Job Description

JOB DESCRIPTION

Posting #RI-25-028

Posting Period - 22 May to 5 June, 2025

POSITION: Communications Coordinator

NMD4C Administrative & Communications Coordinator

Existing Vacancy

TERM:

Full Time, 1.0 FTE, 3-year contract with possibility of renewal

SALARY:

$27.50 to $31.75 per hour, Will be commensurate with skills & experience

REPORTS TO:

Dr. Erin Beattie (NMD4C manager)/Dr. Hanns Lochmuller (senior scientist, neurologist, NMD4C lead investigator)

Children's Hospital of Eastern Ontario Research Institute ("CHEO RI") is the research arm of the Children's Hospital of Eastern Ontario - Ottawa Children's Treatment Centre ("CHEO") and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Metis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEO RI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth, and family in our community and beyond.

CHEO RI has an immediate requirement for a full-time (1.0 FTE) Experienced Communications Coordinator.

The successful candidate will have a passionate interest in research and its value for patients and the research community and an ability to communicate results engagingly to different audiences. You will be a team player with a strong collaborative ethos, able to form excellent working relationships with colleagues. You will have excellent communication skills, and an in-depth knowledge of new media (web and social media) combined with strong administrative and IT/web development skills. You will be adaptable and interested in learning new skills, and excited to share the value and successes of the project with the wider world. This position will primarily be based at NMD4C's coordination office at the CHEO Research Institute in Ottawa (reporting to the NMD4C network manager Dr. Erin Beattie on a day-to-day basis and the project lead Dr. Hanns Lochmuller when required), with optional hybrid working from home, and occasional travel to other network sites for meetings and conferences. Compensation is annual salary plus benefits.

RESPONSIBILITIES

Under the general supervision of the network manager, the Communications Coordinator's responsibilities will include:

Managing daily operations of NMD4C communications through liaison with network members. Organising NMD4C events, meetings (including minute-taking), teleconferences, and workshops. Developing effective working relationships with internal network teams and all stakeholders (clinicians, researchers, patient advocacy organizations, patient partners, industry, funding agencies). Developing and managing the NMD4C website, including both site development and content authoring, and managing social media channels in collaboration with network members. Measuring engagement metrics across website, social media channels, email, and recommending strategies to improve engagement with stakeholders. Producing the NMD4C monthly newsletter. Providing content and guidance for partner media collaborations and PR, including the CHEO Research Institute, Canadian Institute of Musculoskeletal Health and Arthritis, Muscular Dystrophy Canada and other network partners. Performing work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.

QUALIFICATIONS, SKILLS, AND ABILITIES

A broad academic training to degree level. (Essential) Excellent communication (verbal and written), interpersonal, and organizational skills. (Essential) Demonstrated collegiality, professionalism, and team skills. (Essential) Demonstrated initiative, flexibility, and ability to work independently. (Essential) Experience in planning and executing communications campaigns, including written and graphic content across a variety of platforms (website, email, and social media). (Essential) Experience with website content management systems (Wordpress or other) including web design and content updates on both front-end and back-end. (Essential) A desire to solve problems, take initiative, prioritise, and plan appropriately with guidance (Essential) Experience liaising with organisations (industry, charities, universities). (Essential) High level of IT skills across a range of software and web applications (e.g. Office, Zoho, Canva, Moodle) and a demonstrated ability to learn new IT tools rapidly. (Essential) An interest in neuromuscular research. (Preferred) Effective report writing skills and the ability to research and present information clearly. (Preferred) Familiarity with website hosting and maintenance, including but not limited to database management, PHP updates and other technical aspects of website hosting. (Preferred) Experience working with customer relationship management and email software applications (Zoho or equivalent). (Preferred) Experience with digital learning platforms or learning management systems (Moodle or equivalent). (Preferred) Bilingualism (English/French). (Preferred) Science background (Preferred)

WORKING CONDITIONS

Able to work in a dynamic, often hectic environment and be able to multi-task Able to be flexible with working hours to meet deadlines Ability to work in a Hybrid work model

OTHER REQUIREMENTS

Eligible to work in Canada Compliance with CHEO RI's Universal COVID-19 Vaccination Policy Police Record Check

TO APPLY

Please send your CV, cover letter, and other enquiries by email to: Dr. Erin Beattie at ebeattie@cheo.on.ca by Date. Only candidates selected for an interview will be contacted, and the interviews will take place the on June 12 and June 13, 2025. Further information on NMD4C is available at https://neuromuscularnetwork.ca/.

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at researchhr@cheo.on.ca

The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Worksite, unless otherwise indicated will be at 401 Smyth Road, Ottawa, Ontario K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.

