Job Description

Titre du poste : Chargee, charge d'instance et des dossiers corporatifs des associations etudiantes (SPB36)

Unite organisationnelle | Secteur de travail : Secretariat des instances (620B)



Groupe d'emploi : Professionnel

Statut : Remplacement jusqu'au 30 avril 2026

Horaire : 35 heures / semaine

Pavillon : D : Athanase-David

EXIGENCES NORMALES :

Scolarite : Baccalaureat dans une discipline appropriee

Experience : Deux (2) annees d'experience pertinente

Autres : Excellente connaissance du francais (80% au test), facilite de redaction, methode d'ecriture rapide et esprit de synthese



Salaire : Entre 55 893 $ et 103 502 $

Classement salarial : 10

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Cette personne assure l'organisation logistique des instances de l'Universite. Elle prend des notes en assemblee, redige les proces-verbaux et revise les resolutions. Elle prepare et s'assure de la conformite des documents necessaires a la tenue des instances et collige les suivis necessaires aux differents registres. Elle agit egalement a titre de personne-ressource pour les dossiers corporatifs des associations etudiantes de programmation. Elle participe a l'elaboration de formations, de guides et d'outils relatifs a la preparation des dossiers des instances, en exploitant les technologies appropriees.


La description de fonction, etant reputee faire partie integrante de l'affichage, peut etre consultee sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/PB36 et au Syndicat.

DESCRIPTION DETAILLEE DES TACHES DU POSTE (a titre indicatif) :

Cette personne :


Prepare et verifie, en collaboration avec les personnes impliquees, les projets d'ordre du jour et les projets de resolution des instances (notamment, le Conseil d'administration, le Comite executif, la Commission des etudes, le Comite d'audit, la Sous-commission des ressources, le Comite de la vie etudiante, le Comite des services aux collectivites, le Comite d'attribution des distinctions honorifiques) en s'assurant de leur coherence institutionnelle et de leur conformite avec la reglementation, les politiques, les directives, les procedures et les conventions collectives, et les soumet pour approbation aux personnes concernees;

Redige les avis de convocation, prepare et rassemble la documentation necessaire a la constitution des dossiers soumis aux instances et s'assure de les rendre disponibles aupres des personnes concernees dans les delais fixes et dans le respect des criteres de confidentialite etablis;

Participe a la planification annuelle du calendrier des instances et veille a l'organisation des reunions et activites reliees;

Conseille, guide et forme, au besoin, le personnel ainsi que les membres des differentes instances sur la preparation des documents destines aux instances, les regles et procedures, la logistique, etc.;

Assiste aux reunions des instances et de certains comites, prend note des debats et, pour certaines instances, s'assure du respect des procedures de deliberation. Redige les proces-verbaux dans le respect des regles applicables et des propos des intervenantes, intervenants et redige les resolutions telles qu'adoptees. Veille ensuite a leur diffusion et, le cas echeant, aux suivis en decoulant;

Rencontre les associations et les etudiantes, etudiants afin de les renseigner sur leurs droits, privileges et obligations relatifs a l'application de la Politique n 32 de reconnaissance des associations etudiantes de programmation;

Analyse et controle la validite et la conformite des dossiers corporatifs des associations etudiantes, formule des recommandations aux personnes concernees et, le cas echeant, en assure le suivi;

Participe a la coordination avec les differents services de l'Universite concernant les privileges decoulant de la reconnaissance et etablit les liens necessaires avec les associations etudiantes de programmation reconnues;

Effectue des recherches, des analyses et redige des rapports, guides ou documents d'information lies a son champ d'expertise;

Collabore a la demande de la directrice, du directeur du Secretariat des instances a l'elaboration, a la revision linguistique et a la mise en forme des documents normatifs de l'Universite. Au besoin, coordonne les suivis et la mise a jour des documents normatifs en s'assurant de la concordance de celles-ci avec la structure organisationnelle et les regles et pratiques en vigueur;

Collabore au developpement, a l'implantation et a la mise a jour des programmes et des systemes informatiques requis pour l'exercice de ses fonctions;

Participe a la mise en oeuvre de strategies de transformation numerique et collabore a l'amelioration continue des processus du Secretariat des instances;

Accomplit les taches deleguees par la directrice, le directeur du Secretariat des instances, dont le secretariat de certains comites.



L'Universite du Quebec a Montreal souscrit a un programme d'acces a l'egalite en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorites visibles, des minorites ethniques et les personnes en situation de handicap qui repondent aux exigences du poste a soumettre leur candidature.