Job Description

Position:

Coordinator, Events and Meetings

Reports to:

Manager, Meetings and Conferences

Location:

Ottawa, Ontario

The Canadian Construction Association (CCA) is the national voice for Canada's construction industry, giving voice to the public policy, legal and standards development goals of contractors, suppliers and allied business professionals working in, or with, our industry.

Construction is the backbone of the Canadian economy, employing some 1.6 million Canadians, pumping about $151 billion annually into the national economy, and accounting for nearly 7.4 per cent of Canada's gross domestic product (GDP). Its impact is immense and the life we enjoy - from the schools we send our kids to; the hospitals that care for us; to the roads and bridges that connect our communities - is all possible because of construction.

About the role:

CCA is looking for a dynamic, detail oriented and enthusiastic Events and Meetings Coordinator to support the planning and execution of national events, while also providing essential administrative and coordination support for governance activities.

Reporting to the Manager, Events and Meetings, this role plays a key part in delivering high-quality member experiences through conferences, symposiums, board retreats, and other strategic gatherings. The role also works closely with the President and Associate Vice President to support governance operations by preparing meeting materials, briefing books, and coordinating logistics for the Board of Directors, national councils, and committees.

The ideal candidate is highly organized, creative, adaptable, discreet, and solutions-oriented. They are comfortable working independently in a fast-paced environment and bring strong communication skills, sound judgment, and a collaborative approach to their work.

Key responsibilities:

Support the planning and delivery of in-person and virtual events, including venue coordination, travel arrangements, registration, catering, vendor management, and on-site execution. Maintain and update CCA's master calendar of meetings, milestones, and events. Develop and manage event project plans, schedules, budgets, and checklists. Prepare and coordinate event materials such as name tags, signage, programs, presentation decks, and promotional items. Manage attendee communications and logistics, including pre-event messaging, RSVP tracking, registration counts, and post-event follow-up. Support speaker and sponsor fulfillment, including tracking deliverables and providing logistical support. Manage administrative tasks such as BEO reviews, travel bookings, restaurant reservations, and on-site issue resolution. Coordinate scheduling, logistics, and communication for meetings of the Board, committees, and councils. Prepare and format meeting materials, briefing notes, and governance packages in collaboration with the Executive team for Board, council and committee meetings. Track meeting action items and support timely follow-ups. Maintain accurate records and organize document archiving for governance bodies. Support the annual planning process and off-site events for staff.

Qualifications:

Bilingualism preferred. Post-secondary degree or diploma in Event Management, Business Administration, Communications, or a related field--or equivalent combination of education and experience. Minimum of 1 year of relevant experience in event coordination or administrative support. Proficient in Microsoft Office 365 (including SharePoint). Experience with Zoom, Pheedloop, Certain, or similar event platforms is an asset. Familiarity with project management tools (e.g. Asana) considered an asset. Must be legally able to travel within Canada and internationally; a valid passport is required.

Skills and knowledge:

Strong understanding of event logistics from concept through execution. Superior attention to detail and excellent organizational skills with the ability to manage multiple priorities, meet deadlines, and maintain a high level of accuracy. Highly professional with sound judgment, discretion, and ability to manage confidential information. Exceptional written and verbal communication skills. Collaborative, team-oriented mindset with a willingness to support others and adapt as needed. Process-driven with the ability to identify efficiencies and solve problems creatively. Strong interpersonal skills; able to work effectively with senior leadership and external partners. Proactive, resourceful, and able to thrive in a fast-paced environment.

What we offer:

A hybrid work environment based in Ottawa, with core office days - allowing you the best of both working from home and in-person, in a collaborative team environment. Employer-paid health and dental benefits upon completion of a three-month probationary period. A competitive vacation package, with an annual holiday office closure. Opportunities for professional development and organization-wide social events. A meaningful career, supporting one of Canada's most important and impactful industries.

Salary range:

Compensation is to be determined at the time of hiring, based on the successful candidate's experience and profile. $50,000.00-$60,000.00 annually.

Please submit your CV and cover letter to talent@cca-acc.com with the subject "Coordinator, Events and Meetings". No phone calls please.

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Poste :

Coordonnateur/Coordonnatrice - evenements et reunions

Releve de :

Gestionnaire, reunions et conferences

Endroit :

Ottawa (Ontario)

L'Association canadienne de la construction (ACC) est la voix nationale de l'industrie canadienne de la construction, faisant entendre les objectifs de politique publique, de droit et de developpement des normes des entrepreneurs, des fournisseurs et des professionnels apparentes travaillant au sein de notre industrie ou aupres d'elle.

La construction est l'epine dorsale de l'economie canadienne. Elle emploie quelque 1,6 million de Canadiens et Canadiennes, injecte environ 151 milliards de dollars par an dans l'economie nationale et represente pres de 7,4 % du produit interieur brut (PIB) du Canada. Son impact est immense. La vie dont nous jouissons est rendue possible grace a la construction : des ecoles que frequentent nos enfants aux hopitaux qui nous soignent, en passant par les routes et les ponts qui relient nos communautes.

A propos du poste :

L'ACC est a la recherche d'un(e) coordinateur(trice) d'evenements et de reunions dynamique, soucieux(se) du detail et enthousiaste pour soutenir la planification et l'execution d'evenements nationaux, tout en apportant un soutien administratif et de coordination essentiel pour les activites de gouvernance.

