Job Description

A propos de NIXA

Nous ne sommes pas qu'une agence. Nos racines plongent dans une equipe d'experts.

NIXA est un acteur cle de l'ecosysteme numerique

, accompagnant ses clients dans leur developpement technologique. Nous aidons les organisations a accelerer leur transformation numerique, a automatiser leurs processus et a innover grace a une approche qui va au-dela du simple conseil. Notre force reside dans la combinaison d'une expertise strategique et d'une execution concrete, portee par une equipe de specialistes seniors en developpement web et logiciel, qui donnent vie a vos strategies.

NIXA est actuellement a la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) - profil comptabilite pour son siege social situe dans le Vieux-Port de Montreal.

Description de l'emploi

En tant qu'adjoint(e) administratif(ve) - profil comptabilite,

vous jouerez

un role essentiel dans le bon fonctionnement des operations comptables et administratives de l'entreprise.

Vos principales responsabilites incluront

la gestion des comptes payables et recevables, incluant la facturation ainsi qu'un suivi rigoureux des paiements et encaissements.

Vous assurerez

un contact de qualite avec nos clients et fournisseurs, tout en veillant a la precision des operations comptables.

Vous travaillerez

en etroite collaboration avec notre technicienne comptable afin de garantir une tenue de livres fluide et conforme.

En parallele,

vous soutiendrez

le Directeur general dans certaines de ses activites quotidiennes, notamment en l'aidant a organiser et a prioriser certaines taches administratives. Grace a

votre efficacite et votre sens de l'organisation

,

vous contribuerez

a maintenir un fonctionnement harmonieux au sein de l'entreprise.

Responsabilites principales :

Comptabilite (prioritaire dans le role)

Saisir les contrats et les modalites de paiement dans le systeme, et veiller a leur conformite pour garantir une facturation precise Assurer la gestion des comptes payables et recevables, incluant la saisie des factures clients, le suivi des paiements, les encaissements, ainsi que le traitement des factures fournisseurs

Gerer

les comptes de depenses, les rapports de cartes de credit, ainsi que d'autres taches administratives liees a la comptabilite

Preparer

les feuilles de temps necessaires au traitement des paies, ainsi que

gerer

les aspects financiers lies a la remuneration des employes Participer a l'elaboration de documents financiers : previsions budgetaires, conciliations bancaires, demandes de subventions, etats financiers, etc. Maintenir les outils de gestion comptable et assurer la gestion des dossiers financiers avec rigueur et confidentialite.

Soutien administratif (en appui)

Apporter votre soutien

ponctuel a la direction pour diverses taches organisationnelles, notamment la gestion de l'agenda, la coordination des rendez-vous, des reunions et des deplacements

Appuyer

la redaction et la mise en forme de documents administratifs, tout en

contribuant

a l'amelioration continue des processus

Superviser

les operations courantes du bureau, y compris la gestion des fournitures, de l'equipement et la reception des livraisons

Qualifications et experiences

Nous recherchons idealement une personne possedant les qualifications suivantes?:

Diplome en comptabilite, administration, bureautique ou tout autre domaine pertinent, ou combinaison equivalente de formation et d'experience. Minimum de 3 ans d'experience pertinente, incluant la gestion des comptes payables et recevables. Une bonne maitrise des outils technologiques, notamment la suite Office (Excel, Word), Google, ainsi que l'un des logiciels comptables suivants : QuickBooks, Acomba ou Sage, avec une capacite a s'adapter a differentes plateformes. Excellente maitrise du francais et de l'anglais, a l'oral comme a l'ecrit.

Qualites et competences

Forte logique comptable, associee a un souci constant de precision dans l'execution des taches. Professionnalisme irreprochable dans la gestion et la protection des informations sensibles et confidentielles Sens aigu de l'organisation et capacite a prioriser efficacement dans un environnement dynamique. Autonomie dans la gestion des responsabilites, avec une aptitude a prendre des decisions eclairees et a accomplir les taches de maniere independante, tout en respectant les delais et les objectifs. Excellente aptitude a collaborer efficacement au sein d'une equipe, favorisant la cooperation et l'atteinte des objectifs communs. Aisance a soutenir des fonctions administratives liees a la gestion de bureau et a la coordination (un atout).

