Job Description

Etablissement a echelle humaine, l'Universite du Quebec en Abitibi-Temiscamingue (UQAT) exerce ses activites principalement en Abitibi-Temiscamingue, dans le Nord-du-Quebec, dans le territoire des Hautes-Laurentides et aupres des Premiers Peuples. Par le biais de ses services universitaires et par ses nombreuses activites de recherches et innovations, l'UQAT constitue un moteur important du developpement socioeconomique des territoires qu'elle dessert. Avec plus de 160 programmes d'etudes, l'Universite reussit a accomplir sa mission grace a l'engagement et a l'expertise de l'ensemble de son personnel a l'interieur de plusieurs poles d'excellence.

Votre role

Accueillir, renseigner et diriger la clientele etudiante. Executer des taches de nature administrative, academique et/ou de secretariat inherentes aux operations, au fonctionnement des programmes d'etudes ou au fonctionnement du Bureau du registraire.

Vos responsabilites

Volet - Commis administrative ou administratif (commis aux etudes) :


Fournir les renseignements relatifs aux programmes d'etudes, aux cheminements determines, aux cours ainsi qu'aux politiques et procedures qui s'y rapportent. Transmettre l'information relative aux lieux des cours, les changements d'horaire, les annulations et les modifications des periodes de cours, lorsque requis; Participer aux operations reliees a l'inscription (envoi de la documentation, seances d'inscription, modifications de choix de cours, mise a jour et classement des dossiers etudiants) selon les procedures en vigueur. Referer les cas particuliers aux personnes responsables et acheminer les pieces aux services concernes; Assurer le suivi administratif en lien avec la nature de ses fonctions; Assurer l'organisation materielle du processus d'evaluation des activites d'enseignement dans les differents etablissements de l'Universite et en assurer le suivi; Saisir divers documents. Effectuer la mise en page de documents et en verifier l'orthographe et la grammaire, tel que les plans de cours. Rediger de la correspondance d'ordre courant; Preparer des tableaux statistiques a des fins administratives et academiques; Organiser des reunions en faisant les convocations, les reservations de salles et la preparation du materiel et des documents necessaires. Assister aux reunions, prendre les notes, rediger les proces-verbaux, preparer les resolutions et effectuer le suivi des decisions qui relevent de sa competence et les acheminer au VRER; Effectuer le classement relatif a son secteur selon les procedures en vigueur, s'assurer de la mise a jour des dossiers ainsi que de la gestion du courrier de son secteur d'activites; Tenir a jour les applications informatisees et participer a leur developpement afin d'ameliorer l'efficacite des operations; Collaborer avec le personnel enseignant, le personnel professionnel ainsi que les membres de l'equipe de secretariat.

Volet - Commis de bureau (commis a l'accueil) :


Transmettre l'information appropriee au comptoir, au telephone et par courrier electronique. Distribuer de la documentation et confier les demandes qui ne relevent pas de sa competence a la personne responsable; Transferer et distribuer l'ensemble des releves de notes officiels aux autres etablissements universitaires. Recevoir les releves de notes officiels en provenance de ces derniers et en assurer la distribution; Effectuer certaines recherches relatives au dossier de l'etudiant. Rediger, composer, verifier et s'assurer de l'authenticite de divers documents tels que les demandes d'attestation, les releves de notes et les diplomes, les officialiser et les acheminer; Recevoir les etudiants qui doivent fournir des pieces manquantes a leur dossier, verifier l'authenticite des documents recus, les officialiser et proceder a l'assermentation au besoin. Assurer la transmission des documents aux personnes concernees; Effectuer les changements d'adresse des etudiants sur le systeme informatique; Prendre connaissance de la correspondance et effectuer le tri en fonction des priorites; Preparer les dossiers en faisant les recherches et les consultations prealables; Repondre aux demandes relevant de sa competence et effectuer le suivi de certains dossiers confies par la personne superieure immediate; Effectuer le classement des dossiers relatifs a son secteur; Accueillir les visiteurs qui souhaitent rencontrer la personne responsable du Bureau du registraire, s'informer sur l'objet de l'entretien et preparer les documents necessaires. Rediriger les demandes qui ne relevent pas de sa competence a la personne designee; Organiser les rendez-vous a l'agenda de la personne responsable du Bureau du registraire et prendre les dispositions s'y rattachant; Effectuer de la mise en page et preparer des documents a l'aide d'outils informatiques; Voir a l'approvisionnement en fourniture relatif a son secteur; Effectuer la tenue de la petite caisse.

Profil recherche

Detenir un diplome d'etudes professionnelles (DEP) en secretariat; Avoir entre une (1) et cinq (5) annees d'experience pertinentes selon le poste; Maitriser la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et etre disposee a apprendre de nouveaux logiciels specifiques a la tache (perfectionnement disponible au besoin); Posseder une excellente maitrise du francais ecrit et parle, avoir une facilite de redaction et un esprit de synthese; Avoir un bon sens de l'organisation et savoir etablir ses priorites. Etre reconnue pour offrir un service a la clientele hors pair; Savoir faire preuve d'intelligence sociale et aimer collaborer au travail d'equipe; Faire preuve de discretion et de jugement dans l'execution de ses fonctions. Se distinguer par son autonomie, son initiative et sa capacite d'adaptation.

Statut:

Plusieurs contrats de 6 mois. Temps plein - 35 h / semaine

Entree en fonction

: Aout 2025

Date limite pour postuler:

4 aout 2025 a 16h00

Pour postuler :

A partir de notre plateforme de gestion des candidatures, les personnes interessees doivent faire parvenir leur lettre de motivation accompagnee de leur curriculum vitae ainsi que d'une copie de leur diplome a l'attention de

Marie-Pierre Maheux, CRHA

, conseillere en gestion des ressources humaines.

Milieu inclusif

L'UQAT valorise l'equite, la diversite et l'inclusion (EDI) et, reconnaissant son role d'agent de changement, veille a garantir un milieu de vie inclusif pour tous et toutes. Ainsi, l'UQAT encourage les Autochtones, les femmes, les membres d'une minorite visible ou ethnique ainsi que les personnes en situation de handicap a presenter leur candidature, et ce, conformement au programme d'acces a l'egalite a l'emploi auquel elle souscrit. Veuillez noter que des mesures d'adaptation peuvent etre offertes aux personnes handicapees en fonction de leurs besoins.


Les personnes interessees peuvent remplir et faire parvenir, sur une base volontaire, le formulaire d'acces a l'egalite en emploi.