Client Intake, Recruitment & Operations Coordinator | Coordination Clients, Recruitment, Admin

Westmount, QC, CA, Canada

Job Description

Position:

Client Intake, Recruitment & Operations Coordinator

Location:

Montreal, QC (Hybrid - in-person & remote)

Start Date:

As soon as possible

Language Requirements:

Bilingual (English & French)

About Mindsession


Mindsession Intercultural Psychology is a dynamic and growing private psychology clinic located in Montreal. Our team is dedicated to offering inclusive and accessible mental health services, with a focus on intercultural psychology, diversity, and professional collaboration.

About the Role


We're looking for a highly organized, warm, and resourceful individual to join our coordination team. The Client Intake, Recruitment & Operations Coordinator plays a central role in ensuring smooth clinic operations and an exceptional client and clinician experience.

Key Responsibilities



Manage the client intake process: respond to inquiries, assess client needs, and match clients with the most suitable clinician. Handle client communication, appointment bookings, and follow-ups with professionalism and care. Manage billing, client records, and receipts. Manage recruitment and onboarding of new clinicians (job postings, interviews, contracts). Onboard and train new team members on clinic procedures and administrative tools (SimplePractice, Google Workspace, etc.). Maintain and organize clinic internal documents, reports, operational SOPs, and clinician directories. Coordinate peer supervisions, clinician communications, and team engagement activities. Support ongoing administrative and operational needs of the clinic and contribute to the continuous improvement of administrative processes.

Qualifications



Excellent communication and interpersonal skills in both English and French (must be fully bilingual). Strong organizational and multitasking abilities with attention to detail. Experience in client service, administration, or recruitment (experience in a clinical or health setting is an asset). Proficiency with Google Workspace and spreadsheets, comfort with technology and digital tools (familiarity with platforms such as SimplePractice, HubSpot, or similar tools is an asset). Professional, empathetic, and collaborative attitude aligned with Mindsession's mission and values.

Why Join Us



Meaningful work supporting access to mental health care. Collaborative, inclusive, and growth-oriented environment. Bilingual, inclusive, and values-based environment. Opportunity to contribute to a rapidly growing, mission-driven clinic. Opportunity to grow and take on leadership responsibilities. Flexible hybrid work setup.
To apply, please send your

CV

to

careers@mindsession.com

with the subject line "Client Intake & Operations Coordinator - Application."

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Poste :

Coordonnateur(trice) a l'accueil des clients, au recrutement et aux operations cliniques

Lieu :

Montreal, QC (hybride - presentiel et teletravail)

Date d'entree en fonction :

Des que possible

Exigences linguistiques :

Bilingue (francais et anglais)

A propos de Mindsession


Mindsession Psychologie interculturelle est une clinique privee dynamique et en croissance situee a Montreal. Notre equipe se consacre a offrir des services de sante mentale inclusifs et accessibles, avec un accent sur la psychologie interculturelle, la diversite et la collaboration professionnelle.

Description du poste


Nous cherchons une personne chaleureuse, tres organisee et debrouillarde pour se joindre a notre equipe de coordination. Le ou la coordonnateur(trice) a l'accueil des clients, au recrutement et aux operations cliniques joue un role central pour assurer le bon fonctionnement de la clinique et une experience exceptionnelle pour les clients comme pour les cliniciens.

Responsabilites principales


Gerer le processus d'accueil des clients : repondre aux demandes, evaluer les besoins et jumeler les clients au clinicien le plus approprie.
Assurer les communications avec les clients, la prise de rendez-vous et les suivis avec professionnalisme et bienveillance.
Gerer la facturation, les dossiers clients et les recus.
Gerer le recrutement et l'integration des nouveaux cliniciens (affichage de postes, entrevues, contrats).
Integrer et former les nouveaux membres de l'equipe aux procedures et aux outils administratifs de la clinique (SimplePractice, Google Workspace, etc.).
Maintenir et organiser les documents internes de la clinique, les rapports, les procedures operationnelles (SOP) et les repertoires des cliniciens.
Coordonner les supervisions de groupe, les communications avec les cliniciens et les activites d'engagement d'equipe.
Soutenir les besoins administratifs et operationnels courants de la clinique et contribuer a l'amelioration continue des processus.

Profil recherche


Excellentes aptitudes de communication et relationnelles en francais et en anglais (bilinguisme complet requis).
Forte capacite d'organisation et de gestion de multiples priorites, avec grand souci du detail.
Experience en service a la clientele, en administration ou en recrutement (milieu clinique ou de la sante : un atout).
Maitrise de Google Workspace et des tableurs, aisance avec la technologie et les outils numeriques (connaissance de plateformes telles que SimplePractice, HubSpot ou outils similaires : un atout).
Attitude professionnelle, empathique et collaborative, en coherence avec la mission et les valeurs de Mindsession.

Pourquoi vous joindre a nous


Travail porteur de sens favorisant l'acces aux soins en sante mentale.
Environnement collaboratif, inclusif et axe sur la croissance.
Milieu bilingue et fonde sur des valeurs humaines.
Possibilite de contribuer a une clinique en forte expansion et guidee par sa mission.
Occasions de developpement et de prise de responsabilites.
Modele de travail hybride et flexible.

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV a

careers@mindsession.com

avec l'objet Candidature - Client Intake & Operations Coordinator .

Type d'emploi : Temps plein

Remuneration: a partir de 22,28$ par heure

Heures prevues: au minimum 30 par semaine

Langue:

English (Obligatoire) Francais (Obligatoire)
Lieu du poste : Teletravail hybride a Westmount, QC H3Z 2A3

Date limite de candidature: 2025-10-23

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Job Detail

  • Job Id
    JD2900006
  • Industry
    Not mentioned
  • Total Positions
    1
  • Job Type:
    Full Time
  • Salary:
    Not mentioned
  • Employment Status
    Permanent
  • Job Location
    Westmount, QC, CA, Canada
  • Education
    Not mentioned