Job Description

Situee au coeur du Quartier Latin, la Clinique medicale Femina poursuit la mission d'accompagner les femmes dans leur autonomie reproductive et de leur donner du pouvoir dans leurs choix et ce depuis 35 ans.

Notre mission est donc de favoriser l'acces aux interruptions de grossesse et a la contraception (consultation medicale, pose et retrait de sterilets et d'implants contraceptifs, vasectomie).

Nous partageons des valeurs communes, soit l'empathie, la collaboration, le plaisir, l'honnetete, la ponctualite et le respect.

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Nous sommes aujourd'hui a la recherche d'une?personne polyvalente pouvant soutenir la direction et mener les operations administratives (comptabilite, RH, fournisseurs et immobilisation) et clericales (service client, secretariat) en assurant la constance dans l'execution des processus afin de contribuer a l'excellence de nos services.

Roles et fonctions generales :

Les priorites du role tournent autour de quatre axes, soit le rendement operationnel et comptabilite, l'experience employees et medecins, l'experience client et la gestion des installations.

Rendement operationnel

La ou le gestionnaire des operations et du service client gere, optimise et supervise les operations de l'equipe administrative et de la clinique.

Cela implique :

De bien cerner les differents processus clericaux, administratifs et la trajectoire patient(e) afin d'identifier et de combler les lacunes d'execution et identifier les occasions d'apporter des ameliorations. De suivre et de produire des statistiques par rapport aux services afin d'adapter notre offre. D'assurer la gestion efficace de la comptabilite interne et evaluer les sources d'optimisation: Gerer le cycle comptable complet : comptes a recevoir, comptes a payer, conciliations bancaires, paie, taxes de vente (TPS/TVQ), DAS et CNESST Effectuer les ecritures de cloture de periode et les ajustements comptables necessaires Assurer le suivi des comptes a recevoir, des depots bancaires et des subventions (ex. CIUSSS) Assurer le suivi des obligations fiscales et la preparation des documents requis pour les impots Preparer le dossier de fin d'annee pour la firme comptable externe Produire les etats financiers internes (intermediaires) et les transmettre au comite de direction selon les echeances etablies Participer a l'analyse des donnees financieres : reperer les ecarts, tendances ou anomalies.
Experience employe(e)s et medecins

La ou le gestionnaire des operations et du service client devra, par son leadership et son expertise, etre une reference et une influence positive pour les employe(e)s et les medecins en termes de processus RH, de gestion d'horaires et de formation.

Cela implique :

De gerer les processus d'embauche de l'equipe clericale, l'accueil, la formation et l'integration ainsi que l'evaluation de la performance. D'etre responsable du dossier remuneration et avantages sociaux des employees (paie, vacances, maladies, REER, releve d'emploi, CNESST). Produire l'horaire du personnel clerical et assurer le suivi de l'assiduite. Mener des initiatives pour solliciter l'engagement des employes de l'equipe administrative en collaboration avec la direction. Assurer un suivi serre de l'horaire dans le DME afin qu'il soit inscrit de facon hebdomadaire, qu'il concorde avec l'horaire produit et qu'il soit rempli Etre une reference pour les employe(e)s et les medecins par rapport au DME
Experience client(e)s et partenaires

La ou le gestionnaire des operations et du service client a a coeur la satisfaction des patient(e)s et des partenaires/fournisseurs et veille a mettre les elements en place pour y repondre.

Cela implique :

D'evaluer la qualite du service a la clientele et implanter des mesures d'amelioration. Examiner les plaintes et les incidents et se referer aux ressources appropriees pour resoudre la situation. Gerer les communications internes et externes de la clinique.
Gestion des installations

La ou le gestionnaire des operations et du service client collabore avec la direction et les partenaires externes pour repondre et apprehender les besoins de la clinique

Cela concerne notamment :

Les besoins informatiques (parc informatique, telephonie, Internet, systeme d'alarme, site Internet). Les besoins d'entretien et de maintenance des locaux et du mobilier.
Le titulaire du poste doit aussi etre en mesure d'executer toute autre tache connexe compatible avec la fonction.

Competences et attitudes :

Leadership inspirant, inclusif et rassembleur Bonnes capacites de travail d'equipe, de collaboration et capacite d'ecoute Organisation et bon sens des priorites Bonne capacite d'adaptation et fortes habiletes en gestion de changements Capacite a faire face a de nouveaux defis, bonne capacite d'apprentissage Aptitudes a faire preuve d'initiative, de jugement, de resolution de problemes et de prise de decision Bonnes competences de communication : claire et empathique Travailler avec rigueur et precision, faire attention aux details et respecter les procedures et les echeances Interet dans la formation continue, a se tenir a jour et a maintenir un niveau d'expertise qui fait de cette personne une reference. Professionnalisme exemplaire
Exigences academiques

Detenir un diplome d'etudes collegiales ou universitaires en administration, ET Incluant formation en comptabilite ET Experience dans le domaine medical OU Forte combinaison de diplomation et d'experience compatible
Connaissances et experience

Experience dans le domaine de la sante (minimum 3-5 ans) Connaissance d'un dossier medical electronique (DME) (MYLE un atout) Connaissance et maitrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel) Connaissance logiciel comptable (Sage 50 un atout) Connaissance de la plateforme Employeur D (un atout) Connaissance de Wordpress (un atout) Maitrise de la langue francaise et anglaise (oral et ecrit), 3e langue un atout
Conditions

Salaire concurrentiel Poste a temps complet : 5 jours/semaine Du lundi au vendredi, de jour (horaire variable entre 8h et 16h45) et selon les besoins Journees maladies Vacances selon anciennete Contribution REER par employeur Periode de probation de trois mois
Vous pouvez nous transmettre votre CV a feminagestion@gmail.com.

Les entrevues se tiendront des que possible. Veuillez nous partager vos disponibilites.

Des references seront demandees.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Formation:

DEC (Souhaite)
Experience:

Service a la clientele: 1an (Souhaite)
Langue:

Anglais (Souhaite)
Lieu du poste : En presentiel