DESCRIPTION DE POSTE

Numero d'affichage RI-25-028

Periode d'affichage - du 22 mai au 5 juin 2025

POSTE :

Coordonnatrice ou coordonnateur des communications

Coordonnatrice ou coordonnateur des services administratifs et des communications du NMD4C

Poste vacant existant

DUREE :

Temps plein (1,0 ETP); contrat de trois ans avec possibilite de renouvellement

SALAIRE :

Le salaire varie de 27,50 $ a 31,75 $ l'heure (il sera proportionnel aux competences et a l'experience)

POSTE RELEVANT DE:

Dre Erin Beattie (gestionnaire du NMD4C)/Dr Hanns Lochmuller (scientifique principal, neurologue et chercheur principal du NMD4C)

L'Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l'est de l'Ontario ( IR du CHEO ) est l'organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l'est de l'Ontario situe a Ottawa ( CHEO ) et un institut affilie de l'Universite d'Ottawa. Nous reconnaissons qu'Ottawa est batie sur un territoire non cede du peuple anichinabe algonquin. Les membres de cette Nation vivent sur ce territoire depuis des millenaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'a ce territoire. Leur culture et leur presence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. L'IR du CHEO rend egalement hommage a l'ensemble des Premieres Nations, des Inuit et des Metis, de meme qu'a leurs precieuses contributions, passees et presentes, a ce territoire. Le CHEO est un etablissement et un milieu de travail que nous cherissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivite. L'IR du CHEO vise a creer de nouvelles connaissances et de nouvelles donnees probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial a nos enfants. Notre mission, a l'IR du CHEO, consiste a reunir des gens talentueux exceptionnels et des technologies pour mener des recherches qui changeront la vie de chaque enfant, jeune et famille de notre collectivite et ailleurs.

L'IR du CHEO a immediatement besoin d'une coordonnatrice ou d'un coordonnateur des communications a temps plein (1,0 ETP).

La personne retenue doit manifester un interet passionne pour la recherche et en comprendre la valeur pour les patientes et patients, ainsi que pour le milieu de la recherche, en plus de posseder une capacite a communiquer les resultats de facon captivante a differents auditoires. Elle doit egalement faire preuve d'esprit d'equipe et d'un sens aigu de la collaboration, en plus d'etre capable d'etablir de solides relations de travail avec ses collegues. Cette personne doit posseder d'excellentes competences en communication et une connaissance approfondie des nouveaux medias (Web et medias sociaux), ainsi que de solides competences administratives, de technologie de l'information (TI) et d'elaboration Web. De plus, elle doit etre capable de s'adapter et avide d'apprendre de nouvelles competences, en plus d'etre enthousiaste a l'idee de communiquer la valeur et les succes du projet avec le monde entier. Enfin, la personne titulaire de ce poste travaillera principalement au bureau de coordination du NMD4C a l'IR du CHEO a Ottawa (elle relevera de la gestionnaire du reseau du NMD4C, Erin Beattie, au jour le jour, et du chef de projet, Hanns Lochmuller, au besoin). Elle pourra egalement travailler selon un modele de travail hybride et devra occasionnellement se deplacer vers d'autres sites du reseau pour assister a des reunions et a des conferences. La remuneration comprend le salaire annuel et les avantages sociaux.

RESPONSABILITES

Sous la supervision generale du Dr Hanns Lochmuller, la coordonnatrice ou le coordonnateur des communications aura les responsabilites suivantes :

Gerer les operations quotidiennes des communications du NMD4C en assurant la liaison avec les membres du reseau. Organiser des evenements, des reunions (dont la redaction de proces-verbaux), des teleconferences et des ateliers pour le NMD4C. Etablir des relations de travail efficaces avec les equipes du reseau interne et l'ensemble des parties prenantes (cliniciennes et cliniciens, chercheuses et chercheurs, organismes de defense des droits des patientes et patients, patientes et patients partenaires, industrie, organismes de financement). Concevoir et gerer le site Web de NMD4C, notamment la mise au point du site et la creation de contenu, et la gestion des medias sociaux en collaboration avec les membres du reseau. Mesurer les indicateurs de participation dans l'ensemble du site Web, des medias sociaux et des courriels, et recommander des strategies pour ameliorer la mobilisation des parties prenantes. Rediger le bulletin mensuel du NMD4C. Proposer du contenu et des conseils pour les collaborations sur les medias avec les partenaires et les relations publiques, notamment l'IR du CHEO, l'Institut de l'appareil locomoteur et de l'arthrite, Dystrophie musculaire Canada et d'autres partenaires du reseau. Executer le travail conformement aux dispositions de la Loi sur la sante et la securite au travailet des reglements connexes ainsi qu'a toutes les politiques et procedures d'entreprise et des differents services du CHEO en matiere de sante et de securite au travail.

