Job Description

Overview

Le r\xc3\xb4le du coordonnateur(trice) administratif(ve) est de s\xe2\x80\x99assurer de la qualit\xc3\xa9 de l\xe2\x80\x99information et des documents pr\xc3\xa9sent\xc3\xa9s, de la ma\xc3\xaetrise des composantes reli\xc3\xa9es \xc3\xa0 la gestion de projet ainsi que d\xe2\x80\x99apporter un soutien administratif \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe de gestion de projets Avison Young.

Cela implique de d\xc3\xa9finir et d\xe2\x80\x99appliquer une m\xc3\xa9thodologie de documentation, d\xe2\x80\x99effectuer le suivi budg\xc3\xa9taire et l\xe2\x80\x99entr\xc3\xa9e de donn\xc3\xa9es (factures, bons de commande, avis de changement, etc.), de produire les documents requis pour les divers appels d\xe2\x80\x99offres, de r\xc3\xa9viser la documentation envoy\xc3\xa9e au client ainsi que de g\xc3\xa9rer la planification des dates butoirs de chacun des projets en cours d\xe2\x80\x99ex\xc3\xa9cution.

La personne en poste assure la qualit\xc3\xa9 des documents produits tant au niveau du contenu que du contenant; ce qui implique une rigueur et une minutie tr\xc3\xa8s \xc3\xa9lev\xc3\xa9es dans la m\xc3\xa9thode de travail (conception, correction, r\xc3\xa9vision, relecture, etc.). Elle poss\xc3\xa8de un entregent permettant de communiquer de mani\xc3\xa8re professionnelle tant avec les fournisseurs qu\xe2\x80\x99avec les clients. Faisant partie d\xe2\x80\x99une \xc3\xa9quipe de plusieurs gestionnaires, elle doit faire preuve d\xe2\x80\x99agilit\xc3\xa9 et \xc3\xaatre en mesure de travailler en \xc3\xa9quipe.



The role of the administrative coordinator is to ensure the quality of the information and documents presented, the mastery of the components related to project management and to provide administrative support to the Avison Young project management team.

This includes defining and applying a documentation methodology, budget tracking and data entry (invoices, purchase orders, change notices, etc.), producing the required documents for the various calls for tenders, reviewing the documentation sent to the client, and managing the planning of deadlines for each of the projects underway.

The incumbent ensures the quality of the documents produced, both in terms of content and container; this implies a very high level of rigor and meticulousness in the work method (design, correction, revision, proofreading, etc.). She has the interpersonal skills to communicate professionally with both suppliers and clients. As a member of a team of several managers, he/she must be agile and able to work as part of a team.

Responsibilities

Responsabilit\xc3\xa9s principales :

• Suivi du syst\xc3\xa8me de documentation des dossiers dans le site de partage de Gestion de projet Avison Young;
• Faire l\xe2\x80\x99analyse pr\xc3\xa9liminaire et l\xe2\x80\x99entr\xc3\xa9e de donn\xc3\xa9es de bons de commande, de factures, d\xe2\x80\x99avis de changement dans la plateforme de suivi de projet (A\xc3\xafdi), etc.;
• Participer \xc3\xa0 la r\xc3\xa9daction des diff\xc3\xa9rents appels d\xe2\x80\x99offres (designers, architectes, ing\xc3\xa9nieurs, entrepreneurs g\xc3\xa9n\xc3\xa9raux, etc.) et effectuer la gestion du calendrier de production en collaboration avec les directeurs et charg\xc3\xa9s de projets;
• G\xc3\xa9rer de mani\xc3\xa8re proactive les diff\xc3\xa9rents \xc3\xa9l\xc3\xa9ments li\xc3\xa9s aux projets avec les collaborateurs et tenir l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe interne inform\xc3\xa9e des mises \xc3\xa0 jour des changements et des modifications aux \xc3\xa9ch\xc3\xa9anciers, et ce, sur une base hebdomadaire;
• R\xc3\xa9diger les rapports d\xe2\x80\x99avancement du projet lorsque requis;
• Assister les directeurs et charg\xc3\xa9s de projets;
• D\xc3\xa9montrer la ma\xc3\xaetrise dans l\xe2\x80\x99utilisation et dans l\xe2\x80\x99application des outils technologiques de gestion de projet ;
• Effectuer la facturation mensuelle aux clients et faire le suivi des comptes \xc3\xa0 recevoir;
• T\xc3\xa2ches administratives de soutien (compte de d\xc3\xa9penses, r\xc3\xa9daction de comptes rendus, \xc3\xa9laboration de pr\xc3\xa9sentation, d\xe2\x80\x99offres de services, r\xc3\xa9vision de documents incluant la mise en page, etc.);
• Se conformer \xc3\xa0 toutes les politiques et proc\xc3\xa9dures d\xe2\x80\x99Avison Young, y compris, mais sans s\xe2\x80\x99y limiter, au code d\xe2\x80\x99\xc3\xa9thique et aux pratiques commerciales;
• Autres t\xc3\xa2ches connexes.

