Job Description

Nous sommes la soci\xc3\xa9t\xc3\xa9 Nestl\xc3\xa9 Nespresso SA et nous sommes fiers d\'\xc3\xaatre l\'une des unit\xc3\xa9s op\xc3\xa9rationnelles de Nestl\xc3\xa9 \xc3\xa0 la croissance la plus rapide. Notre \xc3\xa9quipe de passionn\xc3\xa9s \xc3\xa0 l\'esprit d\'entreprise a fait de Nespresso la r\xc3\xa9f\xc3\xa9rence en mati\xc3\xa8re de capsules de caf\xc3\xa9 et l\'une des marques les plus reconnues dans le monde. Notre croissance, nous la devons \xc3\xa0 notre engagement dans la recherche et le d\xc3\xa9veloppement afin de garder toujours un temps d\'avance et de faire office de r\xc3\xa9f\xc3\xa9rence dans le secteur des capsules de caf\xc3\xa9 pour pouvoir offrir des caf\xc3\xa9s de premi\xc3\xa8re qualit\xc3\xa9 que les consommateurs peuvent aussi bien savourer dans le confort de leur foyer qu\'\xc3\xa0 l\'ext\xc3\xa9rieur de celui-ci, comme par exemple au restaurant, \xc3\xa0 l\'h\xc3\xb4tel, au bureau ou dans le commerce du d\xc3\xa9tail de luxe. Nous sommes un gage de qualit\xc3\xa9 gr\xc3\xa2ce \xc3\xa0 notre approche minutieuse et r\xc3\xa9fl\xc3\xa9chie dans la mani\xc3\xa8re avec laquelle nous nous procurons nos ingr\xc3\xa9dients, fabriquons nos produits et commercialisons nos caf\xc3\xa9s de grande qualit\xc3\xa9. Nespresso a son si\xc3\xa8ge \xc3\xa0 Lausanne, en Suisse, mais est pr\xc3\xa9sent dans plus de 60 pays et compte plus de 12 000 employ\xc3\xa9s dans le monde. Pour en savoir plus, visitez www.nespresso.com. POSTE VACANT : Coordonnateur(trice) Administratif(ve) d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe Marketing
LIEU DE TRAVAIL : Montr\xc3\xa9al
SE RAPPORTE AU : Marketing
Si pour VOUS, d\xc3\xa9guster un caf\xc3\xa9 est bien plus qu\xe2\x80\x99un simple geste quotidien, d\xc3\xa9couvrez la qu\xc3\xaate du geste parfait de Nespresso : une qu\xc3\xaate dans laquelle chaque collaborateur, o\xc3\xb9 qu\xe2\x80\x99il soit dans le monde, contribue par son expertise \xc3\xa0 faire de Nespresso un caf\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99exception.
MISSION DU POSTE :
L\xe2\x80\x99Assistant(e) de Direction et coordonnateur(trice) d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe Marketing accompagne l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe marketing par ses comp\xc3\xa9tences d\xe2\x80\x99organisation, de planification et son support administratif afin que les op\xc3\xa9rations du d\xc3\xa9partement et la vie d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe se d\xc3\xa9roulent de mani\xc3\xa8re fluide, actualis\xc3\xa9e, productive. Le ou la titulaire du poste \xc3\xa9paulera l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe de gestion du service Marketing afin d\xe2\x80\x99assurer que le groupe travaille efficacement et qu\xe2\x80\x99il re\xc3\xa7oive le support n\xc3\xa9cessaire pour \xc3\xaatre en mesure de r\xc3\xa9pondre aux attentes tant \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99interne qu\xe2\x80\x99\xc3\xa0 l\xe2\x80\x99externe. La personne en charge du r\xc3\xb4le soutiendra de plus la direction du d\xc3\xa9partement en assurant la gestion de son agenda, la pr\xc3\xa9paration de ses d\xc3\xa9placements et en l\xe2\x80\x99accompagnant dans la planification de la vie d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe au quotidien, en sachant montrer proactivit\xc3\xa9 et prise d\xe2\x80\x99initiative pour lui permettre d\xe2\x80\x99exercer son r\xc3\xb4le avec le plus d\xe2\x80\x99efficacit\xc3\xa9 et de qualit\xc3\xa9 possible.
Principales responsabilit\xc3\xa9s :