QUALIFICATIONS, COMPETENCES ET APTITUDES

Vaste formation ayant mene a l'obtention d'un grade universitaire (essentiel) Excellentes aptitudes en communication orale et ecrite et en relations interpersonnelles, et sens de l'organisation hors pair (essentiel) Esprit de collegialite, esprit d'equipe et professionnalisme demontres (essentiel) Sens de l'initiative, souplesse et capacite manifeste a travailler de facon autonome (essentiel) Experience de la planification et de la mise en oeuvre de campagnes de communication, notamment du contenu ecrit et graphique sur diverses plateformes (site Web, courriel et medias sociaux) (essentiel) Experience des systemes de gestion du contenu des sites Web (Wordpress ou autres), notamment la conception Web et les mises a jour du contenu au debut et a la fin (essentiel) Volonte de resoudre les problemes, de prendre des initiatives, d'etablir des priorites et de planifier de facon appropriee avec des conseils (essentiel) Experience de la liaison avec des organismes (industrie, organismes de bienfaisance, universites) (essentiel) Competence generale en TI pour un eventail de logiciels et d'applications Web (p. ex. Office, Zoho, Canva, Moodle) et capacite demontree a apprendre rapidement de nouveaux outils de TI (essentiel) Interet pour la recherche neuromusculaire (un atout) Competences de redaction de rapport efficace et capacite d'effectuer des recherches et de presenter de l'information avec clarte (un atout) Connaissance de l'hebergement Web et de la maintenance d'un site Web, notamment de la gestion des bases de donnees, des mises a jour de la page Web personnelle et d'autres aspects techniques de l'hebergement Web (un atout) Experience de travail en gestion des relations avec la clientele et avec les applications logicielles de courriel (Zoho ou un equivalent). (un atout) Experience des plateformes d'apprentissage numerique ou des systemes de gestion de l'apprentissage (Moodle ou un equivalent) (un atout) Bilinguisme (francais et anglais) (un atout) Formation scientifique (un atout)

CONDITIONS DE TRAVAIL

Capacite a travailler dans un environnement dynamique et souvent mouvemente, et a mener plusieurs taches de front. Capacite a faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de travail afin de respecter les echeances. Aptitude a travailler selon un modele de travail hybride.

AUTRES EXIGENCES

Avoir l'autorisation de travailler au Canada. Respecter la politique universelle de vaccination contre la COVID?19 de l'IR du CHEO. Verification du casier judiciaire.

POUR POSTULER

Veuillez envoyer votre CV, une lettre de presentation et toute autre demande de renseignements par courriel a la Dre Erin Beattie a l'adresse ebeattie@cheo.on.ca d'ici le date. Nous ne communiquerons qu'avec les personnes choisies pour une entrevue. Les entrevues auront lieu le 12 juin et le 13 juin, 2025. De plus amples renseignements sur le NMD4C sont disponibles a l'adresse https://neuromuscularnetwork.ca/.

L'IR du CHEO valorise la diversite et est un employeur qui souscrit au principe de l'egalite d'acces, qui prise les divers points de vue et qui aide les gens a etre eux-memes. Nous avons pris l'engagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commencant par le processus d'embauche, et nous accueillons favorablement les demandes provenant de l'ensemble des candidates et candidats qualifies. Conformement a la Loi de 2005 sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario, les personnes qui ont besoin de mesures d'adaptation durant le processus de demande d'emploi peuvent envoyer un courriel a ce sujet aux Ressources humaines a l'adresse researchhr@cheo.on.ca.

L'IR du CHEO cherche a accroitre l'equite, la diversite et l'inclusion dans toutes ses activites, notamment la recherche, l'education et l'avancement professionnel, les partenariats avec les patientes et patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l'importance aux perspectives et aux cheminements de carriere diversifies et non traditionnels, et aux competences comme la resilience, la collaboration et l'etablissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorites racisees, d'Autochtones, de personnes vivant avec un handicap, de personnes ayant des orientations sexuelles et des identites de genre minoritaires, ainsi que d'autres personnes possedant les competences et les connaissances necessaires pour collaborer de facon productive aupres de diverses communautes.

L'IR du CHEO n'utilise pas l'intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de selection.

Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situe au 401, chemin Smyth, a Ottawa (Ontario) K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisees a travailler au Canada seront prises en consideration. Nous remercions l'ensemble des candidates et candidats de leur interet; cependant, nous ne communiquerons qu'avec les personnes qui seront convoquees a une entrevue.

Job Types: Full-time, Fixed term contract
Contract length: 36 months

Pay: $27.50-$31.75 per hour

Work Location: Hybrid remote in Ottawa, ON K1H 8L1