Job Description

L'equipe s'agrandit... rejoignez-nous ! Nous recrutons un(e) COORDINATEUR(TRICE) AU DEVELOPPEMENT COMMUNAUTAIRE

QUI SOMMES-NOUS :

L'Institut Fraser-Hickson, Montreal, est un organisme de bienfaisance enregistre qui propose des projets de sensibilisation a l'alphabetisation des enfants ages de 0 a 8 ans dans les communautes de Montreal et du Quebec. Notre projet phare, minibiblioPLUS, travaille en partenariat avec des garderies, des centres communautaires, des ecoles et des hopitaux, leur offrant un acces gratuit a des mini-bibliotheques, a des benevoles formes qui animent des seances de l'heure du conte pour les enfants dans les lieux partenaires et a des ateliers d'alphabetisation precoce destines aux parents et aux educateurs(trices) et facilites par notre personnel expert. Nous avons 200 partenaires, auxquels nous fournissons plus de 14 000 livres et 80 benevoles. Notre mission est d'elever les niveaux d'alphabetisation en donnant aux partenaires les moyens d'inculquer aux enfants un amour de la lecture et de l'apprentissage des la naissance et de permettre un acces gratuit aux livres et aux services d'animation.

Nous recrutons un(e) Coordinateur(trice) au developpement communautaire enthousiaste et organise(e) qui sera charge(e) de diriger nos efforts pour renforcer l'engagement des partenaires, favoriser l'etablissement de liens significatifs au sein de la communaute et representer l'organisation lors d'evenements communautaires. En etroite collaboration avec les equipes des programmes et de la bibliotheque, vous coordonnerez les livraisons de livres a nos partenaires et, pendant l'ete, vous dirigerez notre projet L'heure du conte au soleil.

Le candidat ideal est bilingue (Francais et Anglais), passionne par la litteratie, l'engagement communautaire et la coordination d'evenements et possede d'excellentes competences en matiere de communication et d'organisation.

RESPONSABILITES :

1. Engagement communautaire et relations avec les partenaires

• Assurer la liaison entre l'organisation et les partenaires communautaires.
• Rechercher des conferences, des seminaires, des festivals, des reunions, des conventions et d'autres evenements pertinents auxquels l'organisation pourrait participer.
• Rechercher des fournisseurs, des conferenciers, des auteurs, des illustrateurs et des commanditaires potentiels.
• Coordonner les activites avec les partenaires ou les representants de la ville (par exemple, location d'un lieu ou permis).

2. Planification et coordination d'evenements

• Travailler en etroite collaboration avec l'equipe des programmes afin de planifier et coordonner des evenements significatifs relatifs a l'alphabetisation pour des enfants et des familles.
• Coordonner avec le departement des benevoles lorsque des evenements necessitent des benevoles.
• Gerer les invitations et les inscriptions en ligne via Google Forms, etc.

3. Soutien aux evenements sur place

• Veiller a l'installation correcte de l'evenement, y compris les presentoirs de livres, la disposition des sieges et l'affichage du materiel de communication et organiser des collations.
• Gerer les inscriptions, verifier les presences et les autorisations audiovisuelles.
• S'entretenir avec les participants pour leur fournir les informations ou le materiel de communication necessaires.
• Prendre des photos et des videos pour documenter l'evenement a des fins de promotion et de compte rendu.

4. L'heure du conte au soleil

• Diriger la planification et la coordination des seances dd l'heure du conte dans les parcs de CDN-NDG pendant 10 semaines chaque ete.
• Communiquer avec les representants de la ville afin d'obtenir les autorisations necessaires pour les seances.
• Superviser un stagiaire qui aidera a la coordination du projet.
• Coordonner avec le service des benevoles la disponibilite des benevoles pour toutes les seances de l'heure du conte.
• Communiquer avec les partenaires pour faire connaitre les seances de l'heure du conte et assurer une bonne participation.

