Job Description

Num\xc3\xa9ro de concours : 2023-2024S43 Statut de l\'emploi : R\xc3\xa9gulier temps complet\xc2\xa0 Horaire de travail : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8\xc2\xa0h\xc2\xa030 \xc3\xa0 16\xc2\xa0h\xc2\xa030 Entr\xc3\xa9e en fonction pr\xc3\xa9vue : D\xc3\xa8s que possible \xc3\x89chelle salariale : 23,12\xc2\xa0$ - 28,31\xc2\xa0$. \xc3\x89chelle salariale en cours de r\xc3\xa9vision. Date et heure de fin de l\'affichage externe : 1er f\xc3\xa9vrier 2024 \xc3\xa0 16\xc2\xa0h\xc2\xa030 Description du poste Votre r\xc3\xb4le en tant qu\xe2\x80\x99Agent(e) de soutien administratif, classe principale consistera principalement \xc3\xa0 assurer la coordination d\'un ensemble de travaux administratifs pour les directeur(trice)s adjoint(e)s \xc3\xa0 la direction des \xc3\xa9tudes et pour le/la gestionnaire administratif(ve) en soutien \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99enseignement. Vous pourrez \xc3\xa9galement \xc3\xaatre affect\xc3\xa9(e) \xc3\xa0 une ou plusieurs t\xc3\xa2ches dont les travaux sont sp\xc3\xa9cialis\xc3\xa9s et se caract\xc3\xa9risent par la complexit\xc3\xa9, l\xe2\x80\x99expertise et l\xe2\x80\x99autonomie. Vous serez plus sp\xc3\xa9cifiquement attitr\xc3\xa9(e) au P\xc3\xb4le sant\xc3\xa9 et \xc3\xa0 ses cliniques \xc3\xa9coles. Vous \xc3\xaates une personne\xe2\x80\xa6

• Orient\xc3\xa9e vers le service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le
• Organis\xc3\xa9e et capable de prioriser vos t\xc3\xa2ches, cibler les priorit\xc3\xa9s
  et travailler dans des d\xc3\xa9lais et des \xc3\xa9ch\xc3\xa9anciers rapproch\xc3\xa9s
• Capable de travailler dans une aire ouverte
• Reconnue pour vos habilet\xc3\xa9s r\xc3\xa9dactionnelles
• Capable d\xe2\x80\x99une grande polyvalence et autonomie
• Capable de faire preuve d\xe2\x80\x99une grande discr\xc3\xa9tion

Vos principales responsabilit\xc3\xa9s

• Assurer l\xe2\x80\x99accueil et informer le personnel et les \xc3\xa9tudiant(e)s du Coll\xc3\xa8ge se pr\xc3\xa9sentant au Service des programmes
• Effectuer tout soutien logistique et administratif incluant la gestion d\xe2\x80\x99agendas, la conception et la r\xc3\xa9daction de divers documents et lettres pour les directions adjointes et pour le/la gestionnaire administratif(ve) en soutien \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99enseignement
• Prendre en charge le soutien logistique et administratif des dossiers de d\xc3\xa9veloppement p\xc3\xa9dagogique ou des activit\xc3\xa9s ou des projets selon les besoins et les priorit\xc3\xa9s du service (par exemple : le perfectionnement, le programme Performa de l\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9 de Sherbrooke, les cliniques \xc3\xa9coles, la recherche ou l\xe2\x80\x99international)
• Participer \xc3\xa0 des rencontres, prendre des notes, r\xc3\xa9diger les proc\xc3\xa8s-verbaux et faire les suivis n\xc3\xa9cessaires des diff\xc3\xa9rents comit\xc3\xa9s auxquels participent les directions adjointes ainsi que le/la gestionnaire administratif(ve) en soutien \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99enseignement
• Assurer le soutien dans l\xe2\x80\x99\xc3\xa9laboration, l\'actualisation et l\'\xc3\xa9valuation des programmes d\'\xc3\xa9tudes ainsi que le suivi des programmes et des politiques du Coll\xc3\xa8ge
• Soutenir les directions adjointes \xc3\xa0 la direction des \xc3\xa9tudes et le/la gestionnaire administratif(ve) en soutien \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99enseignement dans les op\xc3\xa9rations financi\xc3\xa8res (suivi budg\xc3\xa9taire, demandes d\xe2\x80\x99achats ou paiements, pr\xc3\xa9paration et suivi des transactions qui doivent \xc3\xaatre achemin\xc3\xa9es au service des ressources financi\xc3\xa8res) pour les budgets de fonctionnement, le MAOB et les feuilles de temps du personnel
• Assurer le suivi budg\xc3\xa9taire en lien avec les contrats d\'association avec les centres hospitaliers
• \xc3\x89tablir les contacts, pr\xc3\xa9parer les contrats, les ententes et les conventions de stages requis et en assurer les suivis aupr\xc3\xa8s des partenaires externes
• Apporter un soutien logistique et administratif aux \xc3\xa9v\xc3\xa9nements du Service des programmes et de l\xe2\x80\x99innovation p\xc3\xa9dagogique
• Participer \xc3\xa0 la gestion documentaire et \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99archivage du Service des programmes et de l\xe2\x80\x99innovation p\xc3\xa9dagogique et agir \xc3\xa0 titre de Super-utilisateur(trice) des plateformes de collaboration (Teams, SharePoint, etc.) pour le Service et r\xc3\xa9pondre aux besoins et aux demandes de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe \xc3\xa0 ce titre
• Produire et maintenir un calendrier des op\xc3\xa9rations pour le Service des programmes et de l\xe2\x80\x99innovation p\xc3\xa9dagogique
• Collaborer \xc3\xa9troitement avec les membres de l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe du Service et de la Direction des \xc3\xa9tudes
• Mettre en forme des questionnaires et pr\xc3\xa9parer l\xe2\x80\x99extraction des r\xc3\xa9sultats pour l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe, en particulier les conseiller(\xc3\xa8re)s p\xc3\xa9dagogiques
• Effectuer toutes autres t\xc3\xa2ches connexes

