Job Description

FRANCAIS

Titre du poste : Coordinateur(trice) de projet

Resume du poste:

Le Coordinateur de projet joue un role crucial dans la gestion efficace des projets de construction en prenant en charge les taches administratives, de documentation et de conformite. Il assiste le Chef de projet pour garantir un demarrage, une execution et une cloture harmonieux des projets en organisant les exigences, en soumettant les permis et en fournissant un soutien administratif tout au long du cycle de vie du projet.

Responsabilites principales:

1. Gestion du cycle de vie du projet :

Collecter et confirmer les exigences du projet, en s'assurant qu'elles sont conformes aux specifications des clients et des proprietaires. Assister dans les processus de demarrage et de cloture des projets, notamment en recuperant les depots emis et en archivant les documents.

2. Documentation et conformite:

Preparer, soumettre et suivre les permis, documents de sante et securite, et declarations statutaires. Veiller au respect des reglementations locales et provinciales, y compris les permis de construire et les exigences en matiere d'assurance

.

3. Coordination administrative:

Ouvrir et organiser les dossiers de projet dans le logiciel de gestion. Telecharger, organiser et distribuer les plans et documents des chantiers de construction. Preparer les dossiers pour les superviseurs de chantier, incluant les plans essentiels, les dossiers de projet et les materiaux d'urgence. Soutenir les chefs de projet en les aidant avec les bons de commande, les ordres de modification et les demandes de paiement pour facturation.

4.

Cloture et rapports:

Collaborer avec les sous-traitants et les equipes comptables pour finaliser et soumettre la documentation de cloture. Preparer les documents de fin de projet, tels que les declarations statutaires, les affidavits et les garanties.

5. Assistance generale:

Fournir un soutien administratif au Directeur des finances, de l'administration, et a l'equipe comptable au besoin

.

Qualifications et competences:

Minimum de 2 ans dans le secteur de la vente au detail ou la vente au detail specialisee nationale, ou experience comparable en construction. Competences solides en organisation et en gestion multitache, avec la capacite de respecter les delais sous pression.

Connaissances de base des principes comptables

, y compris la preparation des bons de commande et des certificats de paiement. Competences informatiques avancees dans les applications Microsoft Office ainsi que dans d'autres logiciels specifiques de gestion de projet (Procore, etc.). Maitrise de l'anglais et du francais (ecrit et oral). Approche de travail orientee vers les details, proactive et axee sur le travail en equipe.

Salaire : A partir de 55 000 $ par an.

ENGLISH

Job Title: Project Coordinator

Job Summary:

The Project Coordinator plays a crucial role in managing construction projects efficiently by handling administrative, documentation, and compliance tasks. They assist the Project Manager in ensuring smooth project initiation, execution, and closure by organizing requirements, submitting permits, and providing administrative support throughout the project lifecycle.

Key Responsibilities:

1. Project Lifecycle Management:

Gather and confirm project requirements, ensuring alignment with client and landlord specifications. Assist with project initiation and close-out processes, including recovering issued deposits and archiving records.

2. Documentation and Compliance:

Prepare, submit, and track permits, health and safety documents, and statutory declarations. Ensure compliance with local and provincial regulations, including building permits and insurance requirements.

3. Administrative Coordination:

Open and organize project files in management software. Download, organize, and distribute drawings and construction site documents. Compile site supervisor packages, including essential drawings, project folders, and emergency materials. Support project managers by assisting with purchase orders, change orders payment requests for invoicing.

4. Close-Out and Reporting:

Collaborate with sub-trades and accounting teams to finalize and submit close-out documentation. Prepare end-of-project documents, such as statutory declarations, affidavits, and warranties.

5. General Assistance:

Provide administrative support to the Director of Finance, Administration, and the accounting team as needed.

Qualifications and Skills:

Minimum 2 years in retail or national specialty retail or comparable construction Strong organizational and multitasking skills with the ability to meet deadlines under pressure.

Basic knowledge of accounting principles,

including preparing purchase orders and payment certificates Strong computer skills in Microsoft Office applications as well as other specific project management software (Procore, etc...) Proficient in English and French (written and verbal). Detail-oriented, proactive, and team-oriented approach to work.

Salary:

Starting at $55,000 per year

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: From $55,000.00 per year

Benefits:

Casual dress Company events Dental care Disability insurance Discounted or free food Employee assistance program Extended health care Flexible schedule Life insurance On-site parking Paid time off RRSP match
Experience:

Project management: 2 years (preferred)
Language:

English (preferred) French (preferred)
Work Location: In person