• Organiser et coordonner les grandes r\xc3\xa9unions du d\xc3\xa9partement, en pr\xc3\xa9parer les documents n\xc3\xa9cessaires (ordre du jour, suivis\xe2\x80\xa6)
• Pr\xc3\xa9parer les rapports quotidiens et autres documents au besoin
• Apporter son support aux \xc3\xa9quipes sur les lignes directrices et le processus relatifs \xc3\xa0 la gestion des documents comptables
• Faire le suivi des budgets aupr\xc3\xa8s des responsables et effectuer le processus de r\xc3\xa9gularisation, notamment les courus mensuels.
• Apprendre \xc3\xa0 utiliser les nouvelles technologies bureautiques au fur et \xc3\xa0 mesure qu\'elles sont \xc3\xa9labor\xc3\xa9es et d\xc3\xa9ploy\xc3\xa9es
• Fournir de courtes formations sur les nouveaux outils aux employ\xc3\xa9s du service. Agir comme super-utilisateur
• Participer \xc3\xa0 diverses t\xc3\xa2ches administratives en lien avec l\'environnement de travail
• Faire preuve d\'initiative et de jugement dans le traitement des demandes/documents habituels et confidentiels
• Faire le suivi des mesures d\xc3\xa9l\xc3\xa9gu\xc3\xa9es \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9quipe par le chef hi\xc3\xa9rarchique
• Recueillir chaque semaine les points saillants et les principales communications, puis les cascader \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99ensemble de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe
• Coordonner tous les processus administratifs relatifs \xc3\xa0 l\'arriv\xc3\xa9e ou au d\xc3\xa9part d\'un membre de l\'\xc3\xa9quipe et devenir la principale personne-ressource pour tous les besoins en mati\xc3\xa8re d\'orientation et d\xe2\x80\x99utilisation des principaux outils internes.
• Coordonner et mettre \xc3\xa0 jour le programme d\xe2\x80\x99int\xc3\xa9gration marketing conjointement avec le chef hi\xc3\xa9rarchique.
• Tenir Outlook \xc3\xa0 jour, plus particuli\xc3\xa8rement le calendrier (planification des rendez-vous). G\xc3\xa9rer et mettre \xc3\xa0 jour les listes de distribution Outlook pertinentes, selon les besoins de l\'\xc3\xa9quipe et du chef hi\xc3\xa9rarchique.

• Soutenir le directeur Marketing dans la planification et la coordination des r\xc3\xa9unions, des entrevues, des \xc3\xa9v\xc3\xa9nements et autres activit\xc3\xa9s; organiser et entrer ses d\xc3\xa9penses dans le syst\xc3\xa8me de r\xc3\xa9servation et traitement des d\xc3\xa9placements et comptes de d\xc3\xa9pense
• Transmettre les messages aux personnes concern\xc3\xa9es, coordonner le cheminement de l\'information, tant \xc3\xa0 l\'interne qu\'\xc3\xa0 l\'externe
• Supporter la Direction Marketing et l\xe2\x80\x99ensemble des gestionnaires dans la pr\xc3\xa9paration des rapports et des pr\xc3\xa9sentations, particuli\xc3\xa8rement lors des grandes p\xc3\xa9riodes strat\xc3\xa9giques et moments cl\xc3\xa9s de l\xe2\x80\x99ann\xc3\xa9e
• Recommander des modifications / am\xc3\xa9liorations dans le contenu et la structure des pr\xc3\xa9sentations
• Rassembler les lignes directrices de la Soci\xc3\xa9t\xc3\xa9 et en informer l\'\xc3\xa9quipe et les gestionnaires en cons\xc3\xa9quence
• Veiller \xc3\xa0 ce que les renseignements cl\xc3\xa9s de la direction soient communiqu\xc3\xa9s de fa\xc3\xa7on appropri\xc3\xa9e, au sein du d\xc3\xa9partement et agir comme agent de liaison aupr\xc3\xa8s des autres \xc3\xa9quipes

