Job Description

Veuillez referer au guide Comment postuler a un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la facon de postuler.
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Sommaire du poste:
Sous la direction du responsable de la communication, organise les details d'evenements tels que des conferences, des seminaires, des ateliers et des reunions. Assure la liaison avec le client afin de determiner ses besoins. Coordonne toutes les dispositions necessaires et veille au bon deroulement de ces evenements. Tient a jour les dossiers, compile les donnees et prepare les rapports et les statistiques.
Responsabilites principales :Sous la direction du responsable de la communication, determiner les besoins pour organiser et soutenir tous les elements de chaque evenement figurant au calendrier de l'ecole. Organiser tous les details des evenements tels que les conferences, les seminaires, les ateliers, les receptions et les reunions. Coordonner et organiser tous les services audiovisuels, les services medias et le deroulement des evenements avec les fournisseurs et les parties prenantes. Organiser, distribuer et verifier le travail des autres en rapport avec ces evenements. Coordonner tous les arrangements tels que les lieux, les reservations de salles, les installations, la proprete, le personnel, les places assises, le service de restauration et de bar et la location de materiel. Traiter les demandes d'alcool ou assurer la liaison avec le service approprie pour que les demandes soient traitees. Tenir des registres, un inventaire du materiel et des fournitures appropries aux activites du service. Coordonner les contrats pour tous les services logistiques et les achats speciaux, et examiner/approuver les details, les devis et les factures avant de les soumettre a l'equipe administrative interne pour traitement et paiement. Faire des recommandations au superieur hierarchique concernant les nouveaux contrats ou les renouvellements avec les fournisseurs de services sous contrat. Surveiller le fonctionnement des services conformement aux accords. Assister a tous les evenements organises sur le campus, hors campus et eventuellement dans d'autres villes, afin de controler et d'assurer le bon deroulement de toutes les activites, assurer la liaison avec les fournisseurs de services sous contrat et les unites appropriees, y compris les services de securite, et resoudre les problemes. Planifier et animer des reunions regulieres avec les parties prenantes afin de discuter des mises a jour, preparer et distribuer la documentation, les ordres du jour et les calendriers. Assurer la liaison avec les conferenciers/invites speciaux et aider a repondre aux questions relatives a la logistique et a l'inscription a l'evenement. Organiser les deplacements et les reservations d'hotel selon les besoins. Communiquer les directives de l'universite en matiere de frais de deplacement et coordonner les demandes aupres de l'equipe administrative interne pour le traitement et le remboursement. Aider a la creation et a la distribution du materiel evenementiel, des affiches, du materiel promotionnel, de la signalisation, etc. Aider a la redaction des textes marketing et a la planification publicitaire. Tenir a jour les registres de toutes les activites, details et feuilles de calcul lies a l'evenement, y compris les budgets, les informations sur les fournisseurs, les contrats/factures, les coordonnees/invites/listes de diffusion et les notes de reunion, etc. Realiser l'analyse post-evenementielle, compiler les donnees et preparer les rapports et les statistiques.

Veuillez noter que ce poste necessite des deplacements au Canada et est soumis a un horaire de travail particulier.
Competences et aptitudes requises :
Experience averee dans l'organisation de conferences d'une journee et d'evenements similaires avec un minimum de supervision. Excellentes competences en matiere d'organisation, de gestion du temps et d'attention aux details. Esprit d'initiative, autonomie et debrouillardise averes. Capacite a gerer et a hierarchiser plusieurs projets a la fois. Capacite averee a travailler dans un environnement informatique a l'aide de Microsoft Office. Capacite averee a travailler de maniere autonome et en equipe ; un esprit de collaboration est essentiel. Capacite averee a resoudre des problemes. Capacite a s'adapter rapidement, par exemple en accomplissant des taches pour des evenements dans de nouveaux lieux et endroits. Doit etre oriente vers le service et professionnel. Anglais et francais, parle, ecrit et lu. Experience en creation de contenu (photographie, videographie, conception graphique) un atout.
Connaissance de l'anglais: L' Universite McGill est une universite anglophone ou les taches quotidiennes peuvent necessiter une communication en anglais, tant a l'oral qu'a l'ecrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete evalue a 4 (usage courant) sur une echelle de 0 a 4.
Formation et experience minimales requises :
DEP - Etudes de secretariat 3 Ans Experience pertinente / DEP - Systemes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Agent(e) communication
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
2026-09-25
Date limite pour postuler :
2025-09-01L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.