Job Description

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A propos de LANDMARK

Nous sommes une societe de conseils en immobilier commercial axee sur les locataires de comptes nationaux dont l'objectif est de mettre a profit l'influence collective des locataires et de renforcer la valeur qu'ils creent. Grace a notre modele de services integres, les clients ont acces a une equipe multidisciplinaire comprenant la recherche et etude du marche, la gestion des transactions, les services juridiques, la gestion de projets et des installations, et l'administration et verification des baux. Tous ces services fonctionnent en harmonie comme une seule unite integree.

Landmark recherche un directeur, administration de baux et audit pour se joindre a notre entreprise.



Role

Le Directeur de l'administration des baux et de l'audit dirigera et developpera le departement d'administration des baux de Landmark, en veillant a l'excellence operationnelle, a un haut niveau de satisfaction client et a une croissance soutenue par la technologie. Cette personne sera responsable du leadership de l'equipe, de l'optimisation des processus, de la mise en oeuvre de logiciels et contribuera directement aux initiatives de developpement des affaires.

Il s'agit d'un poste strategique et operationnel a la fois. Le candidat retenu apportera une solide experience dans le secteur, une approche orientee processus et la capacite d'assumer pleinement la responsabilite d'un departement en pleine croissance.



Vos responsabilites principales



Processus et operations

Analyser et optimiser les processus internes, notamment le traitement des factures, les rapprochements de charges communes (CAM) et la production de rapports. Mettre a profit les outils d'intelligence artificielle pour rendre les flux de travail plus fluides, precis et efficaces dans l'administration des baux et les audits. Garantir un haut niveau de qualite et d'uniformite dans tous les livrables pour l'ensemble de nos portefeuilles clients. Participer activement aux operations en realisant, au besoin, des taches d'administration des baux afin de respecter nos standards et nos delais.

Strategie technologique

Evaluer l'utilisation actuelle des technologies et identifier les opportunites d'amelioration. Selectionner et mettre en place une plateforme d'administration des baux pour les clients actuellement geres sur Excel. Piloter l'implementation et favoriser l'adoption du logiciel choisi au sein de l'equipe pour maximiser son efficacite.

Leadership et gestion d'equipe

Diriger, encadrer et soutenir l'equipe d'administration des baux pour maximiser son potentiel. Gerer les effectifs en supervisant le recrutement, l'integration, la formation et l'evaluation des performances. Cultiver une culture axee sur la responsabilisation, le developpement continu et la collaboration.

Developpement de l'audit des baux

Diriger le developpement interne des capacites et methodologies d'audit des baux chez Landmark. Concevoir et mettre en place des processus et des outils pour realiser des audits detailles et precis. Identifier et coordonner les possibilites de formation et de perfectionnement pertinentes pour les membres de l'equipe.

Service clientele et conformite

Veiller au respect des contrats conclus avec les clients et des obligations de reporting. Servir de point de contact principal pour les questions et demandes des clients.

Developpement des affaires et marketing

Participer aux appels commerciaux, reunions de presentation et elaboration de propositions pour soutenir le developpement des affaires. Identifier de nouvelles opportunites d'affaires et contribuer a l'expansion du portefeuille clients. Representer le departement publiquement, que ce soit dans le materiel marketing, sur les reseaux sociaux ou lors de webinaires.

Vos Competences et habiletes recherchees

Formation : Diplome universitaire en administration des affaires, immobilier, comptabilite, finance ou dans un domaine connexe (requis). Localisation : Vous etes base dans la grande region de Montreal et disponible pour travailler au bureau au moins 4 jours par semaine. Langues : Vous etes parfaitement bilingue francais/anglais, a l'ecrit comme a l'oral, afin de collaborer avec des clients et partenaires partout au Canada. Experience : Plus de 8 ans en administration des baux ou operations immobilieres, dont au moins 5 ans dans un role de direction. Expertise technique : Solide comprehension des structures de baux, des termes contractuels et des notions comptables. Technologie : Maitrise de logiciels de gestion des baux et ouverture aux outils d'intelligence artificielle pour optimiser le travail d'equipe et la prestation de services. Leadership : Capacite prouvee a diriger, motiver et faire evoluer une equipe. Communication : A l'aise dans les contextes publics (presentations, webinaires, reseaux sociaux). Atouts : Titre CPA et/ou certification ou experience avec des plateformes telles que Yardi, MRI ou Visual Lease.

Vous etes...

Determine a depasser les idees conventionnelles et aller au-dela des idees recues pour atteindre les objectifs. Collaboratif, dispose a travailler en collaboration au sein d'une entite a but unique afin d'atteindre nos objectifs. Ouvert a l'apprentissage continu et accueillez positivement le changement et les occasions de developpement.

Ce que nous offrons ...

