Job Description

Coordinateurtrice des clubs

Service d'administration des clubs (SAC)

Heures de travail

: 35?heures par semaine

Salaire?:

60?000?$ (avec augmentations et avantages conformement a la Convention collective)

Sous la responsabilite du/de la?:

Directeur du developpement des entreprises

Ce poste est syndique au sein du SCFP?4943.

Le SAC a ete fonde en 2014 en tant que club servant de ressource pour les besoins promotionnels des autres clubs. Depuis, le SAC est devenu un service du Syndicat etudiant de l'Universite d'Ottawa (SEUO) et s'est impose comme le centre des clubs de l'Universite d'Ottawa. Il a ete renomme Service d'administration des clubs en 2023. Nous disposons d'une equipe de benevoles et d'employees devouees qui travaillent toute l'annee pour offrir aux etudiantes la meilleure experience universitaire possible!

Description du poste

Le ou la coordinateurtrice des clubs du SAC est une personne motivee et enthousiaste dont l'objectif principal est de connecter les etudiantes a des opportunites parascolaires en aidant les clubs de l'Universite d'Ottawa et d'autres groupes etudiants dans tous leurs projets incroyables!

Responsabilites

Superviser toutes les operations du Service d'administration des clubs (SAC), y compris la coordination des benevoles et du personnel afin d'assurer le bon fonctionnement de tous les programmes et services offerts. Examiner avec diligence et recommander au Comite des clubs et aux organes de controle competents les decisions liees au financement, aux examens et a l'enregistrement des clubs ainsi que d'autres demandes liees aux clubs. Aider a la planification d'evenements et a la revendication pour les groupes etudiants reconnus par le SEUO. Coordonner les reunions avec les membres de l'Executif et les membres des clubs pour mieux comprendre leurs besoins specifiques et trouver des solutions pour que le SAC et le SEUO puissent mieux soutenir les clubs. Signaler au directeur du developpement des entreprises tout probleme majeur concernant la communaute des clubs. Veiller a ce que les activites du SAC respectent les limites budgetaires, les politiques et les delais prescrits. Effectuer des taches administratives (repondre aux courriels, rediger des lettres), rediger des rapports, etc. Trier les demandes de statut et de financement des clubs dans le respect de nos politiques et lignes directrices. Superviser les operations generales du Centre et s'assurer qu'elles sont maintenues dans les limites du budget prescrit, y compris la gestion du budget et la collecte de fonds. Fournir des conseils sur les politiques relatives aux clubs, tout en restant a jour des documents actuels qui regissent les groupes etudiants. Creer et animer des ateliers, des evenements et des groupes de discussion lies au mandat du SAC. Contribuer a l'image positive et a l'education du SEUO et promouvoir la positivite et le professionnalisme dans l'environnement du Syndicat. Gerer et superviser les comptes de medias sociaux du Service d'administration des clubs, y compris Discord et Instagram. Maintenir et entretenir le portail des clubs du SAC. Effectuer d'autres taches connexes.

Qualifications

Diplome postsecondaire dans un domaine pertinent comme l'administration publique, la communication, les sciences politiques, l'administration des affaires ou une discipline connexe. Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l'Universite d'Ottawa (francais et anglais) est obligatoire. Experience en coordination de benevoles et/ou de personnel de soutien. Experience en creation d'ateliers, d'evenements et de groupes de discussion et excellente facilitation de groupe. Experience en gestion et coordination de programmes. Flexibilite, adaptabilite et capacite a travailler dans des situations tres stressantes. Preuve d'ouverture d'esprit, de tact et d'investissement dans la creation d'un espace securitaire pour tous. A l'aise pour travailler avec le public et divers groupes, et pour mener l'engagement de parties prenantes. Excellentes competences interpersonnelles et de communication, a l'ecrit comme a l'oral. Excellentes capacites d'organisation, de resolution de problemes et de gestion du temps, et bon souci du detail. Capacite a travailler en autonomie et en equipe. La connaissance ou une experience liee au SAC, au SEUO et ses services et activites est un atout. Experience averee en leadership, de preference dans des environnements diriges par des etudiantes. Comprehension profonde et pratique averee des principes d'equite, de diversite et d'inclusion. Une bonne connaissance de la gouvernance des clubs et des politiques de syndicat etudiant est un atout. Maitrise des bases de donnees, des feuilles de calcul et des plateformes de collaboration (ex. Google Workspace, Microsoft Office). Experience en examen de subventions et de presentation de budgets. Capacite a suivre les politiques et a assurer la conformite dans la prise de decision.
Le bilinguisme est un critere obligatoire. Veuillez noter que l'entrevue se deroulera en anglais et en francais. La preference sera donnee aux candidates des groupes en quete d'equite. Date limite de candidature est 30 juillet 2025.

