Job Description

Veuillez referer au guide Comment postuler a un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la facon de postuler.
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Resume du poste :
Relevant de l'agente des admissions et travaillant en collaboration avec l'administratrice des dossiers, l'administratrice de l'immigration et l'equipe elargie de la FMPD, l'administrateur(trice) des admissions et des dossiers offre un soutien administratif complet dans la coordination et l'execution des processus d'admission et de gestion des dossiers. Le ou la titulaire veille a l'exactitude et a la coherence des donnees, respecte les exigences reglementaires et facilite la communication entre les parties prenantes internes et externes. Ce poste joue un role essentiel durant les periodes de pointe et agit comme personne de soutien pour les unites des admissions et des dossiers. Une composante majeure du role consiste a maintenir et mettre a jour le contenu du site Web lie aux admissions de la FMPD afin d'en assurer l'exactitude, l'accessibilite et la pertinence.
Responsabilites principales :
1. Administration des admissionsSoutient le cycle complet des admissions, y compris la revision des dossiers de candidature, le suivi des documents et la mise a jour des bases de donnees des candidats pour les programmes de residence et de fellowship. Communique avec les candidats, les directeurs de programme et les commanditaires externes pour coordonner les documents de candidature et repondre aux demandes. Aide a la preparation de la documentation et de la correspondance pour le College des medecins du Quebec (CMQ), y compris les lettres d'admissibilite et les demandes de prolongation de formation. Soutient diverses taches liees au processus de jumelage du Service canadien de jumelage des residents (CaRMS), selon les directives du superviseur. Collabore avec l'administrateur(trice) des admissions pour les programmes de residence afin d'assurer l'alignement des processus et la continuite durant les periodes de pointe. Coordonne le soutien en immigration pour les residents et fellows entrants, y compris la collecte de documents et la liaison avec l'administrateur(trice) de l'immigration. Aide a compiler des donnees statistiques et a preparer des rapports sur les admissions, au besoin.

2. Soutien aux dossiersAide a la gestion de la liste des sites accredites par le CMQ. Soutient le traitement des demandes d'externat en verifiant la conformite, en preparant la documentation et en maintenant des dossiers precis. Soutient les programmes educatifs centralises en assistant aux taches d'integration, aux inscriptions et aux communications avec les organismes concernes, ce qui peut inclure la saisie de donnees, le suivi, la preparation de documents et le soutien aux reunions (ex. PEAP, CIP). Aide a la gestion des demandes de conge, des dispenses de formation et des credits, en assurant un traitement et une tenue de dossiers exacts. Aide a l'integration des coordonnateurs de programme, en fournissant l'acces HYFEN, des directives procedurales et une couverture de soutien. Coordonne le soutien en immigration pour les residents et fellows inscrits, y compris la collecte de documents et la liaison avec l'administrateur(trice) de l'immigration.

3. Gestion des donnees et des systemesMet a jour les informations des candidats et des stagiaires dans les systemes internes. Aide a la tenue des dossiers conformement aux normes d'accreditation et reglementaires. Prepare des rapports et maintient des statistiques liees aux processus d'admission, d'immigration et d'accreditation.

4. Gestion du site WebMaintient et met a jour les sections du site Web de la FMPD liees aux admissions et aux dossiers pour refleter les politiques, procedures, echeances et informations sur les programmes actuels. Coordonne avec les parties prenantes concernees pour assurer l'exactitude et la convivialite du contenu du site Web. Propose et met en oeuvre des ameliorations pour accroitre l'accessibilite et la clarte pour les candidats, les stagiaires et le corps professoral.

5. Communication et liaisonRepond aux demandes des candidats, residents, fellows, commanditaires, membres du corps professoral et du personnel, en fournissant des informations sur les procedures d'admission et de gestion des dossiers. Fait le lien avec les services internes (ex. Services d'inscription, Juridique, Immigration) et les organismes externes (ex. CMQ, IRCC, CMFC, CRMCC) selon les besoins. Sert de ressource pour les directeurs et coordonnateurs de programme, en offrant des conseils administratifs sur les questions liees aux admissions et aux dossiers.

6. Soutien transversal et remplacementParticipe aux reunions d'equipe, aux groupes de travail et aux projets speciaux selon les directives. Aide le vice-doyen associe et le personnel superieur dans les dossiers urgents lies aux candidats non jumeles, aux prolongations de formation et autres enjeux prioritaires.

Autres competences et/ou aptitudes requises :Parfaitement bilingue avec d'excellentes competences en communication ecrite et orale (les competences en communication seront evaluees). Solides competences administratives et organisationnelles avec un grand souci du detail. Maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et/ou de Google Workspace. Capacite a travailler de facon autonome et en collaboration dans un environnement a volume eleve et axe sur le respect des echeances. Excellentes competences interpersonnelles et en service a la clientele, avec la capacite d'interagir de maniere professionnelle avec des parties prenantes diverses. Maitrise des bases de donnees et familiarite avec les environnements de formation medicale (un atout). Experience dans la mise a jour de contenu Web fortement souhaitee. Capacite demontree a traiter des informations confidentielles avec discretion.

Formation et experience minimales requises :
DEC III 3 ans Experience connexe avec DEC III /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Admissions Officer
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
Date limite pour postuler :
2025-10-13L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.