutien aux comites de gouvernance pour le programme du Carrefour et la mise en oeuvre d'activites de gestion du changement a l'echelle du programme (p. ex. presentations pour l'ensemble du personnel, tournees sectorielles). Par ailleurs, le coordonnateur principal collabore avec l'equipe de direction des divisions afin de preparer des presentations et de rediger des documents d'accompagnement.




Quelles seront vos responsabilites ?

1. Gouvernance du Carrefour : veiller a ce que les comites directeurs et consultatifs en lien avec le Carrefour soient adequatement planifies et organises. Pour ce faire, preparer les ordres du jour et les documents connexes, effectuer la coordination de l'equipe dans le but d'assurer la preparation et la distribution dans les delais prevus, realiser des examens internes, rediger les comptes rendus de reunion et assurer un suivi des mesures a prendre.

2. Projets speciaux : en collaboration avec les responsables, conseillers et gestionnaires de la Direction des solutions numeriques et du programme du Carrefour, le coordonnateur principal apporte son soutien dans le cadre des projets speciaux afin que les activites soient bien organisees et executees a temps, ce qui peut comprendre les taches suivantes :


a) Elaborer des plans de gestion de projets, notamment des graphiques Gantt, ainsi que de la documentation aux fins de communication et de diffusion.


b) Effectuer un suivi regulier de l'etat d'avancement de ces projets pour permettre a la direction de superviser les plans de mise en oeuvre des projets de l'organisme.

c) Determiner les exigences en matiere de ressources et surveiller les risques associes au projet.

d) Assurer la liaison avec les membres a l'echelle de l'organisme (p. ex. les equipes analytiques et des TI) pour l'elaboration de la documentation et des plans de chaque projet.


3. Soutien a la gestion du changement : en collaboration avec le chef de la gestion du changement, coordonner et preparer le materiel et offrir au personnel interne des seances d'information et de discussion en lien avec le Carrefour, notamment des presentations periodiques a l'ensemble du personnel, des seances avec les gestionnaires ainsi que d'autres activites de formation et d'engagement du personnel. Le coordonnateur principal peut aussi etre appele a repertorier les lecons apprises dans le cadre du programme, a elaborer des processus de soutien a l'utilisateur, a assurer le suivi des retombees du projet, etc.

4. Appuyer l'elaboration des livrables en lien avec le programme du Carrefour, y compris les mises a jour regulieres des plans de travail des divisions et du programme.

5. Fournir retour et soutien au directeur pour ce qui est de l'elaboration de plans operationnels de la Direction, des affectations de ressources correspondantes et des rapports trimestriels.

6. Preparer, a l'occasion, des communications et des presentations connexes, ce qui comprend des notes d'information, du contenu Web et des produits de communication pour le directeur ou les gestionnaires.

7. Coordonner la soumission reguliere des rapports d'etape de projet et d'autres rapports de l'organisme a l'intention du Bureau de gestion de projets.




Que mettriez-vous a profit ?


- Baccalaureat en information sur la sante, en politiques de la sante ou dans un domaine relatif a la sante, ou combinaison equivalente de formation et d'experience.


- Minimum de 3 a 5 ans d'experience de la coordination ou de la gestion de projets.


- Connaissance et experience de l'utilisation des outils d'exploitation de donnees dans le secteur de la sante.


- Experience confirmee de la gestion de projets (y compris la production de graphiques Gantt) et de la coordination de projets multiples.


- Formation structuree en gestion de projets du Project Management Institute ou formation similaire, un atout.


- Experience de la gestion du changement, de la gestion de produits et de la livraison iterative, un atout.


- Excellentes aptitudes pour la redaction, et capacite manifeste a synthetiser l'information et a preparer des documents de synthese.


- Capacite a gerer plusieurs projets prioritaires a la fois et a modifier l'ordre des priorites au fil de leur evolution.


- Experience de l'utilisation des applications de Microsoft Office, y compris Word, Project, PowerPoint, Teams et SharePoint. Experience de l'utilisation de JIRA, un atout.


- Entregent et excellentes aptitudes pour la communication verbale, la negociation et l'animation.


- Maitrise de l'anglais essentielle; maitrise du francais, un atout.




Declaration

Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilites, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrieres.


Nous remercions tous les postulants, mais nous ne communiquerons qu'avec les candidats retenus.

L'utilisation dans le present document de la forme masculine ou feminine, selon le contexte, a pour seul but d'alleger le texte.







Equite en emploi

L'ICIS veille a offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible, notamment en prenant les mesures d'adaptation necessaires a une participation equitable aux processus de recrutement et de selection. Par consequent, si vous avez des besoins speciaux, nous nous efforcerons d'y repondre.

Skills

Reference

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