5. Soutien aux programmes

• Diriger la coordination des livraisons de livres aux partenaires.
• Communiquer avec les partenaires pour planifier les livraisons.
• Livrer personnellement les livres aux mini-bibliotheques partenaires chaque semaine, veillant a ce que la distribution se fasse de maniere efficace et en temps opportun. Lorsque des benevoles sont disponibles, coordonner avec eux les livraisons de livres.
• Ameliorer les livraisons de livres par des interactions significatives avec les partenaires en partageant des informations, des mises a jour de programmes et des ressources pertinentes.

6. Tenue des dossiers des rapports

• Tenir des comptes et collaborer a l'elaboration de rapports sur les evenements acheves, le projet L'heure du conte au soleil et d'autres collaborations communautaires.
• Tenir des rapports precis et a jour sur les livraisons de livres a l'aide de fiches de donnees et d'autres outils de suivi.
• Fournir des rapports et des commentaires des partenaires au bibliothecaire et au responsable des programmes afin de favoriser l'amelioration des services.

QUALIFICATIONS RECHERCHEES :

• Un baccalaureat en etudes de la petite enfance ou un DEC en education de la petite enfance ou dans un domaine connexe est preferable, mais non obligatoire.
• Aimer collaborer avec une petite equipe devouee pour soutenir les initiatives et les evenements de sensibilisation.
• Etre a l'aise avec les taches physiques, telles que soulever jusqu'a 30 lb (par ex. des livres) ou du materiel pour des evenements (par ex. des tables et des chaises) afin de soutenir les evenements et les livraisons.
• Disposer d'un vehicule fiable et d'un permis de conduire valide afin de faciliter les deplacements pour les evenements, les livraisons et les activites communautaires. (Les deplacements sont recompenses).
• Travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine pour soutenir des evenements speciaux et des activites communautaires.

PROFIL RECHERCHE :

• Passionne(e) par le service communautaire et l'etablissement de relations fructueuses.
• Amical(e), accueillant(e) et capable de nouer rapidement des relations.
• Capacite et flexibilite pour mener plusieurs projets en parallele.
• Capacite a resoudre des problemes avec un esprit positif.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

• Il peut etre occasionnellement necessaire de travailler le soir ou la fin de semaine dans le cadre d'evenements ou de projets particuliers.
• Le travail peut exiger une certaine activite physique, comme soulever des sacs de livres contenant de 20 a 60 livres, pousser des boites en carton contenant des livres sur un chariot, et aider a des activites ou des evenements de benevolat.

POUR POSTULER?:

Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation a Stephanie Lopraino a?: communications@minibiblioplus.org . Dans votre lettre de motivation, veuillez expliquer pourquoi vous etes un(e) excellent(e) candidat(e) pour ce poste et comment vos competences et votre experience correspondent a nos besoins.

DATE DE DEBUT?: 3 mars 2025.

TYPE D'EMPLOI?: Temps partiel, 28 heures par semaine.

REMUNERATION?: 22 $/heure (negociable).

Nous offrons un environnement de travail dynamique, inclusif et flexible avec des opportunites de developpement professionnelet d'evolution de carriere.

Our team is growing...come and join us! We're recruiting an OUTREACH COORDINATOR

Who are we:

The Fraser-Hickson Institute, Montreal, is a registered charity bringing early literacy outreach projects focussing on children aged 0 to 8 years old to communities in Montreal and across Quebec. Our flagship project, minibiblioPLUS, partners with daycares, community centers, schools and hospitals, providing them with free access to mini-libraries, trained volunteers who animate storytime to children at partner locations and early literacy workshops addressed to parents and educators facilitated by expert staff. We have 200 partners, providing them with over 14,000 books and 80 volunteers. Our Mission is to raise literacy levels by empowering partners to instill in children a life-long love of reading and learning from birth and to enable free access to books and animation services.

We seek an enthusiastic and organized Outreach Coordinator to lead our efforts in enhancing partner engagement, fostering meaningful connections within the community and representing the organization at community events. Working closely with the Programs and Library teams, you will coordinate book deliveries to our partners, and during the summer, you will lead our Sunshine and Storytime project.

