Job Description

Titre du poste :

Commis comptable et adjoint(e) administratif(ve)

Lieu :

CPE Terre des Enfants

Type de poste :

Temps partiel (18 heures/semaine, 3 jours/semaine)

Superieur immediat :

Directrice generale

Resume du poste :

Le CPE Terre des Enfants est a la recherche d'un(e) commis comptable et adjoint(e) administratif(ve) rigoureux(se) et bien organise(e) pour assurer la gestion des operations financieres et des taches administratives de notre centre de la petite enfance. Le ou la candidat(e) ideal(e) veillera a la rigueur de la gestion financiere, appuiera les operations quotidiennes et garantira le respect des reglements du MFA et du gouvernement du Quebec.
Ce poste est prevu pour 18 heures par semaine, reparties sur trois jours (lundi, mercredi et jeudi).

Responsabilites principales :Comptabilite et administration financiere

Facturation et paiements :

Facturer les parents, traiter les paiements et tenir a jour les etats de compte.

Paiements aux fournisseurs :

Gerer et traiter les paiements aux fournisseurs; effectuer les suivis au besoin.

Gestion de la paie :

Preparer et traiter la paie des employes via Desjardins, en assurant l'exactitude et la conformite.

Horaires et augmentations salariales :

Maintenir les horaires du personnel et mettre a jour les ajustements salariaux selon l'anciennete et les directives.

Remises gouvernementales et avantages sociaux :

Effectuer les paiements pour les taxes, l'assurance collective, les regimes de retraite, les cotisations syndicales et les REER.

Conciliation bancaire :

Faire la conciliation entre les documents comptables internes et les releves bancaires mensuels.

Documents fiscaux annuels :

Preparer et emettre les feuillets T4, Releve 1, Releve 24, declarations salariales a la CNESST et recus pour les parents.

Remboursement TPS/TVQ :

Soumettre les demandes de remboursement de taxes applicables.

Preparation financiere de fin d'annee :

Compiler les documents pour les verifications et assister a la preparation des rapports financiers annuels.

Dossiers d'inscription :

Gerer les dossiers d'inscription et les donnees des enfants a l'aide du logiciel GESTIONNAIRE.

Gestion budgetaire :

Appuyer la directrice dans la planification financiere et le suivi budgetaire.

Soutien comptable general :

Appuyer la preparation des etats financiers et des taches comptables connexes.

Operations administratives

Soutien a la communication :

Aider la directrice a la redaction et la diffusion des communications (avis de maladies, documents d'inscription, mises a jour administratives, etc.).

Gestion documentaire :

Creer, mettre a jour et organiser les formulaires et documents administratifs soutenant les operations du centre.

Liste d'attente et contacts familiaux :

Gerer la liste Place 0-5, contacter les familles et coordonner les visites au centre.

Relations avec les fournisseurs :

Communiquer avec les fournisseurs et prestataires de services concernant les commandes, livraisons et facturation.

Approvisionnement :

Recommander et effectuer les achats de fournitures generales du centre.

Organisation des installations :

Collaborer avec le Centre Greene pour la planification de l'espace de rangement et les deplacements de materiel sans perturber les programmes.

Coordination du personnel :

Participer aux rencontres de planification des horaires et assurer une couverture adequate pour les vacances, conges maladie ou personnels (forme/non forme).

Coordination de stages et de programmes d'integration :

Collaborer avec les cegeps, ecoles locales et l'Ecole Summit pour organiser des stages ou remplacements occasionnels; soutenir l'integration de personnes neurodivergentes en milieu de travail.

Systeme de classement :

Creer et maintenir des systemes de classement efficaces pour les documents du personnel et du centre.

Exigences :

Experience demontree en tenue de livres, comptabilite ou administration financiere (une experience dans un CPE ou un organisme sans but lucratif est un atout). Maitrise du logiciel GESTIONNAIRE et des outils comptables (Desjardins, Excel, Word). Excellentes competences en organisation et en gestion du temps. Souci du detail et precision dans la gestion des dossiers financiers. Connaissance des remises gouvernementales, processus de paie et reglementation fiscale du Quebec. Excellentes competences en communication ecrite et orale. Le bilinguisme (francais et anglais) est un atout.