• Superviser le comit\xc3\xa9 social et cascader les activit\xc3\xa9s propos\xc3\xa9es pour approbation au directeur marketing, en plus d\xe2\x80\x99y g\xc3\xa9rer le budget associ\xc3\xa9
• Organiser les aspects logistiques et la mise en \xc5\x93uvre des ateliers, des formations, \xc3\xa9v\xc3\xa9nements pour l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe marketing
• Soutenir l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe aux \xc3\xa9v\xc3\xa9nements et commandites dans l\xe2\x80\x99allocation de billets aux diff\xc3\xa9rents d\xc3\xa9partements et mise en place de concours (lorsque applicable).
• Agir comme point de contact pour toutes les questions de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe sur les lignes directrices et le processus relatifs aux d\xc3\xa9penses
• G\xc3\xa9rer l\xe2\x80\x99int\xc3\xa9gralit\xc3\xa9 du budget travel & entertainment et suivre les d\xc3\xa9penses associ\xc3\xa9es \xc3\xa0 ses diff\xc3\xa9rentes structures
  

Exigences :

• Dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes coll\xc3\xa9giales ou exp\xc3\xa9rience \xc3\xa9quivalente;
• De trois \xc3\xa0 cinq ans d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience dans un r\xc3\xb4le de soutien en marketing ou en administration;
• Rigueur et excellentes aptitudes en mati\xc3\xa8re d\xe2\x80\x99organisation
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 respecter les d\xc3\xa9lais prescrits;
• Capacit\xc3\xa9 d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tablir les priorit\xc3\xa9s et d\xe2\x80\x99effectuer plusieurs t\xc3\xa2ches \xc3\xa0 la fois;
• Excellentes aptitudes pour le travail d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe et la collaboration;
• Bonnes aptitudes pour la communication;
• Orientation client;
• Bonnes aptitudes pour la r\xc3\xa9solution de probl\xc3\xa8mes et la pens\xc3\xa9e critique;
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler dans un environnement dynamique, multinational et complexe
• Sens de l\xe2\x80\x99Initiative et autonomie
• Excellente ma\xc3\xaetrise du fran\xc3\xa7ais et de l\'anglais
• Tr\xc3\xa8s bonne connaissance des applications MS Office
• Attitude flexible, ouverte et positive
• Sens du tact et de la diplomatie
• Discr\xc3\xa9tion, sens de la confidentialit\xc3\xa9
  

Qu\'est-ce qui fera votre succ\xc3\xa8s ?
En tant que candidat(e) retenu(e), vous devrez \xc3\xaatre passionn\xc3\xa9(e), tenace, ax\xc3\xa9(e) sur les r\xc3\xa9sultats et aimer travailler dans un environnement tr\xc3\xa8s \xc3\xa9nergique et passionnant. Vous avez d\xc3\xa9j\xc3\xa0 une exp\xc3\xa9rience de la coordination d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe et assistance de direction. La proactivit\xc3\xa9 et l\'enthousiasme sont essentiels, tout comme votre capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 comprendre et \xc3\xa0 travailler au sein de notre march\xc3\xa9 comp\xc3\xa9titif.

Nestl\xc3\xa9 est le leader mondial du march\xc3\xa9 de l\'alimentation et des boissons. Nous sommes forts de 308 000 personnes motiv\xc3\xa9es par le but d\'am\xc3\xa9liorer la qualit\xc3\xa9 de vie et de contribuer \xc3\xa0 un futur en meilleure sant\xc3\xa9. Nos valeurs sont ancr\xc3\xa9es dans le respect : respect de nous-m\xc3\xaames, respect des autres, respect de la diversit\xc3\xa9 et respect de notre futur. Avec un chiffre d\'affaire de plus de 91.4 milliards CHF en 2018, nous jouissons d\'une tr\xc3\xa8s large pr\xc3\xa9sence avec pas moins de 413 usines dans plus de 85 pays. Nous sommes convaincus que nos employ\xc3\xa9s sont notre principal atout, et nous vous offrons donc un environnement de travail international dynamique et inclusif aux nombreuses opportunit\xc3\xa9s dans diff\xc3\xa9rents domaines, fonctions et emplacements g\xc3\xa9ographiques en collaboration avec des \xc3\xa9quipes et des cultures diverses. Vous souhaitez en savoir plus ? Rendez-nous visite sur www.nestle.com.