Sous la responsabilite du ou de la gestionnaire, evenements et reunions, le ou la titulaire de ce poste joue un role cle en offrant des experiences de haute qualite aux membres par le biais de conferences, de symposiums, de retraites du conseil d'administration et d'autres rassemblements strategiques. Le ou la titulaire travaille egalement en etroite collaboration avec le president et le vice-president associe pour soutenir les operations de gouvernance en preparant les documents de reunion, les cahiers d'information et en coordonnant la logistique pour le conseil d'administration, les conseils nationaux et les comites.

La personne ideale est tres organisee, creative, polyvalente, discrete et orientee vers les solutions. Elle est a l'aise pour travailler de maniere autonome dans un environnement en evolution rapide et apporte a son travail de solides competences en matiere de communication, un jugement sur et une approche collaborative.

Principales responsabilites :

Soutenir la planification et l'organisation d'evenements en personne et virtuels, y compris la coordination des lieux, l'organisation des voyages, l'inscription, la restauration, la gestion des fournisseurs et l'execution sur place. Maintenir et mettre a jour le calendrier principal des reunions, des jalons et des evenements de l'ACC. Elaborer et gerer des plans, des calendriers, des budgets et des listes de controle pour les projets d'evenements. Preparer et coordonner le materiel de l'evenement tel que les badges, la signalisation, les programmes, les dossiers de presentation et les articles promotionnels. Gerer la communication et la logistique avec les participants, y compris les messages avant l'evenement, le suivi des reponses aux invitations, le decompte des inscriptions et le suivi apres l'evenement. Soutenir les orateurs et les commanditaires, notamment en faisant le suivi des livrables et en fournissant un soutien logistique. Gerer les taches administratives telles que l'examen des demandes d'evenement (BEO), les reservations de voyage, les reservations de restaurant et la resolution des problemes sur place. Coordonner la programmation, la logistique et la communication pour les reunions du conseil d'administration, des comites et des conseils. Preparer et formater les documents de reunion, les notes d'information et les dossiers de gouvernance en collaboration avec l'equipe de direction pour les reunions du conseil d'administration, du conseil et des comites. Effectuer le suivi des mesures prises lors des reunions et veiller a ce que les mesures de suivi soient prises en temps voulu. Tenir des registres precis et organiser l'archivage des documents pour les organes de gouvernance. Soutenir le processus de planification annuelle et les evenements hors site pour le personnel.

Qualites :

Le bilinguisme est preferable. Diplome d'etudes superieures en gestion d'evenements, en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe, ou combinaison equivalente de formation et d'experience. Experience d'au moins un an dans la coordination d'evenements ou le soutien administratif. Maitrise de Microsoft Office 365 (compris de SharePoint). Une experience avec Zoom, Pheedloop, Certain ou d'autres plateformes d'evenements similaires est un atout. Une bonne connaissance des outils de gestion de projet (par exemple Asana) est consideree comme un atout. Les candidats doivent etre en mesure de voyager legalement au Canada et a l'etranger; un passeport en cours de validite est requis.

Competences et connaissances :

Solide comprehension de la logistique des evenements, de la conception a l'execution. Un grand souci du detail et d'excellentes competences organisationnelles, avec la capacite de gerer plusieurs priorites a la fois, de respecter les delais et de maintenir un haut niveau de precision. Personne hautement professionnelle, dotee d'un jugement sur, d'une grande discretion et d'une capacite a gerer des informations confidentielles. Aptitudes exceptionnelles de communication ecrite et orale. Esprit de collaboration, esprit d'equipe, volonte de soutenir les autres et de s'adapter si necessaire. Orientee vers les processus, la personne recherchee est en mesure de reperer les inefficacites et de resoudre les problemes de maniere creative. Solides competences interpersonnelles; capacite a travailler de facon efficace avec les hauts responsables et les partenaires externes. Personne proactive, debrouillarde et en mesure de s'epanouir dans un environnement en constante evolution.

Ce que nous offrons :

Un environnement de travail hybride a Ottawa, avec des jours de bureau fixes, vous offrant l'avantage de pouvoir travailler a la fois a domicile et en personne, dans un environnement d'equipe collaboratif. Prestations de soins de sante et de soins dentaires prises en charge par l'employeur a l'issue d'une periode probatoire de trois mois. Un programme de vacances competitif, avec un conge annuel de fermeture du bureau. Possibilites de perfectionnement professionnel et evenements sociaux a l'echelle de l'organisation. Une carriere stimulante au service de l'une des industries les plus importantes et les plus influentes du Canada.

Fourchette des salaires :

La remuneration est a determiner au moment de l'embauche, en fonction de l'experience et du profil du candidat retenu ou de la candidate retenue. De 50 000 $ a 60 000 $ par an.

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation a talent@cca-acc.com en precisant Coordonnateur/Coordonnatrice - evenements et reunions dans le sujet. Pas des appels de telephone s'il vous plait.

Job Type: Full-time

Pay: $50,000.00-$60,000.00 per year

Schedule:

Monday to Friday
Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON K1P 6M1

Application deadline: 2025-06-06