Exigences

• D\xc3\xa9tenir un dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes secondaires (DES) ou un dipl\xc3\xb4me d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tudes professionnelles (DEP) avec option appropri\xc3\xa9e
• D\xc3\xa9tenir un minimum de six (6) ann\xc3\xa9es d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience pertinente \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99emploi
• Aptitude \xc3\xa0 la prise de notes et \xc3\xa0 la r\xc3\xa9daction de compte-rendu/proc\xc3\xa8s-verbaux et de divers documents
• Aptitude \xc3\xa0 travailler sous pression et avec de courts d\xc3\xa9lais
• Ma\xc3\xaetrise de la Suite Office
• Ma\xc3\xaetrise de Teams et de SharePoint
• Exp\xc3\xa9rience professionnelle dans la gestion de bases de donn\xc3\xa9es
• Exp\xc3\xa9rience professionnelle dans la structure, la gestion et l\xe2\x80\x99archivage documentaire
• Exp\xc3\xa9rience professionnelle dans la facturation et la gestion des contrats et des ententes avec les CISSS et les CIUSSS
• Connaissance du r\xc3\xa9gime p\xc3\xa9dagogique et des politiques du milieu coll\xc3\xa9gial

Conditions de travail Faire partie de la communaut\xc3\xa9 du Coll\xc3\xa8ge de Rosemont c\xe2\x80\x99est b\xc3\xa9n\xc3\xa9ficier de\xe2\x80\xa6

• 4 semaines de vacances offertes apr\xc3\xa8s une ann\xc3\xa9e de service
• 7 journ\xc3\xa9es maladie et 13 jours f\xc3\xa9ri\xc3\xa9s
• Cong\xc3\xa9s entre No\xc3\xabl et le jour de l\xe2\x80\x99an (fermeture du Coll\xc3\xa8ge)
• R\xc3\xa9gime de retraite avantageux (RREGOP) et R\xc3\xa9gime d\xe2\x80\x99assurances collectives
• Programme d\xe2\x80\x99aide aux employ\xc3\xa9s
• Programme volontaire de t\xc3\xa9l\xc3\xa9travail en mode hybride pour les postes admissibles
• Coop\xc3\xa9rative de solidarit\xc3\xa9 sant\xc3\xa9 et clinique-\xc3\xa9cole d\xe2\x80\x99acupuncture

C\'est aussi int\xc3\xa9grer un milieu soucieux de l\'environnement et de l\'\xc3\xa9cocitoyennet\xc3\xa9

• Jardin collectif et diff\xc3\xa9rents comit\xc3\xa9s pour s\xe2\x80\x99impliquer dans la communaut\xc3\xa9
• Programme de compostage et programme de r\xc3\xa9duction des objets \xc3\xa0 usage unique
• Coop avec des produits \xc3\xa9cologiques r\xc3\xa9utilisables
• Pistes cyclables \xc3\xa0 proximit\xc3\xa9, stations de Bixi sur le terrain du Coll\xc3\xa8ge

Pourquoi joindre l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe\xc2\xa0?

• Pour joindre une \xc3\xa9quipe exp\xc3\xa9riment\xc3\xa9e ayant \xc3\xa0 c\xc5\x93ur la r\xc3\xa9ussite des \xc3\xa9l\xc3\xa8ves du milieu coll\xc3\xa9gial
• Pour travailler dans un milieu chaleureux et stimulant, o\xc3\xb9 tout le monde se conna\xc3\xaet et o\xc3\xb9 plus de 100 communaut\xc3\xa9s culturelles se c\xc3\xb4toient
• Pour int\xc3\xa9grer un coll\xc3\xa8ge qui s\xe2\x80\x99implique avec des partenaires et des citoyens du quartier

Programme d\xe2\x80\x99acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9galit\xc3\xa9 en emploi Le Coll\xc3\xa8ge de Rosemont souscrit \xc3\xa0 un programme d\'acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9galit\xc3\xa9 en emploi et invite les femmes,
les personnes en situation de handicap, les membres des minorit\xc3\xa9s visibles et ethniques ainsi que les Autochtones \xc3\xa0 pr\xc3\xa9senter leur candidature.