Tout en travaillant pour servir nos clients avec excellence, nous nous employons egalement a veiller a la croissance et au bien-etre professionnels et personnels de nos equipes :

Un soutien integral et des ressources de developpement de carriere pour ameliorer vos competences, votre expertise et optimiser votre parcours professionnel. Un sentiment d'appartenance a la diversite et a l'inclusion, dans lequel vous etes encourage a proposer des idees et a les mettre en pratique. Nous encourageons l'harmonie dans le travail et dans la vie et nous aimons travailler au sein d'une equipe energique qui se soucie a la fois des autres et de nos clients. Nous cherchons constamment de nouvelles facons d'impliquer nos employes dans la reussite de l'entreprise. Nous offrons un genereux programme de vacances, un modele de travail flexible, un regime d'assurance maladie complet et un environnement de travail convivial.

Chez Landmark, nous favorisons un environnement de travail inclusif ou chacun a la possibilite de s'epanouir. En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'egalite des chances, nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiees, y compris les femmes, les peuples autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorites visibles.

Veuillez noter que seules les personnes selectionnees pour une entrevue seront contactees.

Le masculin est utilise pour alleger le texte, et ce, sans prejudice pour la forme feminine.

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About LANDMARK



A tenant-centered commercial real estate advisor of national accounts, whose purpose is to harness the collective influence of our clients, and bring power to the value they create. Our integrated service model provides the client with access to a multi-disciplinary team comprised of Market Intelligence, Transaction Management, Legal Services, Project and Facility Management, and Lease Administration and Audit all working in harmony as a single coordinated unit.

Landmark is looking to hire a Director, Lease Administration and Audit to join our organization.



Role

The Director, Lease Administration & Audit will lead and scale Landmark's Lease Administration department, ensuring operational excellence, high client satisfaction, and technology-enabled growth. This individual will be accountable for team leadership, process optimization, software implementation, and contributing directly to business development initiatives.

This is a strategic and hands-on role. The successful candidate will bring deep industry experience, a process-oriented mindset, and the ability to take full ownership of a growing department.



Key Responsibilities



Process & Operations

Analyze and improve internal processes, from invoice processing to CAM reconciliations and reporting. Leverage AI tools to streamline workflows, enhance accuracy, and boost efficiency in lease administration and audit functions. Ensure high quality and consistency across all deliverables for our client portfolios. Step in and contribute directly to lease administration tasks when needed to meet deadlines and uphold quality standards.

Technology Strategy

Assess current use of technology and identify opportunities for improvement. Select and implement a lease administration platform for clients currently managed in Excel. Lead the software rollout and drive adoption within the team to maximize efficiency.

Leadership & Team Management

Lead, mentor, and support the Lease Administration team to maximize their potential. Oversee staffing: hiring, onboarding, training, and performance management Foster a culture of accountability, growth, and collaboration

Lease Audit Development

Lead the internal development of Landmark's lease audit capabilities Design processes and tools to support execution of detailed lease audits Identify and coordinate relevant training and upskilling opportunities for team members

Client Service & Compliance

Ensure compliance with client contracts and reporting obligations Act as a senior point of contact for client inquiries

Business Development & Marketing

Participate in sales calls, pitch meetings, and proposal development to support business growth. Identify potential opportunities for new business Serve as the public face of the department in marketing materials, social media and webinars

Required Qualifications

Bachelor's degree in business administration, Real Estate, Accounting, Finance, or a related field (required) Based in the Greater Montreal area and available to work in-office at least 4 days per week Fully bilingual in French and English (written and spoken) is required, as this position supports clients and stakeholders across Canada. 8+ years of experience in lease administration or real estate operations, with at least 5 years in a leadership role Strong understanding of lease structures, terms, and accounting concepts o Experience utilizing lease management software Excellent organizational and project management skills o Proven ability to lead, motivate, and grow a team Comfort using AI tools and a proactive mindset for integrating AI into team workflows and service delivery Comfort with public-facing opportunities (presentations, social media, etc.) CPA (Chartered Professional Accountant) is a significant asset Certification or experience with lease administration software platforms (e.g., Yardi, MRI, Visual Lease) preferred

You are:

Tenacious, going beyond conventional thought to achieve your goals.

A collaborative team player, working with other team members as a single purpose unit to reach our goals and objectives.

Open to continuous learning and embrace opportunities for change.



What we Offer

As we work to serve our clients' with excellence, we also work to care for our teams professional and personal growth and well-being: Full support and career-development resources to enhance your skills, expertise, and maximize your career journey. A diverse and inclusive sense of belonging, where you are empowered to bring ideas forward and act. We encourage harmony in work and life and enjoy working within an energetic team that cares both for each other and our clients. We're always thinking of new ways for our people to share in the company's success and offer a generous vacation plan, a flexible work model, comprehensive health insurance, and a friendly work environment.

At Landmark, we foster an inclusive workplace where every individual has the opportunity to thrive. As an equal opportunity employer, we encourage applications from all qualified individuals, including women, Indigenous peoples, persons with disabilities, and members of visible minorities. Please note that only short-listed candidates will be contacted.



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