Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Administration des etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Services aux etudes

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/18

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/09/29

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Echelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00
A propos de la faculte de genie

La faculte de genie s'efforce de fournir un environnement d'apprentissage qui favorise l'excellence et l'innovation, la pratique ethique et la responsabilite envers la societe. Notre milieu de travail dynamique et stimulant vous motivera a donner le meilleur de vous-meme tout en vous offrant des possibilites d'evolution et de developpement professionnel. Notre travail cree un reel impact dans la vie de nos etudiants, qui deviendront les futurs leaders et acteurs du changement de notre societe. Nous travaillons au sein d'une communaute dediee a concevoir des innovations qui contribueront non seulement a l'avancement de la technologie, mais aussi a des solutions qui revolutionneront l'industrie. Venez faconner l'avenir AVEC NOUS !Nous travaillons dans un environnement hybride - trois jours par semaine sur le campus.

Raison d'etre du poste :

Relevant de la ou du specialiste, Administration des etudes, la personne titulaire agit comme premier contact pour le corps professoral et le personnel des departements et ecoles. La personne titulaire recoit les demandes (courriel, MS Teams ou en personne), les traite et anticipe les differentes demandes que pourraient avoir le corps professoral et le personnel, et ce, a la suite de l'elaboration du calendrier annuel. La personne titulaire du poste coordonne les operations quotidiennes liees a l'offre de cours, aux horaires, aux plans de cours et aux examens (differes et finaux) des programmes d'etudes des trois cycles d'etudes a la Faculte de genie, y compris ceux offerts conjointement avec l'Universite Carleton. Appuyer au quotidien la ou le specialiste, Administration des etudes en ce qui concerne l'efficacite operationnelle du secteur d'activite tout en favorisant un service a la clientele de haut niveau.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

1.

Coordination de l'offre de cours, l'horaire des cours, des examens differes et finaux et des plans de cours

Coordonner le processus de mise a l'horaire des cours ainsi que l'acquisition des informations pour les cours en collaboration avec les departements, les ecoles et l'Universite Carleton. Valider et mettre a jour les sequences de cours afin de les rendre disponible sur le site web de la Faculte de genie. Consulter le repertoire et corriger les informations des programmes conjoints (p. ex. : cours annules) provenant de l'Universite Carleton. Agir comme personne-ressource (premier contact) aupres des departements et ecoles. Effectuer les entrees des donnees pour ajouter les cours dans le systeme uoCampus et reviser les informations pour assurer l'integrite des donnees. Coordonner le processus de mise a l'horaire des examens, l'envoi des commandes des examens finaux (partenaires externes) et la preparation des paquets d'examens (version papier) pour le corps professoral a tous les cycles d'etudes. Valider l'information et distribuer les examens. Organiser l'attribution des salles d'examen (p. ex. : affichage sur le site web, reservation en ligne des salles) par souci d'efficacite. Coordonner a raison d'une fois par annee, avec quatre autres facultes, l'attribution des places etudiantes dans les gymnases et les patinoires au Complexe sportif Minto (coller les numeros sur les pupitres, afficher la liste des etudiantes et etudiants par examen). Coordonner le processus de conformite des plans de cours pour tous les cycles selon la nouvelle directive ministerielle, s'assurer de la sauvegarde des plans de cours et des suivis aupres du corps professoral, et fournir le rapport administratif a la gestionnaire principale ou au gestionnaire principal, Administration des etudes.

2. Evaluer les besoins et faire des recommandations :

Evaluer les besoins du corps professoral et du personnel en analysant les demandes, en les interpretant et en traduisant ces besoins pour determiner le plan d'action et les lignes directrices devant etre mis en oeuvre, et effectuer des recommandations a sa superviseure ou son superviseur.


3.

Revision des processus :

Executer et reviser les processus operationnels devant etre mis en oeuvre afin de respecter les echeances determinees dans le calendrier des operations par le Registraire.


4.

Gestion des dossiers electroniques

: Etablir et maintenir un systeme de classement efficace pour preserver la confidentialite des dossiers; veiller a la disponibilite de documents complets et exacts a des fins de consultation future ou de verification. Coordonner l'archivage des dossiers. Maintenir a jour un systeme electronique de rappel pour les dossiers necessitant un suivi aupres du corps professoral.


5.

Supervision :

Superviser et offrir la formation et l'integration du personnel etudiant du programme travail-etudes ainsi que des surveillantes et surveillants d'examens pour veiller a ce que les services et le soutien au corps etudiant et professoral de la Faculte de genie soient fournis conformement aux politiques et aux lignes directrices etablies.


6.

Representation et transfert d'information :

Participer a divers comites et reunions portant sur les processus operationnels ou les services aux etudiantes et etudiants, et transmettre l'information a l'equipe. Communiquer avec diverses parties prenantes internes et externes pour cerner les besoins de l'offre de cours et les horaires des cours.

Ce que vous apportez:

Baccalaureat en administration ou dans une discipline connexe Deux annees d'experience reliees a la coordination des processus operationnels, de preference dans un environnement scolaire universitaire. Connaissances approfondies des programmes de niveau secondaire et collegial, du premier cycle et des etudes superieures. Experience de la collecte et de l'analyse de donnees, de la redaction de rapports administratifs et des statistiques. Capacite de composer avec des contraintes regulieres (p. ex. : respecter des delais serres dans un milieu de travail ou le rythme est soutenu). Capacite d'appliquer des decisions pouvant avoir un impact sur la communaute etudiante ou le personnel de la Faculte de genie (ex. suivis pour l'annulation des cours) Connaissance des structures administratives et des processus de l'Universite, un atout. Excellentes habiletes de communication afin de comprendre les demandes d'information du personnel de la Faculte de genie. Aptitudes organisationnelles et analytiques, discretion, sens du jugement et attention aux details. Bilinguisme - francais et anglais (expression orale et ecrite)

#LI-Hybrid

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.