• Follows up on the file documentation system in the Avison Young Project Management sharing site;
• Perform preliminary analysis and data entry of purchase orders, invoices, change notices in the project tracking platform (A\xc3\xafdi), etc;
• Participate in the drafting of various calls for tenders (designers, architects, engineers, general contractors, etc.) and manage the production schedule in collaboration with the directors and project managers;
• Proactively manage the various elements related to the projects with the collaborators and keep the internal team informed of updates and changes to the schedules on a weekly basis;
• Write project progress reports when required;
• Assist project managers and project leaders;
• Demonstrate proficiency in the use and application of project management technology tools;
• Perform monthly invoicing to clients and follow up on accounts receivable;
• Administrative support tasks (expense reports, drafting of reports, development of presentations, service offers, revision of documents including layout, etc.);
• Comply with all Avison Young policies and procedures including, but not limited to, the Code of Ethics and Business Practices;
• Other related duties.

Qualifications

Qualifications et conditions :

• Minimum de 5 ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience de travail pertinente, ou une combinaison d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience de travail et d\xe2\x80\x99\xc3\xa9ducation pertinentes.
• Excellente compr\xc3\xa9hension des notions en informatique est primordiale (technophile); ma\xc3\xaetrise de la suite Office requise (MS Project un atout);
• Bilinguisme requis tant \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99oral qu\xe2\x80\x99\xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9crit (fran\xc3\xa7ais et anglais), avec parfaites grammaires;
• Minutie, assiduit\xc3\xa9 et capacit\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99analyse d\xc3\xa9montr\xc3\xa9e;
• Ma\xc3\xaetrise de la pr\xc3\xa9paration et du suivi des budgets des projets;
• Connaissances des dessins architecturaux et des concepts de mobilier et d\xe2\x80\x99am\xc3\xa9nagement d\xe2\x80\x99espace, un atout;
• \xc3\x8atre capable de comprendre les besoins des clients et avoir une approche orient\xc3\xa9e vers la satisfaction de ces derniers et les r\xc3\xa9sultats;
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 comprendre tous les aspects des projets de construction de mani\xc3\xa8re efficace et efficiente, y compris, mais sans s\xe2\x80\x99y limiter, la budg\xc3\xa9tisation et la planification afin de bien comprendre les implications du projet sur la base d\xe2\x80\x99informations conceptuelles minimales;
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 agir de fa\xc3\xa7on autonome et \xc3\xa0 utiliser judicieusement son temps;
• D\xc3\xa9montrer une capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 g\xc3\xa9rer les priorit\xc3\xa9s et le stress tout en conservant un souci du d\xc3\xa9tail;
• Aptitude \xc3\xa0 travailler sur plusieurs projets simultan\xc3\xa9ment et en \xc3\xa9quipe;
• Exp\xc3\xa9rience \xc3\xa0 titre de coordonnateur;
• Connaissance du domaine de la construction, des am\xc3\xa9nagements de bureau (un atout);
• Exp\xc3\xa9rience au sein d\xe2\x80\x99un bureau de gestion de projets ou immobili\xc3\xa8re, de design ou d\'ing\xc3\xa9nierie (un atout).