Avantages de travailler chez Nixa :

Horaire flexible pour commencer (8h - 9h). Equipement permettant de travailler a distance (MacBook Pro). Assurances collectives Regime de retraite collectif. Equipe dynamique, innovante et agile. Type d'emploi : Temps plein, permanent Salaire : Selon experience

Postulez des maintenant pour rejoindre une equipe a la pointe de l'innovation chez Nixa !

Aucune discrimination n'est toleree, et nous considerons la diversite d'une equipe comme un atout.

ENGLISH :

About NIXA

We are more than just an agency. Our roots lie in a team of experts.

NIXA is a key player in the digital ecosystem

, supporting clients in their technological development. We help organizations accelerate their digital transformation, automate processes, and innovate through an approach that goes beyond traditional consulting. Our strength lies in the combination of strategic expertise and hands-on execution, driven by a team of senior specialists in web and software development who bring your strategies to life.

NIXA is currently looking for an Administrative Assistant - Accounting Profile for its head office located in Old Montreal.

As an Administrative Assistant - Accounting Profile,

you will play

a key role in the smooth operation of the company's accounting and administrative functions.

Your main responsibilities will include

managing accounts payable and receivable, including invoicing and closely monitoring payments and collections.

You will ensure

high-quality interactions with our clients and suppliers while maintaining accuracy in all accounting operations.

You will work

closely with our Accounting Technician to ensure smooth and compliant bookkeeping.

In addition,

you will support

the General Manager in some of his daily activities, including organizing and prioritizing various administrative tasks. Thanks to

your efficiency and organizational skills

,

you will contribute

to the harmonious operation of the company.

Key Responsibilities

Accounting (priority area of the role)

Enter contracts and payment terms into the system, and ensure their accuracy to guarantee precise invoicing Manage accounts payable and receivable, including entering client invoices, tracking payments, processing collections, and handling supplier invoices

Oversee

expense accounts, credit card reports, and other accounting-related administrative tasks

Prepare

timesheets required for payroll processing and

manage

financial aspects related to employee compensation Participate in the preparation of financial documents: budget forecasts, bank reconciliations, grant applications, financial statements, etc. Maintain accounting tools and ensure financial records are managed with diligence and confidentiality

Administrative Support (complementary to the role)

Provide support

to the management team with various organizational tasks, such as managing calendars, coordinating appointments, meetings, and travel

Assist in drafting and formatting

administrative documents while

contributing

to the continuous improvement of processes

Oversee

daily office operations, including supply and equipment management, and receiving deliveries

Qualifications and Experience

We are ideally seeking a candidate with the following qualifications:

Degree in accounting, administration, office management, or a related field, or equivalent combination of education and experience Minimum of 3 years of relevant experience, including managing accounts payable and receivable Proficiency with digital tools, including Microsoft Office Suite (Excel, Word), Google Workspace, and at least one accounting software such as QuickBooks, Acomba, or Sage, with an ability to adapt to various platforms Excellent command of both French and English, spoken and written

Skills and Attributes

Strong accounting logic and a high level of accuracy in task execution Unwavering professionalism in handling sensitive and confidential information Strong organizational skills and the ability to prioritize effectively in a dynamic environment Autonomy in managing responsibilities, with sound judgment and the ability to complete tasks independently while meeting deadlines and objectives Excellent team collaboration skills, promoting cooperation and the achievement of common goals Comfort in supporting administrative functions related to office management and coordination (an asset)

Benefits of Working at NIXA:

Flexible start time (between 8 a.m. and 9 a.m.) Remote work equipment provided (MacBook Pro) Group insurance coverage Group retirement savings plan Dynamic, innovative, and agile team Job type: Full-time, permanent Salary: Based on experience

Apply now and join a team at the forefront of innovation at NIXA!

We are committed to equity and diversity and view an inclusive team as a key asset.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Horaire:

Du Lundi au Vendredi
Experience:

Comptabilite: 3ans (Souhaite) administration: 3ans (Souhaite)
Langue:

Francais (Souhaite) Anglais (Souhaite)
Lieu du poste : En presentiel