Job Description

R\xc3\x89SUM\xc3\x89 DU POSTE

Le r\xc3\xb4le du coordonnateur(trice) administratif(ve) est de s\'assurer de la qualit\xc3\xa9 de l\'information et des documents pr\xc3\xa9sent\xc3\xa9s, de la ma\xc3\xaetrise des composantes reli\xc3\xa9es \xc3\xa0 la gestion de projet ainsi que d\'apporter un soutien administratif \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9quipe de gestion de projets Avison Young.

Cela implique de d\xc3\xa9finir et d\'appliquer une m\xc3\xa9thodologie de documentation, d\'effectuer le suivi budg\xc3\xa9taire et l\'entr\xc3\xa9e de donn\xc3\xa9es (factures, bons de commande, avis de changement, etc.), de produire les documents requis pour les divers appels d\'offres, de r\xc3\xa9viser la documentation envoy\xc3\xa9e au client ainsi que de g\xc3\xa9rer la planification des dates butoirs de chacun des projets en cours d\'ex\xc3\xa9cution.

La personne en poste assure la qualit\xc3\xa9 des documents produits tant au niveau du contenu que du contenant; ce qui implique une rigueur et une minutie tr\xc3\xa8s \xc3\xa9lev\xc3\xa9es dans la m\xc3\xa9thode de travail (conception, correction, r\xc3\xa9vision, relecture, etc.). Elle poss\xc3\xa8de un entregent permettant de communiquer de mani\xc3\xa8re professionnelle tant avec les fournisseurs qu\'avec les clients. Faisant partie d\'une \xc3\xa9quipe de plusieurs gestionnaires, elle doit faire preuve d\'agilit\xc3\xa9 et \xc3\xaatre en mesure de travailler en \xc3\xa9quipe.

RESPONSABILIT\xc3\x89S PRINCIPALES

-Suivi du syst\xc3\xa8me de documentation des dossiers dans le site de partage de Gestion de projet Avison Young;
-Faire l\'analyse pr\xc3\xa9liminaire et l\'entr\xc3\xa9e de donn\xc3\xa9es de bons de commande, de factures, d\'avis de changement dans la plateforme de suivi de projet (Smartsheet et A\xc3\xafdi), etc.;
-Participer \xc3\xa0 la r\xc3\xa9daction des diff\xc3\xa9rents appels d\'offres (designers, architectes, ing\xc3\xa9nieurs, entrepreneurs g\xc3\xa9n\xc3\xa9raux, etc.) et effectuer la gestion du calendrier de production en collaboration avec les directeurs et charg\xc3\xa9s de projets;
-G\xc3\xa9rer de mani\xc3\xa8re proactive les diff\xc3\xa9rents \xc3\xa9l\xc3\xa9ments li\xc3\xa9s aux projets avec les collaborateurs et tenir l\'\xc3\xa9quipe interne inform\xc3\xa9e des mises \xc3\xa0 jour des changements et des modifications aux \xc3\xa9ch\xc3\xa9anciers, et ce, sur une base hebdomadaire;
-R\xc3\xa9diger les rapports d\'avancement du projet lorsque requis;
-Assister les directeurs et charg\xc3\xa9s de projets;
-D\xc3\xa9montrer la ma\xc3\xaetrise dans l\'utilisation et dans l\'application des outils technologiques de gestion de
projet;
-Effectuer la facturation mensuelle aux clients et faire le suivi des comptes \xc3\xa0 recevoir;
-T\xc3\xa2ches administratives de soutien (compte de d\xc3\xa9penses, r\xc3\xa9daction de comptes rendus, \xc3\xa9laboration de pr\xc3\xa9sentation, d\'offres de services, r\xc3\xa9vision de documents incluant la mise en page, etc.);
-Se conformer \xc3\xa0 toutes les politiques et proc\xc3\xa9dures d\'Avison Young, y compris, mais sans s\'y limiter, au code d\'\xc3\xa9thique et aux pratiques commerciales;
-Autres t\xc3\xa2ches connexes.

Exigences

• Essentielle - Minimum 3 ans d\'exp\xc3\xa9rience de travail pertinente
• Importante - Bilinguisme requis tant \xc3\xa0 l\'oral qu\'\xc3\xa0 l\'\xc3\xa9crit
• Essentielle - Ma\xc3\xaetrise de la pr\xc3\xa9paration et du suivi des budgets

Connaissances et aptitudes

• Importante - Ma\xc3\xaetrise de la suite Office (MS Project)
• Importante - Minutie, assiduit\xc3\xa9 et capacit\xc3\xa9 d\'analyse d\xc3\xa9montr\xc3\xa9e
• Importante - Autonome et utilise judicieusement son temps
• Atout - Connaissance du domaine de la construction

Avison Young

\xc3\x80 l\'avant-plan de l\'immobilier commercial \xc3\x80 titre d\'expert-conseil en immobilier commercial, Avison Young agit en tant que catalyseur \xc3\xa9conomique, social et environnemental, propuls\xc3\xa9 par son caract\xc3\xa8re humain. Chez Avison Young, nous croyons...

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