Clubs Coordinator

Club Administrative Service (CAS)

Hours:

35 hours/week

Salary:

$60,000 (with increases & benefits per the Collective Agreement)

Reporting to:

Director of Business Development

This position is unionized under CUPE 4943.

CAS was founded in 2014 as a club that served as a resource for the promotional needs of other clubs. Since then, the CAS has transformed into a service of the University of Ottawa Students' Union (UOSU) and is now established as the central club hub for the University of Ottawa. It was later renamed to the Club Administration Service in 2023. We have a team of dedicated volunteers and employees who work year-round to provide students with the best possible university experience!

The CAS Clubs Coordinator is a motivated and enthusiastic individual whose main goal is to connect students to extracurricular opportunities by helping uOttawa clubs and other student groups in all the awesome things they do!

Responsibilities

Oversee all operations of the Club Administration Service (CAS), including volunteer and staff coordination to ensure effective function of all programs and services offered; Diligently reviewing and recommending decisions on club funding, club reviews, club registration, and other club-related applications to the Club Committee and relevant oversight bodies; Assist with the planning of events and advocacy for UOSU recognized student groups; Coordinate meetings with club executives and members to better understand specific needs and find solutions for CAS and UOSU to better support the clubs; Report any major issues regarding the club community to the Director of Business Development; Ensure that CAS activities are within budgetary limits, timelines, and prescribed policies; Complete administrative tasks (answering emails, writing letters), write reports, etc.; Triage and sort through applications for club status and funding that adhere to our policies and guidelines; Oversee the general operations of the Centre and ensure that they are maintained within the prescribed budget, including budget maintenance and fundraising; Advising on the policies regarding clubs, while also keeping up to date on current documents which govern student groups; Create and facilitate workshops, events and discussion groups related to CAS's mandate; Contribute to the positive image and education of the UOSU, promote positivity and professionalism in the UOSU environment; Manage and oversee the Club Administration Service social media accounts including discord and Instagram; Maintain and upkeep the Club Administration Service club portal; and Perform other related duties and tasks.

Qualifications

A post-secondary degree in a relevant field such as Public Administration, Communications, Political Science, Business Administration, or a related discipline; Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa (French and English) is required; Experience in coordinating volunteers and/or support staff; Experience in creating workshops, events and discussion groups and excellent group facilitation; Experience in program management and coordination; Flexibility, adaptability, and ability to work in high-stress situations; Evidence of open-mindedness, tact, and investment in creating a safe space for all; Comfortable working with the public and diverse groups, and conducting stakeholder engagement; Excellent interpersonal and communication skills, both written and verbal; Excellent organizational, problem solving and time management skills with strong attention to detail; Ability to work independently and in a team environment; Knowledge or experience with CAS, the UOSU and its services and activities is an asset; Demonstrated leadership experience, preferably in student-led settings; Deep understanding and demonstrated practice of equity, diversity, and inclusion principles; Familiarity with club governance and student union policies is an asset; Proficient with databases, spreadsheets, and collaborative platforms (e.g., Google Workspace, Microsoft Office); Experience with grant reviews and budget submissions; and Ability to follow policy and ensure compliance in decision-making.
Bilingualism is a mandatory criterion. Please note that the interview will be held in both English & French. Preference will be given to candidates of equity-seeking groups. Deadline to apply: July 30th, 2025

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $60,000.00 per year

Benefits:

Dental care Extended health care Life insurance Paid time off RRSP match Vision care
Work Location: In person

Application deadline: 2025-07-30