Conditions de travail :

Temps partiel : 18 heures par semaine, les lundis, mercredis et jeudis. Presence requise sur place. Disponibilite occasionnelle en debut ou fin de journee. Collaboration reguliere avec le personnel, les familles, les fournisseurs et partenaires externes.

Pour postuler :

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de presentation a

directrice@cpetde.org

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Job Title:

Bookkeeper & Administrative Assistant

Location:

CPE Terre des Enfants

Position Type:

Part-Time (18 hours/week, 3 days/week)

Reports to:

Executive Director

Position Overview:

CPE Terre des Enfants is seeking a

detail-oriented and highly organized Bookkeeper & Office Assistant

to manage financial operations and administrative tasks for our childcare center. The ideal candidate will ensure accurate financial management, support daily operations, and maintain compliance with MFA and Quebec government regulations.

This position is scheduled for

18 hours per week, across 3 days (Monday, Wednesday and Thursday).

Key Responsibilities: Bookkeeping & Financial Administration

Billing & Payments:

Invoice parents, process payments, and maintain account statements.

Supplier Payments:

Manage and process payments to vendors; follow up when necessary.

Payroll Management:

Prepare and process employee payroll using Desjardins, ensuring accuracy and compliance.

Employee Scheduling & Step Increases:

Maintain staff schedules and update employee salary adjustments according to tenure and guidelines.

Government Remittances & Benefits:

Process payments for taxes, collective insurance, retirement plans, union dues, and RRSP contributions.

Bank Reconciliation:

Reconcile internal financial records with monthly bank statements.

Annual Tax Documents:

Prepare and issue T4, Releve 1, R24 slips, CNESST salary declarations, and parent receipts.

GST/QST Reimbursement:

File claims for applicable tax refunds.

Year-End Financial Preparation:

Compile documents for audits and assist with annual financial reporting.

Child Enrollment Records:

Manage registration files and child data using GESTIONNAIRE software.

Budget Management:

Assist the Director with financial planning and budget monitoring.

General Accounting Support:

Support the preparation of financial statements and related accounting tasks.

Administrative Operations

Communication Support:

Assist the Director in preparing and distributing communications including illness notices, registration documents, and administrative updates.

Document Management:

Create, update, and organize administrative forms and documents to support center operations.

Waitlist & Family Contact:

Manage the Place 0-5 list, contact families, and coordinate on-site visits when needed.

Supplier Relations:

Communicate with vendors and service providers regarding orders, deliveries, and billing

Procurement:

Recommend and purchase general center supplies

Facility Organization:

Collaborate with Centre Greene on scheduling and planning storage and materials relocation to avoid program disruption.

Staffing Coordination:

Participate in scheduling meetings and ensure adequate staffing coverage for vacations, sick days, and personal leave (qualified/unqualified staff).

Internship & Work-Study Coordination:

Liaise with CEGEPS, local schools, and Summit School to coordinate internships and casual replacements; support work-study programs for neurodiverse individuals.

File System Management:

Develop and maintain organized systems for staff and center documentation.

Qualifications:

Proven experience in bookkeeping, accounting, or financial administration (experience in childcare or nonprofit setting is an asset). Strong proficiency in

GESTIONNAIRE

software and other accounting tools (Desjardins, Excel, Word). Excellent organizational and time-management skills. High attention to detail and accuracy in maintaining financial records. Familiarity with government remittances, payroll processes, and Quebec tax regulations. Strong written and verbal communication skills.

Bilingualism

(French and English) is an asset.

Work Conditions:

Part-time: 18 hours per week, Monday, Wednesday and Thursday.

On-site presence required. Occasional early morning or late-day availability may be needed. Regular collaboration with staff, families, suppliers, and external partners.

To Apply:

Please send your resume and cover letter to directrice@cpetde.org

Job Type: Part-time

Expected hours: 18 per week

Benefits:

Flexible schedule
Language:

English (preferred)
Work Location: In person