The ideal candidate is bilingual (French and English), passionate about literacy, community engagement and event coordination and has excellent communication and organizational skills.

Responsibilities:

1. Community Engagement and Partnerships

• Serve as a liaison between the organization and community partners.
• Look for conferences, seminars, festivals, meetings, conventions and other pertinent events for the organization to join.
• Look for brands, keynote speakers, authors, illustrators and potential endorsers if needed.
• Coordinate with partner or community representatives (e.g., location rentals or permits).

2. Event Planning and Coordination

Work closely with the programs team to plan and coordinate meaningful early literacy events for children and families.

• Coordinate with the volunteer department when events require volunteers.
• Manage event invitations, registrations and RSVPs online via Google Forms, etc.

3. On-Site Event Support

• Ensure proper event setup, including book displays, seating arrangements and the display of communications materials, and organize refreshments.
• Manage sign-ins, attendance, check RSVPs and audio-visual permissions.
• Engage with attendees to provide any necessary information or communications materials.
• Capture photos and videos to document the event for promotional and reporting purposes.

4. Sunshine and Storytime

Lead planning and coordination of the storytime sessions in the parks across CDN-NDG over 10 weeks each summer.

• Communicate with city officials to ensure proper permissions for the sessions.
• Oversee an intern who will assist in the coordination of the project.
• Coordinate with the Volunteer department to ensure the availability of volunteers for all storytime sessions.
• Communicate with partners to publicize the storytime sessions and ensure good participation.

5. Programs Support

Lead coordination of book deliveries to partners.

• Communicate with partners to schedule deliveries.
• Personally deliver books to partner mini libraries on a weekly basis, ensuring timely and efficient distribution. When volunteers are available, coordinate with volunteers to complete book deliveries.
• Enhance book deliveries with meaningful interactions with partners by sharing information, program updates and relevant resources.

6. Record Keeping and Reporting

Maintain records and collaborate on reports of completed events, the Sunshine and Storytime project and other community collaborations.

• Maintain accurate and up-to-date book delivery records using spreadsheets and other tracking tools.
• Provide reports and partner feedback to the library and programs managers to support continuous improvement.

Key Requirements:

A Bachelor's degree in Child Studies or a DEC in Early Childhood Education or a related field is preferred but not required.

• Enjoy collaborating with a small, dedicated team to support outreach initiatives and events.
• Comfortable with physical tasks, such as lifting up to 30 pounds (e.g., books) or event materials (e.g., tables and chairs) to support events and outreach activities.
• Have access to a reliable car and a valid driver's license to facilitate travel for events, deliveries and community outreach activities. (Compensation for travel is provided).
• Work occasionally evenings and weekends to support special events and community outreach activities.

Personal Attributes:

Passionate about community service and building meaningful connections.

• Friendly, approachable and able to build relationships quickly.
• Adaptable, with the ability to handle multiple projects simultaneously.
• Problem-solver with a positive attitude.

How to Apply:

Please submit your resume and a cover letter to Stephanie Lopraino at communications@minibiblioplus.org.

In your cover letter, please explain why you are an excellent fit for this role and how your skills and experience align with our needs.

Start Date: March 3, 2025.

Job Type: Part-time, 28 hours a week.

Pay: $22/hour (negotiable).

We offer a dynamic, inclusive and flexible work environment with opportunities for professional development and career growth.

Job Type: Part-time

Pay: From $22.00 per hour

Expected hours: No more than 28 per week

Benefits:

• Automobile allowance
• Casual dress
• Flexible schedule

Schedule:

• Day shift
• Monday to Friday

Education:

• DCS / DEC (preferred)

Experience:

• outreach: 1 year (preferred)
• non-profit: 1 year (preferred)

Willingness to travel:

• 25% (preferred)

Work Location: In person

Expected start date: 2025-03-03