Job Description

No de demande : 19893

Direction generale : Ottawa

Service : Conseil municipal

Direction : Representants elus

Type d'emploi : 1 Poste temporaire a temps partiel (Jusqu'a 1 an)

Heures de travail : Jusqu'a 24 heures par semaine

Affiliation : Non de l'Union/Non MGA

Information sur le salaire : selon l'experience; salaire concurrentiel et excellent regime d'avantages sociaux.

Lieu : 110, avenue Laurier Ouest

Ville : Ottawa, ON

Categorie d'emploi : Administration et Services de soutien

Date limite des candidatures : 2025-11-25

Nota : Dans le present avis, le masculin a valeur de genre neutre

RESUME DES FONCTIONS

L'adjoint du conseiller (coordonnateur des finances et de l'administration) fournit un soutien administratif et financier essentiel au Bureau du conseiller. Ce poste a temps partiel veille a la coordination du bureau, aux suivis budgetaires, a la planification d'activites, a l'etablissement du calendrier, au bon deroulement des activites quotidiennes et a une solide gestion financiere respectant les protocoles de la Ville.
DESCRIPTION DES RESPONSABILITES

Coordination financiere et administrative

Preparer et maintenir a jour des dossiers financiers, y compris le suivi des depenses, le traitement des factures et le rapprochement des transactions, conformement a la Politique sur les depenses du Conseil. Soutenir la planification, les previsions et les rapports budgetaires, en veillant au respect des lois fiscales et a la transparence. Organiser et maintenir a jour des systemes de classification electronique et physique, afin d'assurer un acces efficace aux renseignements. Mettre en place des procedures de bureau visant a favoriser l'examen et la preparation a temps de la correspondance et des rapports. Prevoir et coordonner les reunions, les activites communautaires et les participations publiques du conseiller en veillant a optimiser son emploi du temps. Gerer la logistique des activites, y compris la reservation des installations, la gestion des services de traiteur et des invitations, et la preparation du materiel. Classer et distribuer les lettres et la correspondance; effectuer de la saisie de donnees, des photocopies, de la numerisation et du formatage de document. Organiser les deplacements et faire le rapprochement des depenses connexes, s'il y a lieu.

FORMATION ET EXPERIENCE

Diplome d'etudes postsecondaires souhaitable, mais non obligatoire.

Au moins deux (2) ans d'experience pertinente dans le domaine administratif.

Experience manifeste en gestion de budgets, en etablissement de calendrier et en coordination d'activites.

CONNAISSANCES

Connaissances en gestion de budget et des suivis financiers. Solides competences organisationnelles, en etablissement de calendriers et en planification d'activites. Familiarite avec la structure de l'administration municipale et les protocoles du Conseil [recherche des besoins]. Maitrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Capacite a gerer les renseignements confidentiels avec discretion. Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles, la communication et la resolution de problemes. Souci du detail et capacite a travailler de facon autonome avec peu de supervision.

COMPETENCES ET APTITUDES

Rigueur sur le plan administratif et financier Gestion du temps et capacite a gerer plusieurs taches a la fois Collaboration et communication Initiative et fiabilite

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR

Exigences linguistiques : Connaissance de l'anglais parle, lu et ecrit requis. Une experience jugee pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d'un rendement satisfaisant et d'aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas etre tenus de satisfaire a l'exigence relative aux etudes requises. Veuillez conserver une copie de l'avis de concours. Une fois la date de cloture passee, il ne sera plus disponible.




Nous remercions tous les candidats de leur interet et leurs efforts deployes dans le cadre du present processus de selection. Toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.



La Ville d'Ottawa promeut les principes de la diversite et de l'inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l'Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautes noires et autres communautes racialisees, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identites et expressions de genre.

Les candidats sont encourages a s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes vises par l'equite en matiere d'emploi dans les questions d'auto-identification.



La Ville d'Ottawa offre aux appliquants, sur demande et pendant tout le processus d'embauche, des mesures d'adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de selection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d'adaptation.



Des formats accessibles et des soutiens a la communication sont offerts sur demande. Veuillez contacter le Centre de service des employes en composant le 613-580-2424, poste 12211, ou en envoyant un message a l'adresse esc-cse@ottawa.ca.