• Minimum of 5 years of relevant work experience, or a combination of relevant work experience and education.
• Excellent understanding of computer concepts is essential (technophile); proficiency in the Office suite required (MS Project an asset);
• Bilingualism required in both spoken and written French and English, with perfect grammar;
• Demonstrated attention to detail, diligence and analytical skills;
• Mastery of the preparation and follow-up of project budgets;
• Knowledge of architectural drawings and furniture and space planning concepts is an asset;
• Ability to understand client needs and have a client satisfaction and results oriented approach;
• Ability to understand all aspects of construction projects effectively and efficiently, including but not limited to budgeting and planning to fully understand project implications based on minimal conceptual information;
• Ability to act independently and use time wisely;
• Demonstrate ability to manage priorities and stress while maintaining attention to detail;
• Ability to work on multiple projects simultaneously and as a team;
• Experience as a coordinator;
• Knowledge of the construction industry, office design (an asset);
• Experience in a project or real estate management, design or engineering office (an asset).

Our Equal Opportunity Commitment

Notre engagement d\xe2\x80\x99\xc3\xa9galit\xc3\xa9 des chances

Avison Young est un employeur qui pratique l\xe2\x80\x99\xc3\xa9galit\xc3\xa9 des chances dans tous ses bureaux de service dans le monde. Nous tenons \xc3\xa0 b\xc3\xa2tir et \xc3\xa0 maintenir une main d\xe2\x80\x99\xc5\x93uvre diversifi\xc3\xa9e en exp\xc3\xa9rience, en comp\xc3\xa9tences et en connaissances, avec toutefois l\xe2\x80\x99uniformit\xc3\xa9 en excellence, en engagement et en int\xc3\xa9grit\xc3\xa9.

L\xe2\x80\x99agence maintient une politique rigoureuse pour assurer aux employ\xc3\xa9s des chances \xc3\xa9gales sans discrimination en termes de race, de couleur, de religion, de croyance religieuse, d\xe2\x80\x99\xc3\xa2ge, de sexe, de genre, d\xe2\x80\x99identit\xc3\xa9 ou d\xe2\x80\x99expression de genre, d\xe2\x80\x99orientation sexuelle, d\xe2\x80\x99origine nationale, de citoyennet\xc3\xa9, de handicap, de statut social, de statut de v\xc3\xa9t\xc3\xa9ran ou de militaire ou de tout autre situation personnelle prot\xc3\xa9g\xc3\xa9e par la loi.

Pour les personnes requ\xc3\xa9rant de l\xe2\x80\x99aide pour un handicap, des renseignements sur les besoins et mesures d\xe2\x80\x99accommodement seront abord\xc3\xa9s de fa\xc3\xa7on confidentielle.

Avison Young s\xe2\x80\x99engage \xc3\xa0 embaucher les meilleurs talents \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99aide des pratiques de recrutement les plus justes et les plus \xc3\xa9quitables.

*La forme masculine a \xc3\xa9t\xc3\xa9 employ\xc3\xa9e \xc3\xa0 des fins de concision uniquement. Toute personne ayant les comp\xc3\xa9tences requises peut postuler cet emploi.



Avison Young practices as an equal opportunity employer in all services locations around the world. We are committed to building and maintaining a workforce diverse in experience, skills and knowledge with uniformity in service excellence, commitment and integrity.

The firm maintains a strict policy to ensure employment opportunities are equal and do not discriminate based on race, color, religion, creed, age, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, citizenship, disability, marital and civil partnership/union status, protected veteran or military service status, or any other elements protected by law.

For those requiring assistance with disabilities, information relating to the need for accommodation and accommodation measures will be addressed confidentially.

Avison Young is committed to employing the best talent with the most fair and equitable recruitment practices. Apply with us TODAY!

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