Job Description

:

The Facilities Coordinator provides administrative support and leads the department accounting activities. The candidate chosen will be in a technological work environment and will report to the Facilities Manager.

What your day will look like:

• Monitoring of the bill payment process consisting in the creation of new suppliers, purchase requisitions and purchase orders
• Updating of data with the facilities and project management software (Smartsheet)
• Filing of documents, compilation and updating of data in the department\'s SharePoint
• Management of various applications for permits/renewals of certificates (use authorization certificates, insurance certificates etc.)
• Monitoring of costs related to the various department projects
• Preparation of forms (new supplier and reciprocal confidentiality agreements)
• Reconciliation of purchases made with the department\'s corporate credit cards
• Management of service or warranty calls when required
• Ordering of certain equipment
• Issuing of general communications and emails
• Approval and monitoring of various monthly bills
• Assistance for the management team of construction and renovation projects
• Participation in the development and implementation of administrative tools and procedures to improve the efficiency of the department\'s activities
• Support and assistance for the facilities team members in the Province of Qu\xc3\xa9bec and outside Qu\xc3\xa9bec
• Performance of various related tasks when required
• Problem resolution, identification of the causes and reporting to his or her superior in cases that exceed his or her level of responsibility

About you:

• Excellent ability to communicate in oral and written French and English
• Ability to progress in a fast-changing environment and perform tasks on time
• Understanding of accounting processes and procedures
• Ability to work in Microsoft Office suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Skilled in learning new software
• Capacity to be proactive and resourceful
• Ability to work autonomously and as part of a team

Great if you have:

• Work experience in the technologies sector
• Knowledge of construction methods and processes (facilities, techniques, materials, standards)
• Work experience in supporting the management of construction projects

Let\'s talk perks!

• Attractive compensation package
• Training Tuition Reimbursement Program
• Subsidized meals in our amazing Bistro (Les Cordons Bleus)
• Work-life balance with a flexible working schedule
• Free, unlimited coffee
• Private, free parking for all employees
• Onsite fitness facility with personal trainer

Would you like to know what it looks like to work at Genetec? Click on the following link to find out for yourself!

Thank you for your application, but please note that only qualified candidates will be contacted. Head-hunters and recruitment agencies may not submit resum\xc3\xa9s/CVs through this Web site or directly to managers.



Le coordonnateur ou la coordonnatrice au d\xc3\xa9partement des ressources immobili\xc3\xa8res assure le support administratif et a la charge du processus comptable des activit\xc3\xa9s du d\xc3\xa9partement. Le ou la candidate retenu(e) \xc3\xa9voluera dans un milieu de travail technologique et rel\xc3\xa8vera du gestionnaire du d\xc3\xa9partement.

\xc3\x80 quoi ressemblera votre journ\xc3\xa9e :

• Suivi du processus de paiement de factures comprenant la cr\xc3\xa9ation de nouveaux fournisseurs, de requ\xc3\xaates d\'achat et de bons de commande
• Mise \xc3\xa0 jour de donn\xc3\xa9es avec les logiciels immobilier et gestion de projet (Smartsheet)
• Classement de documents, compilation et mise \xc3\xa0 jour de donn\xc3\xa9es dans le SharePoint du d\xc3\xa9partement
• Prise en charge des diverses demandes de permis/renouvellements de certificats (certificat d\'autorisation d\'usage, certificat d\'assurance)
• Suivi des co\xc3\xbbts li\xc3\xa9s aux diff\xc3\xa9rents projets du d\xc3\xa9partement
• Pr\xc3\xa9paration de formulaires (nouveau fournisseur et accords r\xc3\xa9ciproque de confidentialit\xc3\xa9)
• R\xc3\xa9conciliation des achats effectu\xc3\xa9s avec les cartes de cr\xc3\xa9dit corporatives du d\xc3\xa9partement
• Gestion des appels de services ou de garantie lorsque requis
• Commande de certains \xc3\xa9quipements
• \xc3\x89mission de communications g\xc3\xa9n\xc3\xa9rales et courriels
• Approbation et suivi de diverses factures mensuelles
• Assistance \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9quipe de gestion des projets de construction et de r\xc3\xa9novation
• Participation au d\xc3\xa9veloppement et \xc3\xa0 l\'implantation d\'outils et de proc\xc3\xa9dures administratives afin d\'am\xc3\xa9liorer l\'efficacit\xc3\xa9 des activit\xc3\xa9s du d\xc3\xa9partement
• Support et assistance aupr\xc3\xa8s des membres de l\'\xc3\xa9quipe des ressources immobili\xc3\xa8res de la province de Qu\xc3\xa9bec et hors province
• R\xc3\xa9alisation de diverses t\xc3\xa2ches connexes lorsque requis

• R\xc3\xa9solution de probl\xc3\xa8mes, identifications des causes et signalement \xc3\xa0 son sup\xc3\xa9rieur pour les cas qui d\xc3\xa9passant son niveau de responsabilit\xc3\xa9

Votre profil :

• Excellentes aptitudes \xc3\xa0 communiquer en fran\xc3\xa7ais et en anglais, \xc3\xa0 l\'oral comme \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9crit
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 progresser dans un milieu en \xc3\xa9volution rapide et \xc3\xa0 ex\xc3\xa9cuter des t\xc3\xa2ches dans les d\xc3\xa9lais impartis
• Compr\xc3\xa9hension du processus et des termes du processus comptable
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler avec la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Habilit\xc3\xa9 \xc3\xa0 pouvoir apprendre de nouveaux logiciels
• Aptitude \xc3\xa0 agir par anticipation et d\xc3\xa9brouillardise
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler avec autonomie et aussi en \xc3\xa9quipe

Encore mieux si vous poss\xc3\xa9dez ces atouts :

• Exp\xc3\xa9rience de travail dans le secteur des technologies
• Connaissance des m\xc3\xa9thodes et processus de construction (\xc3\xa9quipements, techniques, mat\xc3\xa9riaux, normes)
• Exp\xc3\xa9rience d\'emploi au support \xc3\xa0 la gestion de projets de construction

Voil\xc3\xa0 ce que nous offrons !

• R\xc3\xa9gime de r\xc3\xa9mun\xc3\xa9ration attrayant
• Programme de remboursement des frais de formation
• Repas subventionn\xc3\xa9s \xc3\xa0 notre incroyable Bistro (Les Cordons Bleus)
• \xc3\x89quilibre entre vie professionnelle et vie priv\xc3\xa9e gr\xc3\xa2ce \xc3\xa0 un horaire de travail flexible et environnement de travail hybride
• Caf\xc3\xa9 gratuit \xc3\xa0 volont\xc3\xa9
• Espace de stationnement gratuit pour tous les employ\xc3\xa9s
• Centre d\'entra\xc3\xaenement sur place

Si vous souhaitez savoir \xc3\xa0 quoi ressemble l\'environnement de travail chez Genetec, voici le lien vers notre vid\xc3\xa9o d\'entreprise :

Merci pour votre candidature, mais veuillez noter que seul(e)s les candidat(e)s qualifi\xc3\xa9(e)s seront contact\xc3\xa9(e)s. Les chasseurs de t\xc3\xaates et les agences de recrutement ne sont pas autoris\xc3\xa9s \xc3\xa0 soumettre des CV par l\'interm\xc3\xa9diaire de ce site web ou directement aux gestionnaires.

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